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Date de publication : 25/03/2020

Synthèse de l'offre

Employeur :

CONSEIL DEPARTEMENTAL DE HAUTE-SAVOIE
Hotel du departement
74000 Annecy
Département de travail :
Haute-Savoie
Poste à pourvoir le :
04/05/2020
Date limite de candidature :
23/04/2020
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) :
Assistante / Assistant de direction
Descriptif de l'emploi :
Le Pôle Bâtiments et Moyens recrute un adjoint administratif territorial, à temps complet.
Au sein du Pôle Bâtiments, sous l'autorité du Directeur adjoint Supports et Moyens, l'agent sera chargé d'assister le Directeur de pôle dans l'organisation du travail de l'ensemble des directions adjointes et des services constituant le pôle.
Missions :
Sous la responsabilité fonctionnelle du Directeur du Pôle et en binôme avec une assistante, vous :

* Gérez le planning du Directeur de Pôle
* Participez activement à la coordination de l'activité des assistantes du pôle (deux adjoints administratifs)
* Constituez les dossiers en préalable aux réunions du Directeur de pôle
* Rédigez les courriers, notes, rapports, comptes rendus et relevés de décision relevant du Directeur de Pôle
* Organisez et planifiez les principales réunions du pôle (planification, constitution des ordres du jour, prise de notes et rédaction de comptes rendus / relevés de décision)
* Diffusez de manière réactive et pertinente l'information au sein des équipes du pôle : rapports, comptes rendus, notes et actualités...
* Saisissez et mettez en page les rapports d'activité, les supports et actions de communication du pôle : photos, constitution et consolidation des informations dans le système d'informations internes (référentiels internes, intranet...)
* Suivez et mettez à jour le fichier institutionnel (mise à jour des interlocuteurs internes et externes)
* Assurez le suivi de la gestion du temps (GESTOR) des collaborateurs directs du Directeur de Pôle
* Participez à l'élaboration des événements en lien avec le fonctionnement du Pôle (Team Building...)

En coordination avec les deux assistantes du pôle, vous :

* Coordonnez le suivi des agendas des encadrants du Pôle
* Coordonnez le suivi et la préparation des échéances (régulières ou ponctuelles) du Pôle : veille, relance, suivi et partage avec les deux assistantes
* Effectuez la diffusion (réactive et ciblée) de l'information au sein des équipes : CR / relevés de décision, rapports...
* Coordonnez l'organisation du classement et de l'archivage du Pôle
* Créez et gérez le Chrono commun et partagé des courriers arrivés et sortants du Pôle
Profils demandés :
 Savoirs et savoir-faire
 Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
 Qualités rédactionnelles
 Maîtrise des outils informatiques (PackOffice, intranet, outils de travail collaboratif)
 Rigueur et sens de l'organisation
 Expérience du travail en équipe

 Savoir-être
 Réactivité, créativité et autonomie
 Bon relationnel
 Adaptation aux changements
 Capacités d'écoute, de compréhension et de synthèse
 Sens de la pédagogie
 Sens de la confidentialité et de la discrétion
 Disponibilité
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :
04 50 33 50 00
Informations complémentaires :
Pour tout renseignement sur le poste, vous pouvez contacter M. Jean-Claude RISSEL au 04.50.33.50.34

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.