Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable du Pôle Administratif et Financier, vous êtes chargé(e) d'assister la Directrice Générale Adjointe. Vous prenez en charge des missions administratives pour l'ensemble de la DGA. Vous intégrez les enjeux et les priorités de la direction dans la gestion quotidienne de vos activités et vous pilotez, coordonnez des dossiers administratifs transversaux.

MISSIONS

Assister la Directrice générale adjointe :
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre des messages,
* Gérer l'agenda,
* Organiser les réunions en lien avec les élu(e)s et les partenaires,
* Avoir un rôle de veille liée à l'organisation et au fonctionnement de la direction, alerter si besoin,
* Transmettre les informations de manière ascendantes et descendantes,
* Participer aux réunions de direction,
* Rédiger les courriers, les notes, mettre en forme les documents notamment les présentations Power Point,
* Contrôler les parapheurs avant visa.

Assister administrativement l'ensemble des composantes de la DGA en lien avec le Pôle Administratif et Financier :
* Gérer le courrier entrant et sortant,
* Actualiser les outils et procédures : listes téléphoniques, organigrammes, modèles de document,
* Préparer les tableaux de suivi annuel : congés, commandes, alimentation,
* Référencer et ranger les documents administratifs et contractuels de la direction. Les scanner et les mettre à disposition de tous au format numérique,
* Diffuser la presse papier,
* Etre en veille sur l'actualité,
* Conseiller et accompagner les services sur l'archivage,
* Renseigner des tableaux de suivi de l'activité de la direction.

Etre l'interlocuteur(trice) référent(e) en matière de Ressources Humaines :
* Saisir les congés et absences,
* Remettre les arrêtés, les fiches de paie, les chèques déjeuner,
* Renseigner les ordres de mission permanents,
* Saisir ou centraliser les évaluations et les demandes de formation et les transmettre en RH,
* Planifier les visites médicales, transmettre les informations pour les campagnes (antigrippales par exemple),
* Tenir le tableau de suivi des déplacements professionnels,
* Réaliser les demandes de recrutements, de renouvellement des agents et des stagiaires.

Gérer certains achats centralisés :
* Prendre en charge les commandes de fournitures administratives, papier, enveloppes, alimentaire,
* Recevoir les livraisons et les dispatcher dans les services,
* Commander les dotations de matériel spécifique (en lien avec DRH).

Effectuer les demandes de travaux (urgences, pannes, déménagements, destruction de documents).

Gérer les besoins informatiques :
* Soumettre les demandes de matériel (ordinateur, téléphone fixe ou mobile), d'ouverture de session informatique, de badges, les prêts de matériel (ordinateurs portables, tablette, câbles).

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Horaires : 39h hebdomadaires - 22 RTTs. - disponibilité ponctuelle le soir et le week-end

PROFIL
Agent titulaire sur un grade de catégorie B, (à défaut contractuel), vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale et vous en comprenez les principaux enjeux. Diplomate, réactif(ve), vous appliquez votre sens pratique. Autonome, vous hiérarchisez les urgences, et vous prenez des initiatives adaptées aux situations. Votre maturité professionnelle et idéalement une expérience sur un poste similaire vous permettent de vous adapter aux interlocuteurs tant internes qu'externes. Vous êtes garant(e) des processus et faites preuve d'une confidentialité exemplaire. Vous maîtrisez impérativement le Pack Office et vous apprenez à manier les nouveaux logiciels avec aisance. Votre aptitude à fédérer et à travailler en réseau constitue des atouts complémentaires qui vous permettront de réussir à ce poste.