ACTIVITÉS

· Effectuer des travaux de secrétariat

Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
Vous rédigez des courriers.
Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).
Vous gérez l'agenda de l'élu.

· Contribuer à l'animation du quartier et à la diffusion d'information sur le quartier

Vous accompagnez les associations dans l'organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.
Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu'au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier de Luynes.
Vous participez à l'organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.
Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.
Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.
Vous assurez la gestion des colis alimentaires.

· Accueillir et renseigner les publics

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.
Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.
Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.
En l'absence de l'agent d'accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l'accueil physique.

· Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier

Vous passez les commandes de fournitures.
Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.
Vous signalez les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie.


Vous présentez si besoin, l'élu dans des réunions ou des évènements