Placé sous l'autorité du Responsable de service, le Responsable du secteur courrier / coordinateur administratif et budgétaire est chargé de la coordination des fonctions supports courrier, administratif et budgétaire du Secrétariat général
1. Encadrement et organisation du travail des agents du secteur
2. Assistance au pilotage des activités du service : suivis administratif et budgétaire
3. Suivi des pratiques au sein des Directions
4. Suivi spécifique de courriers identifiés
5. Coordination des activités administratives et budgétaires
6. Coordination du dispositif d'astreinte générale
7. La représentation du service à des instances internes.

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du Secrétariat Général, l'agent a pour missions :
Au sein du secteur courrier :
1. Encadrer et organiser le travail de son équipe :

* Organisation de la répartition des tâches au sein de l'équipe
* Contrôle de la bonne exécution des tâches
* Information, alerte et proposition d'actions à son supérieur hiérarchique
* Animation de l'équipe
* Évaluation, développement et valorisation des compétences de ses collaborateurs
* Conditions de sécurité de l'équipe
* Tenue de tableaux de suivi de l'activité

2. Déployer le logiciel Post-Office auprès des directions et accompagner / former des utilisateurs

3. Suivre les pratiques au sein des Directions

4. Suivre des courriers spécifiques identifiés : courriers des communes, courriers " contentieux "...
Au sein du secrétariat général :
5. Coordonner les activités administratives budgétaires gérées par le Secrétariat général :

* Circulation au sein du service, de l'information intéressant les activités du Secrétariat général et plus largement concernant le fonctionnement de la collectivité
* Communication sur l'activité développée par le secrétariat général (Mozaïk, relations avec la communication interne ...)
* Participation à des réunions ou à des actions ciblées
* Gestion de l'agenda électronique du responsable de service, traitement courrier
* Planification et organisation des réunions (réservations de salle, invitations ...)
* Suivi de la gestion budgétaire : assistance à la préparation du budget, et à son suivi

6. Coordonner le dispositif d'astreinte

- Organisation des plannings d'astreinte
- Mise à jour des procédures d'astreinte et leur dématérialisation
- Suivi des dispositifs particuliers notamment en lien avec la Préfecture
- Etablissement du bilan annuel d'activités et statistiques (tableaux croisés dynamiques)

7. Représenter le Service à des instances internes : Club Finances

Bac à Bac +2


Connaissances :

* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
* Logiciel courrier et financier

Qualités :

* Capacités d'analyse
* Qualités relationnelles importantes
* Rigueur, discrétion et organisation
* Capacités managériales