Processus décisionnel de la 3ème Commission « Éducation, Culture, Sport et Citoyenneté »

Assurer le secrétariat de la Commission thématique : organisation et suivi des réunions de Commission (convocation, ordre du jour, avis, procès-verbal).
Assister le Président de la Commission durant les séances.
Être le garant du bon déroulement du processus, du respect du règlement intérieur ainsi que du rétro planning établi par la DAE ;
Établir une planification des rapports à inscrire et administrer le tableau de planification ;
Assurer une pré-validation administrative et juridique des rapports inscrits dans Airdélib ;
Articuler l’organisation et le passage des rapports transversaux avec les autres secrétariats de commission ;
S’assurer des moyens matériels et techniques en lien avec la DAE, la DSN, le protocole ;
Organiser, préparer et animer les réunions préparatoires et les commissions thématiques en réalisant et diffusant les documents supports, ainsi que les exports des rapports à destination des Élus;
Assurer le suivi des avis sur Airdélib, réaliser les comptes rendus et le transmettre à la DAE pour la préparation des prochaines étapes décisionnelles.
Apporter tout au long du processus une aide technique aux directions du Pôle pour les rapports urgents ou bloquants les concernant.
Réaliser un bilan annuel de l’activité de la Commission thématique

Gestion et sécurisation administrative et juridique du Pôle :

Accompagner les projets transversaux qui impliquent le secrétariat général notamment dans les démarches de sécurisation administratives, juridiques, contrôle interne et financières qui le mobilisent.

Coordination et animation en tant qu’animateur de pôle de la stratégie Intranet du Pôle :

Contribuer au déploiement de l’Intranet comme véritable plateforme numérique de travail ;
Représenter son Pôle en comité de suivi et relayer les décisions ;
Animer et accompagner, y compris techniquement, les animateurs d’espaces du Pôle et les différents contributeurs ;
Inciter aux bonnes pratiques, accroitre la collaboration et le partage documentaire et d’informations ;
S’inscrire dans la démarche de formation par l’intermédiaire du dispositif de formation interne DOCEO.

Organisation et développement des outils de pilotage et d’aide à la décision

Participer à la création et la mise à disposition des outils spécifiques (tableau de saisie, diaporamas, documents de communication…) ;
Intervenir en appui sur les différents dossiers du Pôle autant que de besoin pour alimenter les domaines relatifs aux données et aux dossiers transversaux : coordonner, centraliser les remontées et garantir le respect des délais
Appuyer le secrétaire général dans la préparation et l’animation des différentes instances de coordination du pôle (comités de direction élargis, restreints, séminaires du pôle) ;
Poursuivre le déploiement d’un espace partagé et unifié des « rendez-vous président »