ACTIVITES PRINCIPALES

1. Accueil du public (physique, téléphonique) ;

2. État civil - cimetière : décès, naissance, mariage, PACS, copies certifiées conformes, extraits d’acte, tenue des tables et du registre, domiciliation CCAS ; suivre les concessions sur le logiciel et assurer le renouvellement ;

3. Courrier : Réception et tri du courrier, Saisie informatique dans tableau de suivi ; Pagination de courrier sortant en réponse aux entrants ;

4. Gestion des e-mails : Trier les e-mails entrant sur la boite générique de la mairie pour les faire suivre aux personnes en charge des dossiers, assurer les retours aux usagers / institutions / tiers en fonction des dossiers et de leur avancée, lancer des invitations / convocations le cas échéant ;

5. École : assurer l’inscription des nouveaux élèves sur ONDE (base du gouvernent) et faire le lien avec l’école ;

6. Élections : saisie REU et lien sur logiciel interne, édition des cartes électorales, préparation de la salle de vote et le cas échéant assistance bureau de vote ;

7. Secrétariat général : photocopies, se rendre au centre de service pour imprimer, photocopier, vidéoprojecteur …etc., gérer les demandes de rendez-vous pour les élus (agenda partagé), classement et archivage, télétransmission des décisions et délibérations, petites courses ponctuelles, toute autre mission à la demande SG ;

8. Urbanisme – espaces extérieurs :
• Arrêtés de stationnement / voirie / débit de boisson ;

9. Communication :
• Création support de communication (affiches, flyers…) ;

10. Bâtiments publics :
• Réservation des salles de la commune : renseigner sur la disponibilité des salles, gérer / compléter le planning, assurer le suivi et la signature des conventions d’occupation, réaliser les encaissements et suivre les destructions de caution ;

11. CNI/Passeport : assurer l’accueil, la saisie et le suivi des dossiers de demande de carte d’identité et passeport et en faire la remise ;


ACTIVITES SECONDAIRES / EN REMPLACEMENT

1. CNI/Passeport : Assurer la saisie et la planification des rendez-vous, assurer l’accueil, la saisie et le suivi des dossiers de demande de carte d’identité et passeport et en faire la remise, référent qualifié sous-préfecture ;

2. Finances – comptabilité : assurer la saisie des factures sur l’imputation correspondante (papier et dématérialisé), assurer le suivi des encaissements, assurer le rôle de régisseur principal des régies avances / recettes de la commune (animation commune, camping, cantine) et toutes les écritures comptables afférentes ;

3. Gestion des e-mails : Trier les e-mails entrant sur la boite générique de la mairie pour les faire suivre aux personnes en charge des dossiers, assurer les retours aux usagers / institutions / tiers en fonction des dossiers et de leur avancée, lancer des invitations / convocations le cas échéant ;

4. Cantine scolaire : assurer les inscriptions à la cantine, éditer les fiches d’appel, être référent sur le site d’inscription et les outils, transmettre les demandes des parents, répondre aux demandes des parents, gérer les facturations et règlements, suivi statistiques des quantitatifs, lien avec le fournisseur sur les commandes, lien avec la responsable de cantine sur les situations quotidiennes et/ou particulières, remplacement ponctuel agent de surveillance cantine, participation à la procédure de passation des marchés, réunions intercommunales ponctuelles ;

5. Bâtiments publics :
• Assurer la maintenance et le paramétrage des contrôles d’accès ;
• Création, suivi, impression, lien avec les services techniques sur les dossiers des bâtiments publics (ERP) ;
• Suivi des contrats fluides, demandes diverses, gérer les comptes de la commune pour les différents opérateurs, effectuer les signalements sur bâtiment.

6. Communication :
• Gestion du site internet de la commune (saisie, actualisation, création, etc…) ;
• Gestion des réseaux sociaux de la commune (publication, réponses, etc…) ;
• Diffusion des informations sur le panneau lumineux de la commune ;

7. Urbanisme – espaces extérieurs :
• Adressage : suivi du tableau cadre, attribution numéros, délivrances plaques ;
• Gestion des dossiers de demandes d’urbanisme (CU, DP, PC), saisie et suivi des retours du service instructeur, réponse aux demandes de renseignement usagers, archivage, conseils divers et extraits cadastraux, rédaction courriers, lien avec les élus ;
• Saisie des demandes d’interventions opérateurs extérieurs (réseaux, éclairage, etc…), lien avec les services techniques sur les interventions.

8. Exécution financière : saisie des titres de loyer, suivi et encaissement des droits de place ; effectuer les bons de commande dans le logiciel comptable, les éditer, les faires valider, les mettre à signature, commander les produits, suivre le déroulé de la commande et vérifier la livraison ;

12. Affichage : assurer l’affichage extérieur et intérieur (règlementaire ou évènementiel) ;

13. Camping : en basse saison et en lien avec l’adjointe en charge du camping, assurer les renseignements aux usagers, transmettre les dossiers d’inscription, assurer la remise des clefs et récupérer les encaissements à remettre à la régisseuse