Assistant (e) de direction h/f
Offre n° O045250718000392
Publiée le 18/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
30 rue du faubourg de la Chaussée, Montargis (Loiret)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire + Régime indemnitaire + NBI + participation mutuelle et prévoyance labelisées + COS
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la directrice du CCAS, l’agent aura pour mission principale d’apporter une aide permanente à la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
- Assister la direction du CCAS dans ses missions au quotidien.
- Assurer le secrétariat de la direction du CCAS.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la direction.
- Assurer la réception du courrier ainsi que le suivi des réponses aux diverses demandes.
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas.
- Rédiger des courriers simples à partir d'informations orales ou écrites et notamment les courriers des aides attribuées (nominatives et organismes).
- Assurer la circulation des informations, des parapheurs, courriers, notes entre les différents services.
- Participer en collaboration avec la direction, les services du CCAS ou en autonomie, à l’élaboration de projets et à leur mise en œuvre.
- Rechercher les informations pertinentes nécessaires à toutes situations rencontrées ou missions.
- Classer et archiver les dossiers de la direction.
- Assurer la logistique des réunions et la préparation des dossiers.
- Participer à l’organisation des Conseils d'Administration du CCAS (Préparation de l'ordre du jour, rédaction des projets de délibération, mise en forme définitive et envoi des délibérations, convocation, compte-rendu, transmission des délibérations au contrôle de légalité, transmission pour mise en ligne sur l'Intranet de la Ville de Montargis …
- Coordonner l’élaboration du Rapport d’Orientation Budgétaire (ROB).
- Identifier, évaluer, mettre à jour les conventions du CCAS (pôle social, CPEF, SSIAD, ...).
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités.
- Effectuer un suivi de l’activité des différents services notamment un suivi administratif (enregistrement, statistique, bilan, courriers de réponse…) des dossiers instruits par le pôle social du CCAS (aide sociale, pré accueil, domiciliation, RSA…).
- Assurer la fonction d’interface relationnelle entre les services et partenaires du CCAS.
- Travailler en transversalité avec tous les services du CCAS.
Missions complémentaires liées aux besoins ponctuels du CCAS :
- En cas de nécessité de service : aider à l'Instruction des aides facultatives du CCAS, soutien technique ponctuel pour l’équipe d’aide sociale.
- Participer à la mise en œuvre du Plan Communal de Sauvegarde.
- Superviser la cellule canicule.
- En cas d’absence de la Direction :
Assurer la coordination entre les services du CCAS et le Président ou la Vice-Présidente pour le traitement des informations importantes et/ou préoccupantes, pour la validation des domiciliations et pour signature des courriers ou dossiers.
Consulter quotidiennement les mails et les traiter en cas d’urgence.
Assurer la gestion des opérations quotidiennes et des imprévus.
Les missions principales et ponctuelles ci-dessus décrites pourront évoluées en fonction des besoins du CCAS
- Assurer le secrétariat de la direction du CCAS.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la direction.
- Assurer la réception du courrier ainsi que le suivi des réponses aux diverses demandes.
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas.
- Rédiger des courriers simples à partir d'informations orales ou écrites et notamment les courriers des aides attribuées (nominatives et organismes).
- Assurer la circulation des informations, des parapheurs, courriers, notes entre les différents services.
- Participer en collaboration avec la direction, les services du CCAS ou en autonomie, à l’élaboration de projets et à leur mise en œuvre.
- Rechercher les informations pertinentes nécessaires à toutes situations rencontrées ou missions.
- Classer et archiver les dossiers de la direction.
- Assurer la logistique des réunions et la préparation des dossiers.
- Participer à l’organisation des Conseils d'Administration du CCAS (Préparation de l'ordre du jour, rédaction des projets de délibération, mise en forme définitive et envoi des délibérations, convocation, compte-rendu, transmission des délibérations au contrôle de légalité, transmission pour mise en ligne sur l'Intranet de la Ville de Montargis …
- Coordonner l’élaboration du Rapport d’Orientation Budgétaire (ROB).
- Identifier, évaluer, mettre à jour les conventions du CCAS (pôle social, CPEF, SSIAD, ...).
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités.
- Effectuer un suivi de l’activité des différents services notamment un suivi administratif (enregistrement, statistique, bilan, courriers de réponse…) des dossiers instruits par le pôle social du CCAS (aide sociale, pré accueil, domiciliation, RSA…).
- Assurer la fonction d’interface relationnelle entre les services et partenaires du CCAS.
- Travailler en transversalité avec tous les services du CCAS.
Missions complémentaires liées aux besoins ponctuels du CCAS :
- En cas de nécessité de service : aider à l'Instruction des aides facultatives du CCAS, soutien technique ponctuel pour l’équipe d’aide sociale.
- Participer à la mise en œuvre du Plan Communal de Sauvegarde.
- Superviser la cellule canicule.
- En cas d’absence de la Direction :
Assurer la coordination entre les services du CCAS et le Président ou la Vice-Présidente pour le traitement des informations importantes et/ou préoccupantes, pour la validation des domiciliations et pour signature des courriers ou dossiers.
Consulter quotidiennement les mails et les traiter en cas d’urgence.
Assurer la gestion des opérations quotidiennes et des imprévus.
Les missions principales et ponctuelles ci-dessus décrites pourront évoluées en fonction des besoins du CCAS
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les techniques d’assistanat et de secrétariat. Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences. Assurer une bonne transmission de l’information. Savoir prendre des initiatives. Produire un travail rapide, fiable et de qualité. Savoir respecter les procédures. Posséder des qualités d’organisation et de classement. Rédiger des courriers et des comptes rendus. Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs. Travailler en transversalité
CONNAISSANCES
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du rôle et des missions d’un CCAS. - Maitrise de l’informatique : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams
Connaissance des techniques de recherche documentaire.
Notions sur le fonctionnement des assemblées délibérantes et sur le code de l'action sociale et de la famille souhaitées
QUALITÉS ET APTITUDES
- Sens du service public.
- Autonome, disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Goût du travail en transversalité.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus.
- Capacité d'adaptation.
- Discrétion professionnelle et sens du devoir de réserve.
- Force de proposition auprès de la Direction
- Qualités relationnelles (Travail d’équipe, diplomatie, sens des relations humaines, capacité d’écoute et aptitude au dialogue)
Maîtriser les techniques d’assistanat et de secrétariat. Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences. Assurer une bonne transmission de l’information. Savoir prendre des initiatives. Produire un travail rapide, fiable et de qualité. Savoir respecter les procédures. Posséder des qualités d’organisation et de classement. Rédiger des courriers et des comptes rendus. Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs. Travailler en transversalité
CONNAISSANCES
Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du rôle et des missions d’un CCAS. - Maitrise de l’informatique : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams
Connaissance des techniques de recherche documentaire.
Notions sur le fonctionnement des assemblées délibérantes et sur le code de l'action sociale et de la famille souhaitées
QUALITÉS ET APTITUDES
- Sens du service public.
- Autonome, disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Goût du travail en transversalité.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus.
- Capacité d'adaptation.
- Discrétion professionnelle et sens du devoir de réserve.
- Force de proposition auprès de la Direction
- Qualités relationnelles (Travail d’équipe, diplomatie, sens des relations humaines, capacité d’écoute et aptitude au dialogue)
Contact et modalités de candidature
Contact
0238933962
Informations complémentaires
Adresser votre CV et lettre de motivation à Monsieur le Président du CCAS de Montargis - 30 rue du Faubourg de la Chaussée - 45200 MONTARGIS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.