Assistant(e) de direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O974220900782407
Publiée le 15/09/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La possession
Poste à pourvoir le
24/10/2022
Date limite de candidature
22/10/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) au Pôle Aménagement et placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Direction Grands projets et mobilité. Vous êtes en charge d'assister le directeur et les chargés de mission en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Temps de travail: Temps complet.
Recrutement statutaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP).
Temps de travail: Temps complet.
Recrutement statutaire, ouvert par voie contractuelle (par application de l'article L332-8 du CGFP).
Missions / conditions d'exercice
Organisation de la vie professionnelle du Directeur :
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
-Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
-Mettre en forme tous type de courriers et de documents
-Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
-Organiser le classement et l'archivage
Suivi des projets et activités du service :
-Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
-Assurer la gestion de l'information en transversalité avec l'organisation administrative (correspondante RH par ex.)
Suivi comptable et financier :
- Participer au suivi administratif et comptable des contrats en cours (études, travaux, concession, mandat...)
-Rédiger et émettre les bons de commande
-Participer au suivi budgétaire du service
Accueil téléphonique et physique :
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
-Planifier et organiser les instances de suivi des Grands Projets (planning des comités de pilotage/stratégiques/techniques...etc.)
-Organiser les réunions (date, lieux...)
-Préparer la documentation nécessaire en respectant les délais de transmission avant les réunions
-Gérer la réservation des salles de réunion
Gestion et traitement des courriers départs et arrivés :
-Utiliser l'outil Cindoc, (réception, enregistrement, et transmission) pour traiter et archiver les courriers
Suivi des tableaux de bord liés aux demandes des élus et enregistrement des communications transmises par messagerie interne :
-Utiliser l'outil Whatsapp
-Alimenter les tableaux de bord de suivi des demandes en retranscrivant les communications de la messagerie interne
Gestion et suivi des congés
-Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
-Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
-Mettre en forme tous type de courriers et de documents
-Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
-Organiser le classement et l'archivage
Suivi des projets et activités du service :
-Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
-Assurer la gestion de l'information en transversalité avec l'organisation administrative (correspondante RH par ex.)
Suivi comptable et financier :
- Participer au suivi administratif et comptable des contrats en cours (études, travaux, concession, mandat...)
-Rédiger et émettre les bons de commande
-Participer au suivi budgétaire du service
Accueil téléphonique et physique :
-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
-Planifier et organiser les instances de suivi des Grands Projets (planning des comités de pilotage/stratégiques/techniques...etc.)
-Organiser les réunions (date, lieux...)
-Préparer la documentation nécessaire en respectant les délais de transmission avant les réunions
-Gérer la réservation des salles de réunion
Gestion et traitement des courriers départs et arrivés :
-Utiliser l'outil Cindoc, (réception, enregistrement, et transmission) pour traiter et archiver les courriers
Suivi des tableaux de bord liés aux demandes des élus et enregistrement des communications transmises par messagerie interne :
-Utiliser l'outil Whatsapp
-Alimenter les tableaux de bord de suivi des demandes en retranscrivant les communications de la messagerie interne
Gestion et suivi des congés
Profils recherchés
Expérience sur poste similaire en collectivité territoriale appréciée.
Diplôme en assistanat de direction apprécié
Maitrise du logiciel métier (CIRIL) exigé
SAVOIR :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Techniques de secrétariat
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet, boite mail, Whatsapp
- Standard téléphonique, annuaire internet
SAVOIR ETRE :
- Disponibilité
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Esprit d'initiative et d'analyse
Diplôme en assistanat de direction apprécié
Maitrise du logiciel métier (CIRIL) exigé
SAVOIR :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Techniques de secrétariat
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet, boite mail, Whatsapp
- Standard téléphonique, annuaire internet
SAVOIR ETRE :
- Disponibilité
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Esprit d'initiative et d'analyse
Contact
Informations complémentaires
Les personnes intéressées peuvent faire acte de candidature en transmettant un CV et une lettre de motivation par voie électronique à courrier@lapossession.re, copie formation@lapossession.re.
ATTENTION AUX MODALITES DE CANDIDATURES CI-APRES :
- Veuillez préciser OBLIGATOIREMENT dans l'objet de la lettre de motivation l'intitulé du poste précité et la référence de l'offre d'emploi.
-Merci de renseigner obligatoirement dans la lettre de motivation votre statut :
-contractuel de droit public,
-contractuel de droit privé,
-fonctionnaires (joindre obligatoirement leur dernier arrêté de position administrative),
- lauréats de concours (joindre attestations de réussite à leur candidature).
ATTENTION :Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures précisées ci-dessus ne pourront pas être traitées.
ATTENTION AUX MODALITES DE CANDIDATURES CI-APRES :
- Veuillez préciser OBLIGATOIREMENT dans l'objet de la lettre de motivation l'intitulé du poste précité et la référence de l'offre d'emploi.
-Merci de renseigner obligatoirement dans la lettre de motivation votre statut :
-contractuel de droit public,
-contractuel de droit privé,
-fonctionnaires (joindre obligatoirement leur dernier arrêté de position administrative),
- lauréats de concours (joindre attestations de réussite à leur candidature).
ATTENTION :Les candidatures ne répondant pas aux modalités de candidatures précisées ci-dessus ne pourront pas être traitées.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.