Responsable de la cellule administrative H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O978230100901924
Publiée le 05/01/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/03/2023
Date limite de candidature
06/02/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Funéraire
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité du Responsable des Affaires Funéraires, le/la responsable de la Cellule Administrative a pour mission de gérer le volet administratif du service ainsi que de mettre en œuvre et d'organiser l'informatisation du service, des cimetières et des activités administratives.
- Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
- Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
* Gestion administrative :
- Réaliser et préparer des documents et actes administratifs, (notes internes, fiches de suivis, rapport...)
- Recueillir et traiter les informations en liens avec les actions du service
- Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification et d'évaluation des activités : outils de pilotage, tableaux de bord, rétroplannings, PowerPoint, indicateurs statistiques...
- Assurer l'interface avec les partenaires (internes et externes du service) sur le plan administratif
- Réceptionner physiquement et téléphoniquement les administrés : accueillir, écouter, informer, orienter, renseigner
- Relever et transmettre les messages
- Gérer les courriers, les actes administratifs et financiers (bons de commandes, traitement des factures,...)
- Classer et archiver les documents
* Gestion administrative spécifique à l'opérationnel :
- Informatiser les cimetières
- Numériser les actes et les concessions
- Préparer les délibérations
- Gérer le suivi des achats des concessions
- Gérer les documents relatifs aux creusements et comblements des fosses
- Suivre et relancer le marché des indigents
- Monter et suivre le marché de numérisation des cimetières et de tout autre marché public
- Assister les partenaires externes et internes pour le montage de projets collectifs
- Recenser les données statistiques du service
- Assurer l'intérim du responsable de service
- Réaliser et préparer des documents et actes administratifs, (notes internes, fiches de suivis, rapport...)
- Recueillir et traiter les informations en liens avec les actions du service
- Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification et d'évaluation des activités : outils de pilotage, tableaux de bord, rétroplannings, PowerPoint, indicateurs statistiques...
- Assurer l'interface avec les partenaires (internes et externes du service) sur le plan administratif
- Réceptionner physiquement et téléphoniquement les administrés : accueillir, écouter, informer, orienter, renseigner
- Relever et transmettre les messages
- Gérer les courriers, les actes administratifs et financiers (bons de commandes, traitement des factures,...)
- Classer et archiver les documents
* Gestion administrative spécifique à l'opérationnel :
- Informatiser les cimetières
- Numériser les actes et les concessions
- Préparer les délibérations
- Gérer le suivi des achats des concessions
- Gérer les documents relatifs aux creusements et comblements des fosses
- Suivre et relancer le marché des indigents
- Monter et suivre le marché de numérisation des cimetières et de tout autre marché public
- Assister les partenaires externes et internes pour le montage de projets collectifs
- Recenser les données statistiques du service
- Assurer l'intérim du responsable de service
Profils recherchés
- Connaissance de la collectivité territoriale et de ses services
- Règles de l'expression orale et écrite
- Écrits professionnels
- Vocabulaire professionnel
- Capacités d'organisation, d'analyse et de rigueur
- Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal
- Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité
- Connaissances RGPD
- Notions en matière de commande publique
- Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
- Capacité d'organisation, de coordination et de planification
- Capacité à collecter et à partager avec les services compétents
- Maîtrise des outils informatiques et bureautique (PowerPoint, tableur, traitement de texte, libre office) et des logiciels métier (DOC FLOW, CINDOC, Planification)
- Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques et les personnes ressources
- Respecter la confidentialité des données traitées
- Être rigoureux et efficace (fiabilité du travail effectué, respect des délais, méthode, attention portée à la qualité du service rendu)
- Savoir respecter l'organisation collective du travail et la hiérarchie
- Etre capable de travailler en équipe
- Etre capable de développer des relations professionnelles harmonieuses
- Avoir des capacités rédactionnelles et savoir prendre des notes
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et de mettre en forme des documents
- Etre capable de communiquer, dialoguer et de faire preuve de diplomatie
- Aptitude à travailler dans une démarche collective et en transversal
- Sens du dialogue et de l'écoute
- Avoir des qualités relationnelles
- Savoir respect de la hiérarchie
- Être capable de s'adapter et d'anticiper
- Être ponctuel et assidu
- Posséder des qualités d'expression écrite et orale
- Avoir des capacités rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Être rigoureux
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Être réactif
- Règles de l'expression orale et écrite
- Écrits professionnels
- Vocabulaire professionnel
- Capacités d'organisation, d'analyse et de rigueur
- Connaissances des techniques de travail en coopération et en transversal
- Connaissances des processus et circuits de décision de la collectivité
- Connaissances RGPD
- Notions en matière de commande publique
- Être capable de communiquer efficacement : écouter, expliquer
- Capacité d'organisation, de coordination et de planification
- Capacité à collecter et à partager avec les services compétents
- Maîtrise des outils informatiques et bureautique (PowerPoint, tableur, traitement de texte, libre office) et des logiciels métier (DOC FLOW, CINDOC, Planification)
- Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques et les personnes ressources
- Respecter la confidentialité des données traitées
- Être rigoureux et efficace (fiabilité du travail effectué, respect des délais, méthode, attention portée à la qualité du service rendu)
- Savoir respecter l'organisation collective du travail et la hiérarchie
- Etre capable de travailler en équipe
- Etre capable de développer des relations professionnelles harmonieuses
- Avoir des capacités rédactionnelles et savoir prendre des notes
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de construire et de mettre en forme des documents
- Etre capable de communiquer, dialoguer et de faire preuve de diplomatie
- Aptitude à travailler dans une démarche collective et en transversal
- Sens du dialogue et de l'écoute
- Avoir des qualités relationnelles
- Savoir respect de la hiérarchie
- Être capable de s'adapter et d'anticiper
- Être ponctuel et assidu
- Posséder des qualités d'expression écrite et orale
- Avoir des capacités rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Être rigoureux
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Être réactif
Contact
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 06/02/2023. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.