SECRETAIRE DES INSTANCES MEDICALES
Offre n° O033251201000001
Publiée le 28/11/2025
Synthèse de l'offre
Établissement public local à caractère administratif, sa vocation est d'accompagner les collectivités et établissements publics du département dans la gestion des carrières de leurs agents.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Immeuble HORIOPOLIS - 25 rue du Cardinal Richaud - CS 10019, Bordeaux (Gironde (33))
Poste à pourvoir le
02/02/2026
Date limite de candidature
30/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’équipe du service des Instances médicales, composée de 6 personnes, est en relation directe avec les collectivités territoriales, les représentants du personnel, les élus, les agents ou encore les médecins (conseil, accompagnement, émission d’avis dans le cadre du Conseil Médical en formation restreinte et plénière, ...).
Le service est l’interlocuteur privilégié des collectivités territoriales concernant les arrêts de travail de leurs agents.
Le ou la secrétaire des instances médicales assure le suivi administratif des collectivités, le secrétariat du service notamment les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical. Il assiste le responsable de service et les référents des Instances médicales dans leurs missions, dans le respect du calendrier établi.
Le service est l’interlocuteur privilégié des collectivités territoriales concernant les arrêts de travail de leurs agents.
Le ou la secrétaire des instances médicales assure le suivi administratif des collectivités, le secrétariat du service notamment les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical. Il assiste le responsable de service et les référents des Instances médicales dans leurs missions, dans le respect du calendrier établi.
Missions / conditions d'exercice
• Missions principales :
Réalise le secrétariat du Conseil Médical :
- Met en forme les courriers, notes internes, fiches techniques, notices explicatives
- Assure le suivi du respect de la charte graphique
- Traite le courrier quotidien et gère les appels téléphoniques
- Enregistre les dates de rendez-vous médicaux communiquées par les agents
- Renseigne les collectivités sur des questions simples de procédure et de gestion des congés de maladie
Réalise les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical :
- Instruit les dossiers de la formation restreinte et de la formation plénière par le biais des e-services
- Vérifie la complétude des dossiers
- Prépare des fiches techniques propres à chaque dossier médical
- Etablit des courriers à destination des médecins experts (pour diligenter les expertises) et des agents (pour la prise de rendez-vous médicaux) en fonction des éléments présents dans le dossier
- Saisit et établit des ordres du jour et des convocations associées après validation du responsable de service ou des référents des Instances médicales
- Prépare des lettres d’information (date examen des dossiers en séance) à destination des agents et des collectivités
- Prépare des avis et des lettres de notification associées aux agents et aux collectivités
Apporte une assistance administrative lors des réunions du Conseil Médical :
- Comptage des présents et vérification du quorum
- Prise de notes, préparation des avis du Conseil Médical
- Eclairages réglementaires apportés aux médecins sur certains dossiers (le cas échéant)
- Remise des états de frais de déplacement
• Environnement Professionnel
Situation hiérarchique
- N+1 : Responsable de service des Instances médicales
- N+2 : Direction Générale
Situation fonctionnelle
- Relations avec l’ensemble des services du Pôle de la Santé et de la Sécurité au Travail
- Relations avec l’ensemble des services du Centre de Gestion et plus particulièrement ceux de la Direction du Conseil et des Actions Statutaires (notamment du service Expertise statutaire) et ceux des Ressources internes (notamment du service comptabilité)
- Relations avec les collectivités, les élus, les représentants du personnel et les partenaires du Centre de Gestion (institutionnels, médecins…)
Réalise le secrétariat du Conseil Médical :
- Met en forme les courriers, notes internes, fiches techniques, notices explicatives
- Assure le suivi du respect de la charte graphique
- Traite le courrier quotidien et gère les appels téléphoniques
- Enregistre les dates de rendez-vous médicaux communiquées par les agents
- Renseigne les collectivités sur des questions simples de procédure et de gestion des congés de maladie
Réalise les travaux préparatoires aux réunions du Conseil Médical :
- Instruit les dossiers de la formation restreinte et de la formation plénière par le biais des e-services
- Vérifie la complétude des dossiers
- Prépare des fiches techniques propres à chaque dossier médical
- Etablit des courriers à destination des médecins experts (pour diligenter les expertises) et des agents (pour la prise de rendez-vous médicaux) en fonction des éléments présents dans le dossier
- Saisit et établit des ordres du jour et des convocations associées après validation du responsable de service ou des référents des Instances médicales
- Prépare des lettres d’information (date examen des dossiers en séance) à destination des agents et des collectivités
- Prépare des avis et des lettres de notification associées aux agents et aux collectivités
Apporte une assistance administrative lors des réunions du Conseil Médical :
- Comptage des présents et vérification du quorum
- Prise de notes, préparation des avis du Conseil Médical
- Eclairages réglementaires apportés aux médecins sur certains dossiers (le cas échéant)
- Remise des états de frais de déplacement
• Environnement Professionnel
Situation hiérarchique
- N+1 : Responsable de service des Instances médicales
- N+2 : Direction Générale
Situation fonctionnelle
- Relations avec l’ensemble des services du Pôle de la Santé et de la Sécurité au Travail
- Relations avec l’ensemble des services du Centre de Gestion et plus particulièrement ceux de la Direction du Conseil et des Actions Statutaires (notamment du service Expertise statutaire) et ceux des Ressources internes (notamment du service comptabilité)
- Relations avec les collectivités, les élus, les représentants du personnel et les partenaires du Centre de Gestion (institutionnels, médecins…)
Profils recherchés
- Connaissance du statut de la fonction publique territoriale ;
- Pratique acquise des produits bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint…), de la gestion électronique de documents et d'internet ;
- Connaissance du domaine de l'inaptitude et de la gestion des congés pour raison de santé serait appréciée ;
- Sens du travail en équipe ;
- Rigueur d’organisation ;
- Polyvalence ;
- Qualités relationnelles
- Capacité à rendre compte
- Confidentialité et respect du secret professionnel.
- Pratique acquise des produits bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint…), de la gestion électronique de documents et d'internet ;
- Connaissance du domaine de l'inaptitude et de la gestion des congés pour raison de santé serait appréciée ;
- Sens du travail en équipe ;
- Rigueur d’organisation ;
- Polyvalence ;
- Qualités relationnelles
- Capacité à rendre compte
- Confidentialité et respect du secret professionnel.
Contact et modalités de candidature
Contact
0556119430
Informations complémentaires
• Temps complet : 36h15 / semaine avec RTT
• Télétravail possible avec allocation
• Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (Catégorie C – Cadre d’emplois des Adjoints administratifs territoriaux) selon conditions statutaires et avantages sociaux (IFSE, CIA (de 60 à 500 euros, titres restaurant, participation employeur à la protection sociale complémentaire (PSC), CNAS, Forfait mobilité).
• Personne à contacter pour tout renseignement :
Manon LE BRIS, Responsable de services instances médicales
Téléphone : 05.56.11.94.30
• Télétravail possible avec allocation
• Recrutement par voie statutaire ou contractuelle (Catégorie C – Cadre d’emplois des Adjoints administratifs territoriaux) selon conditions statutaires et avantages sociaux (IFSE, CIA (de 60 à 500 euros, titres restaurant, participation employeur à la protection sociale complémentaire (PSC), CNAS, Forfait mobilité).
• Personne à contacter pour tout renseignement :
Manon LE BRIS, Responsable de services instances médicales
Téléphone : 05.56.11.94.30
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.