Agent Administratif
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Offre n° O978220500636318
Publiée le 07/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Le tampon cedex
Poste à pourvoir le
10/07/2022
Date limite de candidature
07/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assister un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service ou de structure en termes d'organisation personnel, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : COURRIER " ARRIVEE " - par voie postale : récupération à l'accueil des accusés réception du service, des éventuelles offres ainsi que des avis passés dans la presse (AAPC, avis d'attribution, avis rectificatif...), récupération du courrier du service au secrétariat général après visa du DGS + enregistrement dans base " courrier " interne - par télécopie : dépôt au secrétariat général pour enregistrement, scan si courrier urgent. - par messagerie : transmission des mails au secrétariat général pour enregistrement, impression et classement en pdf dans les dossiers concernés. Mission 2 : COURRIER " DEPART " - récupération des parapheurs au secrétariat général après enregistrement : - envoi postal : copie, mise sous plis avec accusés réceptions, dépôt à l'accueil pour oblitération (dès réception des accusés réceptions les courriers sont scannés, transmis aux services concernés, classés dans les dossiers informatiques et papiers). - envoi électronique : scan, envoi des mails, classement en pdf dans les dossiers concernés et relance en cas de non réception des notifications de lecture. - envoi par télécopie : envoi et relance des accusés réceptions. Mission 3 : OFFRES + Compléments aux dossiers de marchés publics - impression, le cas échéant - réception contre récépissé aux candidats, le cas échéant Mission 4 : Envoi des documents aux candidats ou titulaires de marchés publics - correspondance avec les soumissionnaires pendant la consultation - envoi de documents en cours de procédure - transmission de pièces contractuelles en cours d'exécution des marchés Mission 5 : REUNIONS (CAO, jury...) - réservation de la salle et du matériel - préparation des convocations, envois par mail et courrier - prise de contact avec les élus pour le quorum Mission 6: Vérification des avis passés dans la presse, rédaction et envoi des éventuels avis rectificatifs et classement Mission 7 : Vérification des factures avant attestation du service fait de la responsable de la DCP Mission 8 : Dématérialisation des documents du service Mission 9 : Tenue de tableaux récapitulatifs Mission 10 : Gestion de la communication des rapports d'analyse des offres (après occultation des données selon les recommandations) Mission 11 : Tenue des fournitures du service (commandes selon besoins du service) Mission 12 : DIVERSES TACHES DE SECRETARIAT - rédaction et frappe de courriers - classement - archivage - gestion des appels téléphoniques - gestion du mail du service (vérification quotidienne de la réception des mails, transfert des mails entrants au service courrier pour enregistrement, transfert des mails aux gestionnaires pour suite à donner) - Gestion des parapheurs (rédiger les fiches parapheurs, enregistrement dans le tableau de traçabilité, copie et envoi au secrétariat général pour archivage )
Profils recherchés
SAVOIRS
- Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc)
- Techniques de classement des documents
- Capacité à hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques et des procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
- Capacité rédactionnelle
- Capacités d'accueil, sens du service public
- Techniques et outils de communication
SAVOIR-ETRE
- Aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité et réactivité
CONNAISSANCES
- Environnement territorial
- Comptabilité et gestion de budgets
- Marché public
- Gestion des appels d'offres
Expérience demandée sur poste similaire
Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, adobe, powerpoint,)
* Organisation et rigueur
- Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc)
- Techniques de classement des documents
- Capacité à hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Maîtrise des outils et logiciels bureautiques et des procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire
- Capacité rédactionnelle
- Capacités d'accueil, sens du service public
- Techniques et outils de communication
SAVOIR-ETRE
- Aisance relationnelle
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité et réactivité
CONNAISSANCES
- Environnement territorial
- Comptabilité et gestion de budgets
- Marché public
- Gestion des appels d'offres
Expérience demandée sur poste similaire
Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, adobe, powerpoint,)
* Organisation et rigueur
Contact
Informations complémentaires
DÉPÔT DES CANDIDATURES :
Réception des candidatures (lettre de motivation en mentionnant l'intitulé du poste et le numéro de la Déclaration de Vacance d'emploi +CV) par courrier ou mail à contact@casud.re En cas de recherche infructueuse de candidats ne remplissant pas les conditions statutaires (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) , le poste pourra être pourvu par un agent contractuel de droit public. le recrutement peut se faire par voie statutaire ou contractuelle.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par notre service de recrutement
temps non complet
CDD 12 temps plein
Réception des candidatures (lettre de motivation en mentionnant l'intitulé du poste et le numéro de la Déclaration de Vacance d'emploi +CV) par courrier ou mail à contact@casud.re En cas de recherche infructueuse de candidats ne remplissant pas les conditions statutaires (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) , le poste pourra être pourvu par un agent contractuel de droit public. le recrutement peut se faire par voie statutaire ou contractuelle.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par notre service de recrutement
temps non complet
CDD 12 temps plein
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.