Gestionnaire administratif/ve (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O095221100858916
Publiée le 25/11/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 68 000 habitants disposant d'une qualité de vie et d'une offre riche de services au public, Cergy est situé à une trentaine de kilomètre de Paris (RER A, SNCF, A15...), aux portes du Parc naturel du Vexin. Elle constitue un pôle économique et administratif majeur du territoire, avec une attractivité culturelle et étudiante forte.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CERGY PONTOISE Cedex
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
24/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Ville de 65 000 habitants disposant d'une qualité de vie et d'une offre riche de services au public, Cergy est située à une trentaine de kilomètres de Paris (RER A, SNCF, A15...), aux portes du Parc naturel du Vexin. Elle constitue un pôle économique et administratif majeur du territoire, avec une attractivité culturelle et étudiante forte.
Le Pôle Administratif et Financier (PAF) est un service-support et ressource des directions et missions de la DGA (Direction de l'Aménagement et de l'Attractivité du Territoire, Direction des Services Urbains, Direction des Bâtiments, Direction Maîtrise d'Ouvrages et Données Patrimoniales). Le poste de gestionnaire administratif est rattaché au PAF. Il a cependant vocation à être au service des différentes directions de la DGADT et plus particulièrement de la Direction de la Maitrise d'ouvrage et des données patrimoniales d'une part et de l'Unité salubrité et sécurité civile d'autre part.
Le gestionnaire administratif suit les dossiers administratifs, gère les dossiers selon l'organisation du service et assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
Le Pôle Administratif et Financier (PAF) est un service-support et ressource des directions et missions de la DGA (Direction de l'Aménagement et de l'Attractivité du Territoire, Direction des Services Urbains, Direction des Bâtiments, Direction Maîtrise d'Ouvrages et Données Patrimoniales). Le poste de gestionnaire administratif est rattaché au PAF. Il a cependant vocation à être au service des différentes directions de la DGADT et plus particulièrement de la Direction de la Maitrise d'ouvrage et des données patrimoniales d'une part et de l'Unité salubrité et sécurité civile d'autre part.
Le gestionnaire administratif suit les dossiers administratifs, gère les dossiers selon l'organisation du service et assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Assurer la gestion administrative des services
* Assurer l'accueil physique et téléphonique, Transmettre un premier niveau de renseignement, orienter le cas échéant vers le bon interlocuteur,
* Gérer les arrivées et départs des courriers et parapheurs
* Mettre en forme et relecture de courriers, Rédaction de documents, classement, archivage,
* Constituer les dossiers en vue de réunions,
* Suivre les outils administratifs et outils métiers, planifier et suivre l'activité
Participer à l'organisation du travail de l'équipe
* Transmettre les informations et messages,
* Organiser les réunions, réserver la salle, accueillir les participants, prendre les rendez-vous en fonction des imprévus et priorités,
* Suivre et rappeler les informations importantes, alerter dans le suivi des priorités et urgences,
* Suivre le planning des congés des agents, des autorisations d'absence, ordres de mission, fiches de remboursement de frais,
* Organiser des déplacements des agents.
* Gérer des commandes de fournitures, papier ....
* Formaliser et suivre des demandes informatique et mobilier, demandes d'interventions, mise à disposition de matériel, véhicules...
Missions liées à la gestion des marchés de la DMODP
* Venir en Appui à la gestion administrative pour la gestion des marchés de la DMODP (ex : envoi des flux dématérialisé au contrôle de légalité, rédaction des courriers à la MOE, gestion des envois etc.) en lien avec la gestionnaire de marchés publics du PAF
Missions spécifiques liées au fonctionnement de l'Unité Hygiène Sécurité Salubrité
* Assurer le suivi administratif des commissions de sécurités (rédaction de courriers, PV, courrier de consultations, convocations pour les visites, logiciel métier OXALIS, etc..)
