Assistant(e) de gestion et d'accueil
Offre n° O002251201001015
Publiée le 01/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune surclassée de 40 000 à 80 000 hab
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de Ville, Soissons (Aisne (02))
Poste à pourvoir le
13/12/2025
Date limite de candidature
11/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer un accueil physique et téléphonique permanent,
réceptionner, répondre et orienter les différents interlocuteurs.
Assure la gestion financière en appui de la Direction du Centre
Technique Municipal et de la Direction du Cadre de Vie.
réceptionner, répondre et orienter les différents interlocuteurs.
Assure la gestion financière en appui de la Direction du Centre
Technique Municipal et de la Direction du Cadre de Vie.
Missions / conditions d'exercice
- Prendre en charge les appels téléphoniques, enregistrer les
messages, transférer et aiguiller les différentes demandes vers
les régies, la direction et les services.
- Assurer une présence physique continue à l’accueil, accueillir
et filtrer les visiteurs (entreprises, personnes étrangères au
CTM)
- Gérer le planning des véhicules du POOL CTM sur logiciel
ATAL
- Enregistrer et assurer le suivi des différentes demandes et
dysfonctionnement concernant le chauffage des bâtiments
communaux, en partenariat avec le responsable de l’exploitation
en régie
- Gestion de l’armoires à clefs des bâtiments communaux (prêt,
suivi et tenue à jour du cahier de sortie de trousseaux)
- Suivi des ventes et réponses aux clients du site de vente
AGORASTORE (en étroite collaboration avec le chef de service
« fournitures de bureau »)
- Suivi et relais des demandes NEOCITY vers les services
- Gestion des tableaux d’affichages du hall d’accueil
- Gestion du Registre de Santé et Sécurité au Travail (RSST)
- Gestion des parapheurs et les circuits des signatures
- Procède à des saisies sur le logiciel comptable
- Gère les réservations de la salle de réunion
- Rédige tout type de documents administratifs : décisions,
délibérations ….
- Assiste le coordinateur administratif pour l’harmonisation de
l’arborescence informatique, du classement et de l’archivage
numérique en lien avec le service archives
- Mise en œuvre des décisions de la direction
- Force de proposition auprès de la direction
- Participation aux réunions de direction (selon les besoins)
- Missions diverses confiées par le directeur du CTM en accord
avec le-a coordinateur-rice administratif-ve.
messages, transférer et aiguiller les différentes demandes vers
les régies, la direction et les services.
- Assurer une présence physique continue à l’accueil, accueillir
et filtrer les visiteurs (entreprises, personnes étrangères au
CTM)
- Gérer le planning des véhicules du POOL CTM sur logiciel
ATAL
- Enregistrer et assurer le suivi des différentes demandes et
dysfonctionnement concernant le chauffage des bâtiments
communaux, en partenariat avec le responsable de l’exploitation
en régie
- Gestion de l’armoires à clefs des bâtiments communaux (prêt,
suivi et tenue à jour du cahier de sortie de trousseaux)
- Suivi des ventes et réponses aux clients du site de vente
AGORASTORE (en étroite collaboration avec le chef de service
« fournitures de bureau »)
- Suivi et relais des demandes NEOCITY vers les services
- Gestion des tableaux d’affichages du hall d’accueil
- Gestion du Registre de Santé et Sécurité au Travail (RSST)
- Gestion des parapheurs et les circuits des signatures
- Procède à des saisies sur le logiciel comptable
- Gère les réservations de la salle de réunion
- Rédige tout type de documents administratifs : décisions,
délibérations ….
- Assiste le coordinateur administratif pour l’harmonisation de
l’arborescence informatique, du classement et de l’archivage
numérique en lien avec le service archives
- Mise en œuvre des décisions de la direction
- Force de proposition auprès de la direction
- Participation aux réunions de direction (selon les besoins)
- Missions diverses confiées par le directeur du CTM en accord
avec le-a coordinateur-rice administratif-ve.
Profils recherchés
- Respect des objectifs de la hiérarchie
- Rigueur dans la mise en œuvre des procédures
administratives
- Gestion rigoureuse de l’accueil, notification des demandes,
qualité des échanges et du service rendu.
- Bonnes qualités d’élocution
- Grandes capacités humaines
- Bonne maitrise de soi
- Sens de l’écoute
- Qualité rédactionnelle
- Connaissances en informatique
- Capacité d’initiatives
- Avoir le souci du compte-rendu
- Disponibilité
- Savoir prendre des initiatives
- Réactivité face aux diverses situations
- Discrétion
- Autonomie dans l’exercice des missions
- Compte-rendu des activités
Contact avec les agents des services techniques, les différents
pôles, les administrés et les élus
- Rigueur dans la mise en œuvre des procédures
administratives
- Gestion rigoureuse de l’accueil, notification des demandes,
qualité des échanges et du service rendu.
- Bonnes qualités d’élocution
- Grandes capacités humaines
- Bonne maitrise de soi
- Sens de l’écoute
- Qualité rédactionnelle
- Connaissances en informatique
- Capacité d’initiatives
- Avoir le souci du compte-rendu
- Disponibilité
- Savoir prendre des initiatives
- Réactivité face aux diverses situations
- Discrétion
- Autonomie dans l’exercice des missions
- Compte-rendu des activités
Contact avec les agents des services techniques, les différents
pôles, les administrés et les élus
Contact et modalités de candidature
Contact
0323599193
Informations complémentaires
A l'attention de Monsieur CRÉMONT Alain Maire de Soissons
Contact :
Mme Minette Séverine : s.minette@ville-soissons.fr
Mme Cappigny Manon : recrutement@agglo-soissonnais.com
Contact :
Mme Minette Séverine : s.minette@ville-soissons.fr
Mme Cappigny Manon : recrutement@agglo-soissonnais.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.