Placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général des Services, le titulaire du poste aura pour mission principale d'apporter une assistance aux collaborateurs du DGS en matière de gestion, d'information, de communication, de classement et de suivi de dossiers et pour missions secondaires d'assurer le secrétariat du Directeur Générai des Services, il assurera notamment les missions suivantes :

MISSIONS À REMPLIR :
* Organisation de la vie professionnelle :
◦ Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
◦ Rappeler les informations Importantes et transmettre les messages ;
◦ Réalisation et mise en forme de travaux bureautique ;
◦ Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
◦ Saisir des documents de formes et de contenus divers.
* Suivi des projets et activités de la Direction :
◦ Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités ;
◦ Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
* Accueil téléphonique et physique :
◦ Renseigner les Interlocuteurs et relayer si besoin auprès de l'interlocuteur compétent ;
◦ Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers.
* Organisation et planification des réunions :
◦ Assurer l'organisation logistique des réunions ;
◦ Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Responsable ;
◦ Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus.
* Gestion de l'information, classement et archivage :
◦ Préparer des dossiers ;
◦ Rechercher et diffuser l'information ;
◦ Trier, classer et archiver des documents.

CAPACITÉS - APTITUDES :
* Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'institution régionale ;
* Connaissance de l'environnement (institutionnel, européen, juridique...) ;
* Sens de l'organisation et de la gestion du temps ;
* Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (GECO, NUXEO...) ;
* Aptitude à travailler en équipe ;
* Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite ;
* Devoir de réserve et discrétion professionnelle.

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :
* Versant : Fonction Publique Territoriale ;
* Cadres d'emplois des Rédacteurs Territoriaux ;
* Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ;
◦ Contractuelle (bac minimum ; Articles 3-2 ou 3-3 de la Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale).