La Communauté de communes Argonne-Meuse (7000 habitants - 38 communes) est une structure intercommunale ayant pour rôle de développer différentes compétences telles que l'aménagement du territoire, l'économie, la cohésion sociale, la voirie, le scolaire, la gestion des déchets, la Gemapi ou encore le tourisme, ....
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
- Assister un ou plusieurs chargé(s) de mission dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
- Assister la direction

Relations fonctionnelles internes :
- Relations avec les élus
- Relations permanentes avec les chargés de mission et la directrice des services
- Relations fréquentes avec l'ensemble des services de la collectivité


Relations fonctionnelles externes :
- Contacts directs et fréquents avec le public
- Relations avec les entreprises, les collectivités
- Relations avec les administrations et autres collectivités
- Relations avec les fournisseurs, administrés et usagers

ACTIVITES ET TÂCHES
Secrétariat des services de rattachement :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion et affichage d'information
- Suivi des courriers " arrivée et départ "
- Suivi, classement et archivage des dossiers suivis
- Secrétariat des commissions des compétences suivies, compte-rendu
- Prise en charge des commandes

Pôle ressources - administration générale - commande publique :
- Référent(e) archives : Mise en place et suivi de l'archivage de la codecom
- Suivi des commandes des services suivis

Pôle environnement - gestion des déchets - prévention :
- Courriers, classement, archivage, prise de rendez-vous
- Répondre aux réclamations et demandes diverses (téléphone, courrier, mail) et reporting pour améliorer le service
- Devis et commande de consommables et fournitures diverses (sac de tri, EPI...)
- Mise en forme du document unique
- Permanence sur site de Varennes pour assurer le service
- Remplissage du tableau bord SPANC

Missions en suppléance de la responsable de Pôle
- Gestion des enlèvements de la déchetterie
- Répondre aux mails de la boite générique
- Mise à jour de la base de données du logiciel RI
- Distribution de cartes de déchèterie
- Coordination pour la mise en œuvre de projets divers tels que des actions de prévention, mise en place de nouvelles filières, campagne de récupérateurs d'eau....
- Informations et communication sur les consignes de tri
- Gestion des contenants des usagers : échange, mouvement, black list
- Dossier de subventions : suivi du dossier, saisie dans des tableaux de bords

Pôle technique :
- Suivi des dossiers de subventions relatifs aux opérations d'investissement (montage des dossiers, appels de fonds...)
- Suivi du parc automobile (Mise à jour tableau entretien + prises de RDV garages, CT)
- Suivi des consommations énergétiques des bâtiments (Mise à jour tableau des consommations)
- Suivi des contrats avec prestataires maintenance bâtiments (Contrôles règlementaires, chauffage, toits terrasse)
- Suivi des demandes de travaux (enregistrement des demandes de travaux, commande des consommables et édition de bons de travaux pour les agents du service technique)
- Réalisation des demandes de devis
- Gestion des clés

Activité accessoire :
- Remplace régulièrement l'agent en charge de l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence

CONDITIONS ET LIEU DE TRAVAIL
Conditions générales
- Travail en bureau
- Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public
- Astreintes possibles selon dispositif
- Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres

Lieu de travail
- Bureau au siège de la CCAM, 16 rue Thiers à Clermont en Argonne
- Permanence sur le site 28 rue Tabur à Varennes en Argonne
- Déplacements possibles sur les communes du territoire selon ordre de mission

Temps de travail
- Temps complet 35h
- 1607 heures annuelles

Facteur de pénibilité
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Risques professionnels liés à la posture

Moyens et prérogatives :
- Rémunération indiciaire + régime indemnitaire
- Possibilité de télétravail selon charte en vigueur
- Adhésion au CNAS
- Adhésion au CNFPT (formation)
- Participation prévoyance
- Participation aux frais de mission

COMPETENCES
- Maîtrise des outils informatiques (suites bureautiques, tableurs, logiciel spécialisé, etc.)
- Connaissances administratives et du cadre juridique des collectivités.
- Sens du service public, d'organisation
- Savoir rendre compte aux chargés de mission, à la direction et
- aux élus
- Être force de proposition
- Permis B obligatoire et véhicule personnel recommandé

SAVOIR-FAIRE
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation

Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utiliser des logiciels et des progiciels

SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
- Progiciels de gestion
- Procédures du service
- Logiciels de bureautique
- Vocabulaire professionnel du service
- Procédures administratives
- Techniques de recherche documentaire

SAVOIRS GENERAUX
- Communication orale et écrite

Santé et sécurité au travail
- Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail

Expérience professionnelle recommandée ou stage significatif

Formations / diplômes : BAC / BTS / Licence

Profil recherché :
- Agent administratif polyvalent
- Une expérience réussie au sein d'une collectivité serait un plus
- Contractuel accepté