Agent administratif polyvalent : Travail en binôme avec un autre agent - Poste partagé entre l'accueil (50 %) et les travaux administratifs en bureau (50 %)
- Accueil des usagers et gestion des demandes
- Gestion de l'état civil et de la population
- Gestion du cimetière
- Gestion des élections et de la liste électorale
- Gestion administrative de toutes les manifestations communales régulières et évènementielles ;
- Assurer des travaux de bureautique/secrétariat
- Gestion du dispositif d'alerte SMS et du panneau d'information lumineux en partenariat avec la chargée de communication

- Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements ;
- Réceptionner et préparer les demandes diverses de la population (recensement militaire, certificats et attestations diverses, livret de famille, légalisation de signatures, vente cartes de pêche, photocopies, réservations diverses sur logiciel 3DOUEST (salles communales, matériel, benne, véhicule...), sacs de tris, demandes de devis pour les sorties scolaires ;
- Instruire, constituer les actes d'état civil et assurer la tenue administrative des registres (naissance, mariage, adoption, décès, etc.) ; coordonner le recensement de la population.
- Préparer et suivre les délivrances et renouvellements de concessions funéraires, les reprises de concessions. Tenir à jour le fichier du cimetière.
Répondre aux demandes d'autorisations présentées par les entreprises de pompes funèbres.
- Enregistrer les inscriptions, radiations, changements d'adresse sur la liste électorale.
Gérer et assurer la révision de la liste électorale. Préparer et organiser les scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement.
- Programmation et planification des manifestations, suivi et mise à jour des listings et bases de données des participants, préparation des courriers d'invitation, réservation des salles, programmation des inventaires et nettoyage des locaux, consultation auprès de prestataires (traiteur, orchestre, fleuriste...), déclarations au GUSO + SACEM pour les spectacles, enregistrement des inscriptions aux différentes manifestations, gestion de la billetterie, classement des lauréats du concours communal des maisons fleuries, programmation des badges pour la gestion des accès dans les bâtiments communaux, organisation des anniversaires de mariage
- Travaux de bureautique/secrétariat : saisie et mise en forme de documents et courriers, tri, classement, archivage, enregistrement du courrier entrant, gestion de la boîte mail " mairie " les jeudis et vendredis
préparation de la réunion de la commission communale des impôts directs et du tirage au sort du jury criminel, établissement du tableau de répartition du produit de la location de la chasse communale...
- Suivi journalier de la presse locale (repérage et conservation des articles de presse en lien avec la commune)
- Diffusion des informations sur dispositif d'alerte SMS en lien avec l'élue chargée de la communication et la chargée de communication

Connaissances - expériences et aptitudes requises
Savoirs / connaissances :

- Connaître les règles d'organisation et de fonctionnement de la collectivité
- Connaître les règles applicables et la législation en vigueur dans le domaine de l'état civil, des élections et du funéraire
- Connaître le cadre règlementaire des actes administratifs
- Connaître les procédures relatives aux formalités administratives

Savoirs faire / compétences techniques :

- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et outils de communication
- Connaître et savoir utiliser les logiciels et progiciels dédiés à l'activité
- Savoir accueillir et renseigner tous les types de public comme les personnes dites " fragiles "...
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir-faire un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page...) ;
- Connaître et savoir appliquer les techniques d'expression écrite et orale.
Savoirs être / aptitudes :

- Qualités relationnelles (pédagogie, écoute, empathie, diplomatie, amabilité, patience, esprit d'équipe) ;
- Bonne présentation
- Rigueur et organisation, polyvalence, gestion des priorités, respect des échéances dans les différents domaines d'activité
- Esprit d'initiative, d'anticipation et de décision ;
- Autonomie ;
- Discrétion.