Assistant de direction (h/f)
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Offre n° O093221100842872
Publiée le 10/11/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTREUIL
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
09/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSIONS
Placé sous la responsabilité de la Directrice Petite Enfance, l'assistant(e) de direction assure des missions de coordination et de suivi administratif de l'activité de la Direction et des services, de gestion des agendas et de préparation des réunions de la directrice.
Il (elle) assure une veille sur les urgences et priorités au quotidien ainsi que sur le suivi de dossiers stratégiques sur le secteur petite enfance et l'élaboration de tableaux de suivi/indicateurs inhérents au fonctionnement de la Direction, en lien fonctionnel étroit avec les cadres intermédiaires de la DPE et en collaboration avec l'équipe administrative.
Gestion de planning/organisation et suivi des projets et activités de la Direction
Il assure le suivi de l'agenda de la Directrice Petite enfance, et contribue à optimiser la bonne coordination des réunions en lien avec les agendas des 3 responsables de service et les divers temps de travail (internes et externes).
Il est chargé de la bonne orientation des courriers de la Direction et de leur enregistrement ainsi que des appels de la directrice.
Il évalue et intègre les urgences " opérationnelles " de la Direction (pannes, conflit sur site, accident enfant...) dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat et assure une mission de veille sur les priorités à traiter, en particulier au regard des instances municipales (CM, CT, CCSPL, Comité emplois...)
Il organise et gère le classement des dossiers, l'archivage des dossiers de la directrice, la préparation de réunions en interne et en externe.
Il contribue au renforcement de la qualité et de l'efficacité du service en apportant ses compétences techniques par la création d'outils informatiques afin d'améliorer le suivi de l'activité de la Direction (tableaux de bord, indicateurs)
Rédaction et mise en forme de documents
Assure la rédaction et mise en forme des documents liés à la mise en œuvre de la politique petite enfance (règlement de fonctionnement des structures - projet de service - rapports - compte rendu de réunion- bilan d'activités de la Direction et des structures).
Saisit les projets de délibération sur le logiciel " AirDélibs "
Réalise également la recherche d'éléments d'information/de données statistiques, et soutient les différents cadres de la Direction pour le montage et la mise en forme de dossiers spécifiques,
Rédige les ordres du jour en concertation avec la directrice (ou le cadre concerné) et prend des notes et assure la réalisation de comptes-rendus ou de synthèses (participation aux réunions, préparation de dossiers/supports pour les réunions)
Est force de proposition pour la mise en forme et rédaction de courriers spécifiques (et vérification des courriers partant de la DPE)
Suivi RH
Il est en charge du suivi de la campagne des EPA, et garant de la bonne transmission des éléments à la RH
Assure une veille en lien direct avec la DRH sur les sujets sensibles (OS, contentieux, fin de contrat...)
Travaille en transversal, en coordination avec le responsable des moyens schéma de développement (et en lien avec les remontées d'information par les coordinateurs) sur le pilotage des tableaux de bord RH et assure le suivi de tableaux de bord RH mensuel, et l'actualisation du tableaux des effectifs par site (et GPEC) sous la supervision du responsable des moyens.
Participe le cas échéant à des points trimestriels DPE/DRH sur les indicateurs RH de la direction
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigne les interlocuteurs et relaie si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur, assure un premier filtre face aux remontées des familles ou partenaires, un premier niveau de réponse et d'information.
Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Placé sous la responsabilité de la Directrice Petite Enfance, l'assistant(e) de direction assure des missions de coordination et de suivi administratif de l'activité de la Direction et des services, de gestion des agendas et de préparation des réunions de la directrice.
Il (elle) assure une veille sur les urgences et priorités au quotidien ainsi que sur le suivi de dossiers stratégiques sur le secteur petite enfance et l'élaboration de tableaux de suivi/indicateurs inhérents au fonctionnement de la Direction, en lien fonctionnel étroit avec les cadres intermédiaires de la DPE et en collaboration avec l'équipe administrative.
Gestion de planning/organisation et suivi des projets et activités de la Direction
Il assure le suivi de l'agenda de la Directrice Petite enfance, et contribue à optimiser la bonne coordination des réunions en lien avec les agendas des 3 responsables de service et les divers temps de travail (internes et externes).
Il est chargé de la bonne orientation des courriers de la Direction et de leur enregistrement ainsi que des appels de la directrice.
