Gestionnaire affaires générales H/F 14389-23
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Offre n° O093221100862553
Publiée le 29/11/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
ST OUEN
Poste à pourvoir le
01/02/2023
Date limite de candidature
28/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assure l'accueil physique, oriente et renseigne le public, élus et hauts fonctionnaires, en veillant au respect des règles d'accès sur le site de la collectivité. Assurer l'intendance du Cabinet.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l'accueil physique du public, élus et hauts fonctionnaires pour la Présidente (Saint Ouen et Paris)Accueille, renseigne et accompagne le public (interne, externe, élus, personnalités et hauts fonctionnaires) pour la Présidente
Organise, le cas échéant, l'attente des visiteurs, les accompagne vers les salles de réunion ou les lieux de rendez-vous, après consultation auprès des secrétariats (appels téléphoniques)Réceptionne, trie et transmet les plis, courriers et journaux dans le service. Gère les commande de boissons en lien avec le service réceptionAssurer une présence aux séances du Conseil Régional (Paris)Prévient la séance, lors des ouvertures, interruptions et clôtures de séance. Transmet les messages entre les élus et la Présidente. Fait le lien entre le cabinet et la Présidente (signature des parapheurs)Vérifier le bon état de conservation des locaux affectés au cabinet de la Présidence Contrôle l'état de propreté des locaux affectés au cabinet de la Présidente
Contrôle le bon état de fonctionnement des matériels affectés au cabinet de la Présidence et des installations
Détecte et signale les anomalies auprès de de l'interlocuteur dédié et selon les procédures mises en œuvre
propose des améliorations
S'informer régulièrement sur les activités régionales
Met à jour ses connaissances sur les activités régionales en consultant, notamment, le site Région
Organise, le cas échéant, l'attente des visiteurs, les accompagne vers les salles de réunion ou les lieux de rendez-vous, après consultation auprès des secrétariats (appels téléphoniques)Réceptionne, trie et transmet les plis, courriers et journaux dans le service. Gère les commande de boissons en lien avec le service réceptionAssurer une présence aux séances du Conseil Régional (Paris)Prévient la séance, lors des ouvertures, interruptions et clôtures de séance. Transmet les messages entre les élus et la Présidente. Fait le lien entre le cabinet et la Présidente (signature des parapheurs)Vérifier le bon état de conservation des locaux affectés au cabinet de la Présidence Contrôle l'état de propreté des locaux affectés au cabinet de la Présidente
Contrôle le bon état de fonctionnement des matériels affectés au cabinet de la Présidence et des installations
Détecte et signale les anomalies auprès de de l'interlocuteur dédié et selon les procédures mises en œuvre
propose des améliorations
S'informer régulièrement sur les activités régionales
Met à jour ses connaissances sur les activités régionales en consultant, notamment, le site Région
Profils recherchés
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des activités de la collectivité
- Connaissance des sites et localisation des directions et services
- Connaissance de ses interlocuteurs dans les services- Maîtrise des règles courantes d'expression écrite et orale
- Savoir filtrer et orienter les appels et les personnes- Connaissance des outils informatiques et bureautiques
- Savoir détecter et analyser rapidement les dysfonctionnements-
savoir alerter rapidement en cas d'anomalie- Bonne présentation, capacité d'adaptation, aisance relationnelle
- Savoir faire preuve de discrétion, avoir une bonne capacité d'écoute et une bonne expression orale
Savoir appréhender le caractère d'urgence d'une information. Savoir analyser et prioriser les demandes
- Connaissance des sites et localisation des directions et services
- Connaissance de ses interlocuteurs dans les services- Maîtrise des règles courantes d'expression écrite et orale
- Savoir filtrer et orienter les appels et les personnes- Connaissance des outils informatiques et bureautiques
- Savoir détecter et analyser rapidement les dysfonctionnements-
savoir alerter rapidement en cas d'anomalie- Bonne présentation, capacité d'adaptation, aisance relationnelle
- Savoir faire preuve de discrétion, avoir une bonne capacité d'écoute et une bonne expression orale
Savoir appréhender le caractère d'urgence d'une information. Savoir analyser et prioriser les demandes
Contact
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.