Agent(e) d'accueil et assistant(e) du secrétariat
Offre n° O034230501033372
Publiée le 15/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LE TRIADOU
Poste à pourvoir le
01/08/2023
Date limite de candidature
02/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La mairie du TRIADOU recherche un(e) agent chargé(e) de l'accueil et de l'assistance du secrétariat, le poste est un temps complet. En collaboration directe avec le Maire, les élus et la Secrétaire de mairie.
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique et orientation des administrés
- Gestion des courriers et des mails
- Rédaction et frappe de courriers et d'actes administratifs
- Renseigner et gérer les demandes de la population (cartes grises, permis, CNI, passeports, dossiers d'aides sociales, inscription transport scolaire, inscriptions écoles...)
- Délivrer des documents administratifs (cartes déchetterie, certificats administratifs, attestation d'accueil, recensement militaire...)
- Gestion du prêt/location des salles communales et du matériel
- Relations avec les associations
- Gérer les demandes d'état-civil et la tenue des registres (rédaction des actes et des mentions : décès, mariage, naissance, reconnaissances..., délivrer les extraits et copies d'actes)
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, de parrainage civil et de PACS
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Enregistrement des inscriptions, radiations et tenue des listes électorales
- Accueillir et renseigner le public sur les questions d'urbanisme
- Réception des dossiers de demande d'autorisation du droit des sols (PC, DP, PA, CU, DIA...), enregistrement et transmission aux services concernés et suivi des procédures
- Communication : rédaction du bulletin municipal, mise à jour du site internet de la commune et des outils de communication et d'alertes à la population (mails, info flash)
- Préparation des festivités et des cérémonies (marché de noël, 8 mai, 11 novembre...)
- Toute tâche nécessaire au bon fonctionnement du service public
- Dossiers divers en collaboration avec les élus et la Secrétaire de Mairie
- Gestion des courriers et des mails
- Rédaction et frappe de courriers et d'actes administratifs
- Renseigner et gérer les demandes de la population (cartes grises, permis, CNI, passeports, dossiers d'aides sociales, inscription transport scolaire, inscriptions écoles...)
- Délivrer des documents administratifs (cartes déchetterie, certificats administratifs, attestation d'accueil, recensement militaire...)
- Gestion du prêt/location des salles communales et du matériel
- Relations avec les associations
- Gérer les demandes d'état-civil et la tenue des registres (rédaction des actes et des mentions : décès, mariage, naissance, reconnaissances..., délivrer les extraits et copies d'actes)
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, de parrainage civil et de PACS
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Enregistrement des inscriptions, radiations et tenue des listes électorales
- Accueillir et renseigner le public sur les questions d'urbanisme
- Réception des dossiers de demande d'autorisation du droit des sols (PC, DP, PA, CU, DIA...), enregistrement et transmission aux services concernés et suivi des procédures
- Communication : rédaction du bulletin municipal, mise à jour du site internet de la commune et des outils de communication et d'alertes à la population (mails, info flash)
- Préparation des festivités et des cérémonies (marché de noël, 8 mai, 11 novembre...)
- Toute tâche nécessaire au bon fonctionnement du service public
- Dossiers divers en collaboration avec les élus et la Secrétaire de Mairie
Profils recherchés
Savoir être / Savoir-faire :
Connaissance des techniques rédactionnelles et administratives, de l'instruction générale de l'état civil, des élections, des règles d'urbanisme, maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et de logiciels métiers spécifiques (connaissance berger Levrault)
- grande polyvalence
- savoir accueillir le public
- capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
- sens du contact et de la communication
- sens du service public et du travail en équipe
- méthode, rigueur et discrétion
- autonomie, initiative et disponibilité
- rendre compte
Connaissance des techniques rédactionnelles et administratives, de l'instruction générale de l'état civil, des élections, des règles d'urbanisme, maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et de logiciels métiers spécifiques (connaissance berger Levrault)
- grande polyvalence
- savoir accueillir le public
- capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation et savoir gérer les priorités
- sens du contact et de la communication
- sens du service public et du travail en équipe
- méthode, rigueur et discrétion
- autonomie, initiative et disponibilité
- rendre compte
Contact
Contact
Mme TRILLAS-MALAVIOLE Virginie, Secrétaire de Mairie
Informations complémentaires
Relations du poste :
- internes : Maire, équipe municipale, Secrétaire de Mairie, agents
- externes : Public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
Condition d'exercice du poste :
- Travaille seul(e) et en équipe
- Travaille sur écran
- En contact direct avec les administrés
- Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements
- Temps de travail : complet 35h
Renseignements : Mme TRILLAS-MALAVIOLE Secrétaire de mairie Tél: 04 67 55 25 80.
Candidatures (lettre de motivation + CV) à envoyer à :
Mairie du Triadou 38 Grand Rue 34270 LE TRIADOU ou secretariat@letriadou.fr
- internes : Maire, équipe municipale, Secrétaire de Mairie, agents
- externes : Public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
Condition d'exercice du poste :
- Travaille seul(e) et en équipe
- Travaille sur écran
- En contact direct avec les administrés
- Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements
- Temps de travail : complet 35h
Renseignements : Mme TRILLAS-MALAVIOLE Secrétaire de mairie Tél: 04 67 55 25 80.
Candidatures (lettre de motivation + CV) à envoyer à :
Mairie du Triadou 38 Grand Rue 34270 LE TRIADOU ou secretariat@letriadou.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.