Pantin, ville populaire aux portes de Paris, membre de l'établissement public territorial Est Ensemble et territoire de la Métropole du Grand Paris, recrute un(e) :

RÉFÉRENT ÉLECTIONS COORDINATEUR (F/H)
Direction des relations avec les usagers
catégorie B

Description du poste :
Vous assurez le pilotage global et la maîtrise du domaine d'activité élections : préparation et suivi des commissions électorales, de révision des listes, organisation et suivi du bon déroulement des scrutins tant d'un point de vue organisationnel que juridique.
Vous assurez le management fonctionnel des référents et des agents rattaché(e)s à une unité d'activité dans le respect d'une démarche qualité.
Vous assurez le remplacement du responsable de pôle, en cas d'absence.

A ce titre, vos missions seront :
Missions spécifiques liées à la fonction de référent(e) assurées en coordination et sous couvert du responsable de pôle :
* Planifier la charge de travail avec le responsable de pôle (organisation de l'activité du domaine et planification des temps forts, lancement et clôture de l'activité)
* Assurer un contrôle qualité du traitement des demandes ou des dossiers (de façon aléatoire ou régulière selon l'activité)
* Suivre et traiter les cas complexes avec l'aide du responsable de pôle, si besoin
* Suivre globalement l'activité de son unité de travail (préparation des données statistiques et d'information : internet, canal, intranet...) et alerter le responsable de pôle, en cas de besoin
* Assurer la veille juridique de son unité et participer régulièrement à des formations
* Organiser des sessions d'information pour les collègues avec le responsable de pôle
* Participer à la mise à jour des documents de références (procédures, fiches usagers, intranet, internet...)
* Participer aux instances de délibérations ou aux réunions concernant l'unité d'activité Élections
* Superviser le classement, l'archivage de toute la documentation et le transfert au tribunal, à la préfecture ou aux archives
* Piloter la préparation des élections et veiller au bon déroulement des scrutins électoraux
* Contribuer aux bonnes relations avec les partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, pompes funèbres, OFII, INSEE...)

Coordination des référent(e)s et des agents rattaché(e)s à leur unité d'activité sous couvert du responsable de pôle
* Veiller à ce que les référent(e)s assurent leurs missions dans les meilleures conditions possibles (processus, procédures, fiches usagers, méthodes et organisation optimisées afin que les demandes des usagers soient traitées conformément à la procédure établie et dans le respect des délais impartis)
* Animation et management fonctionnel de l'équipe référent(e)s (réunion mensuelle) et des agents rattaché(e)s à une unité d'activité
* Alerter le responsable de pôle, en cas de besoin

Organisation du pôle population et funéraire avec le responsable de pôle
* Ressources humaines :
◦ Suivre les congés, les absences et les heures effectuées par les agents
◦ Mettre à jour le planning mensuel et AGAPP
◦ Suivre les retards des agents et alerter le responsable de pôle
* Organisation et méthode :
◦ Concevoir et mettre à jour les tableaux de bord
◦ Actualiser la documentation de référence du service (procédures, fiches usagers, courriers-types, formulaires, préparation des informations pour le site internet et pour l'intranet ...)
◦ Diffusion de l'information aux acteurs concernés
◦ Paramétrer des logiciels métiers en tant qu'administrateur(trice) (ADAGIO, SOPRANO, MAESTRO, MELODIE, ALTO...)
* Administratif :
◦ Assurer l'accueil téléphonique du service avec prise de message
◦ Informer et orienter les usagers par téléphone
◦ Recevoir, enregistrer et répartir le courrier entrant
◦ Rédiger les courriers divers, les notes et les comptes-rendus
◦ Suivre le traitement de dossiers spécifiques
◦ Classer et archiver
◦ Célébrer les mariages et les parrainages civils (uniquement en cas de nécessité, y compris le samedi)
* Financier :
◦ Gérer les commandes logistiques (saisie dans le logiciel, suivi des commandes)
◦ Participer à la préparation budgétaire

Compétences requises :
Savoir :
Connaissances confirmées pour les domaines du service (état-civil, élections, affaires militaires, titres d'identité et de circulation, attestations d'accueil, affaires générales, ...)
Connaissance du fonctionnement de la fonction publique territoriale
Connaissance de l'administration communale

Savoir-être :
Rigueur
Discrétion
Patience
Résistance au stress
Curiosité et désir d'apprendre
Capacité d'adaptation et d'intégration
Capacité à travailler en équipe et de façon transversale
Diplomatie et pédagogie

Savoir-faire :
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques
Maîtrise des logiciels métiers
Capacité rédactionnel
Gestion de projets
Compétences en management et en outils d'organisation et de pilotage d'activité

Profil demandé :
Une expérience similaire est fortement souhaitée.
Diplôme : baccalauréat

Conditions de travail :
Durée hebdomadaire : 37h30

Conditions particulières :
Possibilité d'assurer des célébrations le samedi après-midi en cas de besoin.
Permanence le dimanche les jours de scrutins électoraux et animation des commissions électorales en soirée.
Une tenue spécifique doit être portée, lors des célébrations.