Assistant(e) de direction

Offre n° O089210500307879
Publiée le 08/09/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'YONNE
Hôtel du département
89089 Auxerre cedex
Département de travail
Yonne
Secteur du lieu de travail
Auxerre
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
22/09/2021
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
6 mois
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. 3-1 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Descriptif de l'emploi
La Direction des Affaires Financières, Juridiques et de la Commande Publique compte 4 services (Budget, Dette et trésorerie, Comptabilité, Affaires juridiques et Commande publique) et 19 agents.

L'assistant(e) de direction est chargé du secrétariat de la direction, en particulier pour les services finances (Budget, Dette et trésorerie, Comptabilité) car le service des Affaires juridiques et de la Commande publique a son propre secrétariat.

Il est chargé également d'un certain nombre de missions au profit du directeur (tenue de l'agenda, réalisation ou mise en forme de travaux administratifs, organisation des réunions de préparation budgétaire).

Enfin, il peut être appelé à réaliser des tâches comptables ou assurer un renfort temporaire dans un service en carence de personnel.
Missions
Sous la responsabilité du directeur 

Missions relatives au secrétariat :
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Enregistrer le courrier, en assurer la diffusion, l'archiver le cas échéant.
Commande des fournitures de bureau.
Gestion et suivi des demandes de travaux.
Accueil téléphonique, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Transmettre les informations RH à l'équipe (mouvement de personnel)
Accueil des nouveaux arrivants : visite des locaux, présentation des procédures internes, prise de rendez-vous des personnes ressources, impression des documents d'accueil
Tenue et mise à jour du fichier informatique commun à la direction


Missions au profit du directeur :

Suivi des projets et activités de la direction
Organiser l'agenda du directeur et prendre des rendez-vous
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique pour le directeur, notamment dans le cadre de la préparation budgétaire (mise en forme des rapports du Président et des documents budgétaires, transmission en Préfecture et à la paierie départementale...)
Préparer des dossiers de réunions
Rédiger des rapports, notices, procédures ou comptes rendus
Organisation des réunions de préparation budgétaire
Réaliser des mandatements


Missions ponctuelles envers les services :

Mise à jour de la base tiers du logiciel Astre
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique pour les chefs de service
Renfort ponctuel dans les services en carence de personnel

Profils recherchés
COMPÉTENCES TECHNIQUES :

Qualités rédactionnelles
Connaissance du logiciel de gestion financière ASTRE
Maîtrise des principales applications bureautiques
Maîtrise du Logiciel gestion du courrier ELISE

SAVOIRS :

Notion des procédures comptables et administratives financières
Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
Notions d'exécution des marchés publics

SAVOIR-ÊTRE :

Rigueur
Sens de l'organisation
Polyvalence
Autonomie
Diplomatie
Réserve et discrétion professionnelle

DIPLÔMES :
Niveau Baccalauréat minimum

EXPÉRIENCE :
Expérience professionnelle sur un poste comparable appréciée.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
03 86 72 89 89
Informations complémentaires
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE L'YONNE
Hôtel du département
89089 Auxerre cedex

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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