Il évalue et intègre les urgences " opérationnelles " de la Direction (pannes, conflit sur site, accident enfant...) dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat et assure une mission de veille sur les priorités à traiter, en particulier au regard des instances municipales (CM, CT, CCSPL, Comité emplois...)
Il organise et gère le classement des dossiers, l'archivage des dossiers de la directrice, la préparation de réunions en interne et en externe.
Il contribue au renforcement de la qualité et de l'efficacité du service en apportant ses compétences techniques par la création d'outils informatiques afin d'améliorer le suivi de l'activité de la Direction (tableaux de bord, indicateurs)
Rédaction et mise en forme de documents
Assure la rédaction et mise en forme des documents liés à la mise en œuvre de la politique petite enfance (règlement de fonctionnement des structures - projet de service - rapports - compte rendu de réunion- bilan d'activités de la Direction et des structures).
Saisit les projets de délibération sur le logiciel " AirDélibs "
Réalise également la recherche d'éléments d'information/de données statistiques, et soutient les différents cadres de la Direction pour le montage et la mise en forme de dossiers spécifiques,
Rédige les ordres du jour en concertation avec la directrice (ou le cadre concerné) et prend des notes et assure la réalisation de comptes-rendus ou de synthèses (participation aux réunions, préparation de dossiers/supports pour les réunions)
Est force de proposition pour la mise en forme et rédaction de courriers spécifiques (et vérification des courriers partant de la DPE)
Suivi RH
Il est en charge du suivi de la campagne des EPA, et garant de la bonne transmission des éléments à la RH
Assure une veille en lien direct avec la DRH sur les sujets sensibles (OS, contentieux, fin de contrat...)
Travaille en transversal, en coordination avec le responsable des moyens schéma de développement (et en lien avec les remontées d'information par les coordinateurs) sur le pilotage des tableaux de bord RH et assure le suivi de tableaux de bord RH mensuel, et l'actualisation du tableaux des effectifs par site (et GPEC) sous la supervision du responsable des moyens.
Participe le cas échéant à des points trimestriels DPE/DRH sur les indicateurs RH de la direction
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigne les interlocuteurs et relaie si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur, assure un premier filtre face aux remontées des familles ou partenaires, un premier niveau de réponse et d'information.
Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
Participe ponctuellement à des évènements au sein de la Direction (Forum petite enfance, mois de la petite enfance, journée professionnelle...), et accompagne la préparation, planification et travail de communication/diffusion avec les services compétents (force de proposition sur les supports et outils de communication)
Savoir faire Sélectionner
Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat
Qualité d'expression à l'orale
Capacités rédactionnelles confirmées, maîtrise de l'orthographe
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services de la collectivité
Capacité d'organisation, autonomie, priorisation
Maîtrise des principes rédactionnel de la note et des comptes-rendus
Production de documents de synthèse et d'analyse
Capacité de conception de tableaux de bord et outils de planification
Savoirs
Fonctionnement des services communaux (connaissance du contexte et enjeux des collectivités)
Notions de comptabilité analytique
Connaissance générale des missions et des enjeux du secteur de la petite enfance, et des partenaires (PMI, CAF, Département)
Participe ponctuellement à des évènements au sein de la Direction (Forum petite enfance, mois de la petite enfance, journée professionnelle...), et accompagne la préparation, planification et travail de communication/diffusion avec les services compétents (force de proposition sur les supports et outils de communication)
Savoir faire Sélectionner
Maîtrise des outils bureautiques et techniques de secrétariat
Qualité d'expression à l'orale
Capacités rédactionnelles confirmées, maîtrise de l'orthographe
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services de la collectivité
Capacité d'organisation, autonomie, priorisation
Maîtrise des principes rédactionnel de la note et des comptes-rendus
Production de documents de synthèse et d'analyse
Capacité de conception de tableaux de bord et outils de planification
Savoirs
Fonctionnement des services communaux (connaissance du contexte et enjeux des collectivités)
Notions de comptabilité analytique
Connaissance générale des missions et des enjeux du secteur de la petite enfance, et des partenaires (PMI, CAF, Département)
Profils recherchés
Savoir-être
Qualité relationnelle et capacité de distanciation
Capacité de synthèse et d'organisation
Discrétion professionnelle
Qualité relationnelle et capacité de distanciation
Capacité de synthèse et d'organisation
Discrétion professionnelle
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.