Un·e Responsable de Secteur Administratif et Financier

Offre n° O086220500639924
Publiée le 16/05/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
GRAND POITIERS COMMUNAUTE URBAINE
84 rue des Carmélites
86000 POITIERS
Département de travail
Vienne
Poste à pourvoir le
01/08/2022
Date limite de candidature
30/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative,
Assistant ou assistante de direction,
Assistant ou assistante de gestion financière, budgétaire ou comptable,
Responsable de gestion budgétaire et financière
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
Les atouts d'une métropole sans ses inconvénients ! C'est ainsi que l'on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d'enseignement supérieur d'excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d'acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope... impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.

Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s'engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.

Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s'entoure de femmes et d'hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :

Un·e Responsable de Secteur Administratif et Financier

Direction Générale Adjointe Transition Ecologique
Direction Eau - Assainissement

Cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux
A temps complet
Missions
Sous l'autorité du responsable du pôle Relation abonnés, vous accompagnez l'ensemble de l'équipe de direction afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de la direction Eau - Assainissement. En étroite collaboration avec les différents responsables de pôles, vous êtes la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder. Pour cela, vous effectuerez les activités suivantes:


Vos activités

Activités principales :

Encadrement et animation
* Assurer l'encadrement de l'équipe d'assistantes administratives (3 personnes en charge du support administratif pour les équipes d'exploitation des réseaux eau et assainissement : gestion des contacts abonnés, éditions de courriers, flyers,...)
* Piloter et optimiser l'activité de l'équipe
* Garantir la qualité de vie au travail de l'équipe

Organisation générale de la Direction
* Gérer l'activité administrative de la Direction (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...)
* Réceptionner, filtrer et dispatcher les appels téléphoniques.
* Accueillir physiquement les rendez-vous.
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction (préparation des commissions, réunions publiques, création de supports de communication, compte-rendu de réunions,...).
* Assurer l'organisation de la logistique et la gestion administrative des recrutements, des immersions et de l'accueil des stagiaires/saisonniers. Etre l'interlocuteur ou l'interlocutrice privilégié·e des établissements scolaires.
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques...).
* Assurer une relation/communication transversale avec l'ensemble des directions de la Collectivité


Gestion, suivi et archivage de la documentation de l'équipe de direction
* Réceptionner et trier le courrier de la direction.
* Gérer de la boite mails générique de la direction eau.assainissement@grandpoitiers.fr
* Gérer les courriers sous Elise : mise en forme en respectant la Charte rédactionnelle de la Collectivité, suivi des délais de traitement et envoi aux destinataires souhaités.
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
* Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
* Organiser les déplacements professionnels de l'ensemble des agents de la direction et gérer les notes de frais.
* Réaliser les commandes de matériel, de fournitures spécifiques et vérifier la conformité des livraisons.
* Suivre l'exécution budgétaire de la direction sur les aspects : communication, abonnement revues, mobilier,....
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Communication
* Rédiger des supports de communication interne/externe (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus...)
* Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la direction/Collectivité).
* Participer à l'élaboration, à la diffusion et à la veille des informations présentes sur le site de Grand Poitiers.

Activités secondaires :

* Contribuer à l'organisation de la logistique et la gestion des formations des agents de la direction
* Participer au suivi administratif du personnel de la direction (gestion des documents RH des agents de la direction, être le référent de l'outil de Gestion du Temps, garantir la compilation et la saisie des éléments variables, ...)
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI ou vous avez une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial. La connaissance du domaine d'activité de la direction peut également être un plus.

Compétences et savoir-faire :
* Capacité d'encadrement
* Véritables capacités de structuration des activités administratives d'un service
* Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
* Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise...)
* Connaissance des normes rédactionnelles
* Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
* Maîtrise de l'organisation d'événements
* Connaissances en gestion administrative du personnel
* Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord

Savoir-être :
* Dynamisme et de polyvalence
* Organisation et rigueur et avoir la capacité à prioriser
* Discrétion
* Esprit d'initiative, Réactivité et autonomie
* Esprit de synthèse et d'analyse
* Aisance relationnelle et rédactionnelle
* Esprit d'équipe, Sens de l'écoute et de la communication
* Résistance au stress
* Travail en mode projet
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Lien de candidature
Informations complémentaires
Conditions de recrutement
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire. Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique).

Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).

Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter Mme Linda CANDUSSO, Responsable du pôle Relation abonnés, au 05 49 52 37 31 ou M. Quentin BRAULT, Chargé de recrutement au 05 49 30 22 51.

Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
ou par mail à recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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