Placé sous l'autorité hiérarchique du responsable de service Formations initiales/Armement, vous intégrez une équipe de 9 agents. Votre mission principale est d’assurer la gestion administrative des dispositifs de formation portés par le service, en lien fonctionnel avec le(s) conseillers et assistants de formation en charge des dispositifs, et en collaboration avec les secrétaires de formation.

Vos activités principales associées sont les suivantes :

- Assurer la gestion administrative préalable à la formation : constitution des dossiers stagiaires, constitution des fichiers contacts, inscriptions et convocations, reprographie de la documentation, saisie et mise à jour des plannings sur les logiciels métier ;
- Mettre en œuvre l’organisation logistique de la formation en lien avec le chargé d’accueil et logistique : réservation des locaux et du matériel pédagogique, des repas, ajustements au fil de l’eau en fonction des aléas ;
- Répondre aux diverses sollicitations des stagiaires, intervenants, et collectivités ;
- Assurer la réception, la mise à la signature, l’envoi et l’archivage des conventions de stages ;
- Assurer la gestion administrative et financière de la clôture de la formation : saisie des présences, clôture des sessions, vérification et saisie des frais de remboursement des stagiaires, intervenants ainsi que des coûts facturés aux collectivités pour les formations payantes ;
- Assurer la gestion administrative des attestations d’aptitude et leur bonne transmission aux collectivités, préfectures et procureurs ;
- Alimenter les tableaux de bord de suivi d’activités.