Assistant administratif (H/F)

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O978220500650628
Publiée le 24/05/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
CS 51015
97864 Saint paul Cedex
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
15/07/2022
Date limite de candidature
26/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Responsable du Service Séniors, l'assistant.e administratif assure l'accueil, réceptionne et renseigne les usagers et les associations de clubs de 3e âge.
Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif et comptable du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique))
Missions / conditions d'exercice
* Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services

* Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des activités

* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord

* Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
* Activités spécifiques:
- Gestion et suivi du dispositif des noces et des centenaires
- Instruction et suivi des demandes de subvention des associations de clubs de 3e âge
Profils recherchés
Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Connaissances générales des règles de subventions aux associations
- Capacité rédactionnelles
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation

Contact

Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur Le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 26/06/2022.
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.

Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
Les candidats non titulaires devront fournir leurs diplômes.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.