Officier d'Etat-Civil Assistant de gestion administrative (h/f)
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Offre n° O040230901194910
Publiée le 21/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Dax Cédex
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
22/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
ANNONCE RECRUTEMENT
POPULATION ET ASSEMBLEES - VILLE DE DAX
Officier d'Etat-Civil - Assistant de gestion administrative (h/f)
Emploi permanent - Temps complet
Catégorie C - cadre d'emplois des adjoints administratifs
La ville de Dax recrute par voie statutaire (mutation, liste d'aptitude ou détachement) ou à défaut par voie contractuelle au sein de la Direction Population et Assemblées un Officier d'état civil - Assistant de gestion administrative (h/f). Ce poste est ouvert à la mobilité interne et externe.
Vous êtes chargé(e) d'assurer les missions d'Officier d'Etat-Civil, ainsi que des missions de la Direction Population (affaires électorales, affaires funéraires, affaires générales).
POPULATION ET ASSEMBLEES - VILLE DE DAX
Officier d'Etat-Civil - Assistant de gestion administrative (h/f)
Emploi permanent - Temps complet
Catégorie C - cadre d'emplois des adjoints administratifs
La ville de Dax recrute par voie statutaire (mutation, liste d'aptitude ou détachement) ou à défaut par voie contractuelle au sein de la Direction Population et Assemblées un Officier d'état civil - Assistant de gestion administrative (h/f). Ce poste est ouvert à la mobilité interne et externe.
Vous êtes chargé(e) d'assurer les missions d'Officier d'Etat-Civil, ainsi que des missions de la Direction Population (affaires électorales, affaires funéraires, affaires générales).
Missions / conditions d'exercice
Gestion de l'état civil
* Instruction et établissement des actes (naissances, décès, mariages, reconnaissances, changements de noms, changements de prénom, transcriptions, adoptions...)
* Délivrance et mise à jour des livrets de famille
* Délivrance des copies d'actes et autres documents d'état-civil
* Tenue administrative des registres par l'apposition des mentions marginales (sur informatique et sur registre papier)
* Gestion du courrier postal et dématérialisé (COMEDEC)
* Conseil juridique aux autres collectivités
* Réception des dossiers et analyse pour PACS, mariages, parrainages civils, changements de prénom, changements de nom.
* Rectifications administratives : création et apposition de mentions rectificatives
* Présence, selon planning établi, le samedi matin et l'après-midi pour les célébrations de mariages et parrainages civils
Affaires générales, accueil physique et téléphonique des administrés
* Accueil téléphonique et physique des administrés
* Inscriptions au service national
* Certificat de vie
* Attestations d'accueil pour les étrangers
* Légalisation de signature
* Certification conforme
* Attestation de résidence
* Attestation de vie commune
Polyvalence funéraire et électorale
* Délivrance des autorisations administratives (inhumation, crémation, fermeture de cercueil).
* Suivi des plannings des opérations funéraires
* Participation à la gestion et au suivi des listes électorales (élections politiques et jurés) : Inscriptions, Radiations, Modifications
* Aide à l'organisation matérielle des scrutins
* Enregistrement des procurations
* Instruction et établissement des actes (naissances, décès, mariages, reconnaissances, changements de noms, changements de prénom, transcriptions, adoptions...)
* Délivrance et mise à jour des livrets de famille
* Délivrance des copies d'actes et autres documents d'état-civil
* Tenue administrative des registres par l'apposition des mentions marginales (sur informatique et sur registre papier)
* Gestion du courrier postal et dématérialisé (COMEDEC)
* Conseil juridique aux autres collectivités
* Réception des dossiers et analyse pour PACS, mariages, parrainages civils, changements de prénom, changements de nom.
* Rectifications administratives : création et apposition de mentions rectificatives
* Présence, selon planning établi, le samedi matin et l'après-midi pour les célébrations de mariages et parrainages civils
Affaires générales, accueil physique et téléphonique des administrés
* Accueil téléphonique et physique des administrés
* Inscriptions au service national
* Certificat de vie
* Attestations d'accueil pour les étrangers
* Légalisation de signature
* Certification conforme
* Attestation de résidence
* Attestation de vie commune
Polyvalence funéraire et électorale
* Délivrance des autorisations administratives (inhumation, crémation, fermeture de cercueil).
* Suivi des plannings des opérations funéraires
* Participation à la gestion et au suivi des listes électorales (élections politiques et jurés) : Inscriptions, Radiations, Modifications
* Aide à l'organisation matérielle des scrutins
* Enregistrement des procurations
Profils recherchés
Profil et compétences :
* Connaissance du Droit Civil et de l'Instruction Générale de l'Etat Civil
* Connaissance du Droit Electoral et Funéraire
* Connaissance des logiciels Open Office, Acropolis, Zimbra
* Connaissance des logiciels métiers : Mélodie, Adagio, Maestro, Requiem (serait un plus)
Qualités personnelles :
* Grande rigueur
* Appétence pour le Droit
* Devoir de confidentialité
* Discrétion professionnelle
* Disponibilité
* Polyvalence
* Adaptabilité et empathie vis à vis des administrés
* Travail en équipe
* Ecoute attentive
* Connaissance du Droit Civil et de l'Instruction Générale de l'Etat Civil
* Connaissance du Droit Electoral et Funéraire
* Connaissance des logiciels Open Office, Acropolis, Zimbra
* Connaissance des logiciels métiers : Mélodie, Adagio, Maestro, Requiem (serait un plus)
Qualités personnelles :
* Grande rigueur
* Appétence pour le Droit
* Devoir de confidentialité
* Discrétion professionnelle
* Disponibilité
* Polyvalence
* Adaptabilité et empathie vis à vis des administrés
* Travail en équipe
* Ecoute attentive
Contact
Informations complémentaires
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation employeur au contrat de prévoyance + titres de restauration
Les candidatures CV+ lettre de motivation (obligatoire) doivent être adressées par mail :
service.rh@grand-dax.fr ou par courrier à Monsieur le Maire Direction des Ressources Humaines 20 avenue de la gare- 40100 DAX
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation employeur au contrat de prévoyance + titres de restauration
Les candidatures CV+ lettre de motivation (obligatoire) doivent être adressées par mail :
service.rh@grand-dax.fr ou par courrier à Monsieur le Maire Direction des Ressources Humaines 20 avenue de la gare- 40100 DAX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.