Assistant administratif H/F
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Offre n° O978221200864718
Publiée le 01/12/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
15/01/2023
Date limite de candidature
02/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre les messages
* Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : ventiler, mettre sous enveloppe
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (certificats d'inscription, courriers restauration ,...)
* Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre les messages
* Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : ventiler, mettre sous enveloppe
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (certificats d'inscription, courriers restauration ,...)
* Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Profils recherchés
Bac minimum
Expérience fortement souhaitée sur un poste similaire
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives
- Connaissance de la collectivité et de la fonction publique territoriale
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent
- Dynamisme
Expérience fortement souhaitée sur un poste similaire
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives
- Connaissance de la collectivité et de la fonction publique territoriale
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent
- Dynamisme
Contact
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 02/01/2023. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.