Sous l'autorité hiérarchique de la directrice adjointe de Cabinet, l'agent recruté organise et coordonne l'environnement professionnel de la présidente et de la directrice adjointe de Cabinet, il assure l'accueil et le filtrage des appels, assure le secrétariat et la gestion des dossiers. Il apporte un appui au secrétariat du directeur de Cabinet.

ORGANISATION DES DÉPLACEMENTS ET SUIVI DES ÉVÉNEMENTS
Constituer les dossiers de la présidente pour chaque déplacement en fonction de ses obligations : veiller à la bonne réception des éléments (techniques, de communication, etc.) et effectuer les relances auprès de la direction générale des services et/ou des conseillers en charge de la thématique de l'événement ; veiller au respect des délais de transmission des éléments
Assurer le suivi des événements liés à l'agenda de la présidente
Commander les billets de train de la présidente, gérer les frais de déplacement, procéder aux réservations de chambres d'hôtel
En lien avec le chargé des réceptions, s'assurer de l'entretien et de la maintenance de la résidence professionnelle de la présidente et du suivi des réceptions à Dijon
Assurer la gestion des réservations de salles.

SECRÉTARIAT PARTICULIER DE LA PRÉSIDENTE
Effectuer l'accueil téléphonique du bureau de la présidente et l'accueil physique des personnalités pour le site de Dijon
En lien avec le directeur de Cabinet, la directrice adjointe de Cabinet et la direction générale le cas échéant, coordonner les prises et les confirmations de rendez-vous ; apporter un appui à la mise à jour de l'agenda
Effectuer le tri du courrier interne et externe, y compris des invitations
Réceptionner les parapheurs et les enregistrer, en interface avec la direction générale des services
Assurer la gestion du tableau des demandes de notes " représentations ", en lien avec les assistant.e.s des vices-président.e.s

SECRÉTARIAT DU CABINET
Assurer le secrétariat de la directrice adjointe de Cabinet : constitution de dossiers, suivi d'événements, appui administratif à l'organisation des réunions de majorité, de vice-présidents, d'exécutifs, gestion des frais de déplacement
Apporter un appui au secrétariat du directeur de Cabinet lors de sa présence à Dijon : suivi de l'agenda en lien avec l'activité de la présidente

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
Procéder à l'exécution financière du budget du Cabinet : traitement des factures (marché et hors marché), suivi de la ligne budgétaire pour Dijon et Besançon

COMMUNICATION
Transmettre et assurer le suivi des demandes de notes ou d'éléments de langage auprès de la direction générale, des conseillers du Cabinet ou du secrétaire général du groupe majoritaire
Assurer une communication soutenue avec le chauffeur de la présidente dans le cadre de ses déplacements

Techniques de secrétariat et procédure de rédaction
Techniques de présentation et validation de documents
Connaissance des procédures administratives internes
Rédaction en langage soutenu
Fonctionnement de la collectivité et du Cabinet
Accueil téléphonique et physique
Maîtrise des outils bureautiques

Aptitudes à la communication
Relations avec les usagers et les partenaires extérieurs
Adaptabilité aux évolutions et situations nouvelles
Réactivité et respect des délais impartis
Discrétion