* Informer sur les procédures de salubrité à enregistrer
* Suivre et enregistrer des demandes E-atal avec la responsable d'unité et/ou l'inspecteur de salubrité
* Classement et archivages numérique et papier
* Assurer avec le technicien sécurité civile la mise à jour des données du Plan Communal de Sauvegarde et de la réserve communale de sécurité civile
* Enregistrer des demandes de notaires et géomètres dans un fichier Excel et suivi avec l'inspecteur de salubrité
* Suivre le courrier (copie, scanner et archivage numérique avant mise sous enveloppe)
* Réceptionner des appels téléphoniques et traitement de l'information
Assurer la continuité de la gestion administrative de la DGA
* Travailler en binôme avec l'assistante de la DGA
* Contribuer au travail du réseau des assistantes,
Assurer la gestion administrative des services
* Assurer l'accueil physique et téléphonique, Transmettre un premier niveau de renseignement, orienter le cas échéant vers le bon interlocuteur,
* Gérer les arrivées et départs des courriers et parapheurs
* Mettre en forme et relecture de courriers, Rédaction de documents, classement, archivage,
* Constituer les dossiers en vue de réunions,
* Suivre les outils administratifs et outils métiers, planifier et suivre l'activité
Participer à l'organisation du travail de l'équipe
* Transmettre les informations et messages,
* Organiser les réunions, réserver la salle, accueillir les participants, prendre les rendez-vous en fonction des imprévus et priorités,
* Suivre et rappeler les informations importantes, alerter dans le suivi des priorités et urgences,
* Suivre le planning des congés des agents, des autorisations d'absence, ordres de mission, fiches de remboursement de frais,
* Organiser des déplacements des agents.
* Gérer des commandes de fournitures, papier ....
* Formaliser et suivre des demandes informatique et mobilier, demandes d'interventions, mise à disposition de matériel, véhicules...
Missions liées à la gestion des marchés de la DMODP
* Venir en Appui à la gestion administrative pour la gestion des marchés de la DMODP (ex : envoi des flux dématérialisé au contrôle de légalité, rédaction des courriers à la MOE, gestion des envois etc.) en lien avec la gestionnaire de marchés publics du PAF
Missions spécifiques liées au fonctionnement de l'Unité Hygiène Sécurité Salubrité
* Assurer le suivi administratif des commissions de sécurités (rédaction de courriers, PV, courrier de consultations, convocations pour les visites, logiciel métier OXALIS, etc..)
* Informer sur les procédures de salubrité à enregistrer
* Suivre et enregistrer des demandes E-atal avec la responsable d'unité et/ou l'inspecteur de salubrité
* Classement et archivages numérique et papier
* Assurer avec le technicien sécurité civile la mise à jour des données du Plan Communal de Sauvegarde et de la réserve communale de sécurité civile
* Enregistrer des demandes de notaires et géomètres dans un fichier Excel et suivi avec l'inspecteur de salubrité
* Suivre le courrier (copie, scanner et archivage numérique avant mise sous enveloppe)
* Réceptionner des appels téléphoniques et traitement de l'information
Assurer la continuité de la gestion administrative de la DGA
* Travailler en binôme avec l'assistante de la DGA
* Contribuer au travail du réseau des assistantes,
Profils recherchés
PROFIL
Titulaire de la Fonction Publique sur un grade d'adjoint administratif (ou à défaut contractuel), et issu(e) d'une formation en gestion administrative (secrétariat, assistanat de direction...) de niveau V ou IV, vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Une aisance rédactionnelle et relationnelle vous sera nécessaire. La connaissance du fonctionnement et des règles des collectivités territoriales, serait la bienvenue.
L'autonomie, la capacité à analyser une situation, à aller recherche l'information, à hiérarchiser ses tâches, la rigueur, la ponctualité, l'adaptabilité et la disponibilité sont des compétences et qualités attendues. La confidentialité et le sens du service public viendront compléter votre profil.
Titulaire de la Fonction Publique sur un grade d'adjoint administratif (ou à défaut contractuel), et issu(e) d'une formation en gestion administrative (secrétariat, assistanat de direction...) de niveau V ou IV, vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Une aisance rédactionnelle et relationnelle vous sera nécessaire. La connaissance du fonctionnement et des règles des collectivités territoriales, serait la bienvenue.
L'autonomie, la capacité à analyser une situation, à aller recherche l'information, à hiérarchiser ses tâches, la rigueur, la ponctualité, l'adaptabilité et la disponibilité sont des compétences et qualités attendues. La confidentialité et le sens du service public viendront compléter votre profil.
Contact
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
3 place Olympe-de-Gouges
95801 CERGY PONTOISE CEDEX
Ou par mail : emploi.recrutement@cergy.fr
Monsieur le Maire
3 place Olympe-de-Gouges
95801 CERGY PONTOISE CEDEX
Ou par mail : emploi.recrutement@cergy.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.