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Date de publication : 19/05/2017

Synthèse de l'offre

Employeur :

REGION BRETAGNE
283, avenue du général patton cs 21101
35711 Rennes
Département de travail :
Ille-et-Vilaine
Secteur du lieu de travail :
Non précisé
Poste à pourvoir le :
01/09/2017
Date limite de candidature :
18/06/2017
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Emploi fonctionnel :
Non
Libellé de l'emploi fonctionnel :
Pas d'emploi fonctionnel renseigné
Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif territorial
Métier(s) :
Assistante / Assistant de gestion administrative
Descriptif de l'emploi :
Recrutement exclusivement statutaire : fonctionnaire en demande de mutation/détachement, lauréat de concours, ou par voie contractuelle (candidat reconnu travailleur handicapé), pas de recrutement direct.

La direction de l'immobilier et de la logistique est une direction " ressources " qui a en charge :
- La maintenance du patrimoine bâti propriété de la Région à savoir les lycées qui en constituent la très grande majorité, les bâtiments des services, le patrimoine bâti non concédé des ports, le patrimoine bâti non concédé des voies navigables ;
- Les opérations d'investissement sur ce patrimoine bâti ;
- La politique et la gestion des archives de la Région ;
- La logistique des bâtiments occupés par les agents de la Région.

La direction est structurée en 6 services et 1 pôle :
- Le service de la stratégie patrimoniale et de l'analyse des risques (SSPAR),
- Le service de la conduite des opérations d'investissements (SCOPI),
- Le service de la maintenance du patrimoine (SEMPAT)
- Le service de la maintenance et de la logistique (SEMLOG),
- Le service fonctionnel de la direction (SEFDIL)
- Le service des archives (SARC)
- Le pôle secrétariat (POSDIL).


Un pôle de secrétariat mutualisé a été mis en place pour le SSPAR, le SCOPI, le SEMPAT, le SEFDIL . Sous la responsabilité de l'assistante de direction, le pôle secrétariat est composé de quatre assistant-e-s administratif-ive-s qui participent à l'activité de ce pôle.
Missions :
Sous la responsabilité de l'assistante de direction, l'agent partagera avec les trois autres assistantes administratives les missions suivantes :

1- Missions régulières :

a) Secrétariat et suivi du courrier
- Gérer les courriers arrivés dans le logiciel ARIANE (selon planning défini en concertation) ;
- Mettre en forme et envoyer des courriers, convocations, notes, rapports ;
- Traiter les courriers départs dans le logiciel ARIANE ;
- Procéder à la dématérialisation de documents ;
- Alimenter le dossier informatique commun DIL/DELS/RH (fichiers DIL) ;
- Participer à l'archivage et au classement des dossiers ;
- Réceptionner les appels téléphoniques et rediriger vers les bons interlocuteurs ;
- Transmettre les messages téléphoniques ;
- Commander et gérer les fournitures ;
- Gérer les ordres de missions et états de frais, la réservation des salles et des véhicules (indication saisie dans l'agenda Postel/Lotus du demandeur) ;
- Gérer les boîtes mail génériques ;
- Enregistrer les déclarations de sinistres (JIRA).

b) Gestion de bases de données et suivi de dossiers
Gérer et suivre l'avis des commissions techniques compétentes (Commissions de sécurité, commissions d'accessibilité) ;
Participer à l'instruction des demandes d'autorisation d'urbanisme (permis de construire, de démolir, autorisation et déclaration de travaux) ;
Gérer le suivi des recours en garantie.
La gestion de ces dossiers nécessite l'utilisation du logiciel ASCOL et de son requêteur.

2- Missions occasionnelles :
- Participer à des événements impliquant la DIL
- Participer aux réunions de service à la demande d'un chef de service pour en rédiger le relevé de conclusion
- Remplacer l'assistante de direction en tant que de besoin.
Profils demandés :
Savoir :
- Bonne connaissance des procédures administratives de la collectivité régionale
- Bonne connaissance des règles de présentation administrative (courriers, notes, rapports...)
- Respect de la charte graphique et des modèles de la Région
- Maîtrise des outils bureautique (suite libre office et Microsoft office y compris publipostage, internet, courriel...).

Savoir-faire :
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir travailler en fonction de contraintes
- Savoir rendre compte.

Savoir-être :
- Sens aigu du travail en équipe et sens du contact avec tout public
- Capacité d'adaptation, de réactivité.
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire
Type d'hébergement :
Pas de logement

Contact

Téléphone collectivité :
02 99 27 10 10
Adresse e-mail :
Non précisé
Lien de publication :
Informations complémentaires :
Consulter la fiche de poste sur notre site www.bretagne.bzh (Rubrique/service/Offre d’emploi) et postulez en ligne avant le 18/06/2017.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.