Chef du service du pilotage administratif (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O075240902000721
Publiée le 02/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
34 Quai François MITTERRAND, Paris
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le musée du Louvre est un établissement public administratif sous tutelle du ministère de la Culture regroupant le musée national du Louvre, le musée national Eugène Delacroix, le Jardin des Tuileries, la gypsothèque du Louvre à Versailles et un centre de conservation situé à Liévin. Conformément au décret n° 92-1338 du 22 décembre 1992 modifié, le musée du Louvre a notamment pour mission de conserver, protéger, restaurer pour le compte de l’Etat et présenter au public les œuvres des collections inscrites sur les inventaires du musée du Louvre et du musée national Eugène Delacroix et des œuvres déposées dans le jardin des Tuileries ; d’assurer dans les musées et jardins qu’il regroupe, et par tout moyen approprié, l’accueil du public le plus large, d’en développer la fréquentation, de favoriser la connaissance de leurs collections, de mettre en œuvre des actions d’éducation et de diffusion visant à assurer l’égal accès de tous à la Culture ; d’assurer l’étude scientifique de ses collections ; de concourir à l’éducation, la formation et la recherche dans le domaine de l’histoire de l’art, de l’archéologie et de la muséographie et de gérer un auditorium. Pour l’accomplissement de ses missions, le musée du Louvre coopère notamment avec les collectivités publiques et les organismes de droit public ou de droit privé, français ou étrangers, poursuivant des objectifs répondant à sa vocation.
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.
La Direction du soutien aux collections (DSCO) assure un soutien opérationnel aux départements de conservation en favorisant les partenariats internes et externes. Elle propose et met en œuvre des politiques transversales de gestion des collections (acquisitions, récolement, conservation préventive, etc.) et des ressources documentaires (photographies, bases de données, bibliothèque, etc.).
La Direction des études et de l’appui à la recherche (DEMAR) a pour mission de renforcer la politique de la recherche au musée du Louvre à travers deux objectifs principaux : coordonner la mise en œuvre de la politique d’appui à la recherche au service des départements et des unités de recherche du musée; piloter le développement des projets de recherche sur les études muséales.
Le Service du pilotage administratif (SPA) est mutualisé sur le plan administratif, juridique et financier : chacune des deux directions dispose de ses lignes de crédits, gère ses marchés, prend ses décisions au regard de ses missions.
Les équipes du musée du Louvre (2300 agents environ) contribuent également à la programmation culturelle du Louvre Lens et du Louvre Abu Dhabi.
La Direction du soutien aux collections (DSCO) assure un soutien opérationnel aux départements de conservation en favorisant les partenariats internes et externes. Elle propose et met en œuvre des politiques transversales de gestion des collections (acquisitions, récolement, conservation préventive, etc.) et des ressources documentaires (photographies, bases de données, bibliothèque, etc.).
La Direction des études et de l’appui à la recherche (DEMAR) a pour mission de renforcer la politique de la recherche au musée du Louvre à travers deux objectifs principaux : coordonner la mise en œuvre de la politique d’appui à la recherche au service des départements et des unités de recherche du musée; piloter le développement des projets de recherche sur les études muséales.
Le Service du pilotage administratif (SPA) est mutualisé sur le plan administratif, juridique et financier : chacune des deux directions dispose de ses lignes de crédits, gère ses marchés, prend ses décisions au regard de ses missions.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité des directeurs des deux directions, le chef de service du pilotage administratif (F/H) aura pour missions de piloter et coordonner les aspects financiers, juridiques, ressources humaines et logistiques de la DSCO et de la DEMAR pour contribuer à leur fonctionnement et leurs projets respectifs, et ainsi leur permettre de remplir leur mission de soutien aux collections et à la recherche au musée du Louvre
Encadrement du service et du personnel placé sous son autorité (5 agents) :
- Définir et soutenir auprès de la hiérarchie un projet de service et fédérer l’équipe autour de celui-ci
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l'activité
- Définir les missions, les objectifs prioritaires et coordonner les méthodes de travail de l'équipe
- Analyser les besoins en termes de moyens humains et de compétences du service
- Réaliser l’évaluation annuelle des agents et identifier leurs besoins de formation
- Être garant de l’application des règles d'ergonomie au travail et des normes et dispositifs d'hygiène et de sécurité
Pilotage budgétaire et financier des deux directions, en relation directe avec la Direction Financière, Juridique et des Moyens (DFJM) :
- Veiller à une gestion optimale des moyens
- Concevoir des outils de reporting et de suivi budgétaire et veiller à leur alimentation
- Coordonner la préparation du budget initial, des budgets rectificatifs et de la trajectoire budgétaire de chaque direction et les soumettre à l’arbitrage de chaque directeur
- Participer au dialogue de gestion avec la DFJM
- Réaliser des études et analyses financières
- Mettre en œuvre la procédure des missions et des réceptions (validation des demandes, suivi des états de frais…) et suivre le budget afférant
Marchés publics, contrats et conventions, en relation directe avec la DFJM :
- Apporter un premier niveau d’information juridique auprès de chaque direction
- Participer au Plan d’action achat de chaque direction et veiller à la mise en œuvre en matière de politique achat
- Superviser l’élaboration des contrats, conventions, des cahiers des charges et l’analyse des offres
- Coordonner la préparation des marchés à procédures adaptées et consultations
Ressources humaines des deux directions, en relation directe avec la DRH :
- Superviser le suivi administratif et RH des agents
- Accompagner les encadrants dans toutes les problématiques en ressources humaines
- Participer à l'analyse des besoins en termes d'effectifs, de compétences et assurer le suivi administratif des recrutements
- Superviser l'accueil des nouveaux arrivants, agents ou stagiaires
- Coordonner et formaliser les besoins de formation des agents et en effectuer le suivi
- Dispenser la formation générale hygiène et sécurité aux nouveaux arrivants, en lien avec l’assistant de prévention, et favoriser le respect des règles relevant des conditions de travail
- Rédiger puis suivre les DUERP en lien avec l'intervenant de prévention
Gestion administrative, organisationnelle et logistique des deux directions :
- Définir des modes opératoires ou proposer des améliorations (circuit d’informations, procédures…)
- Mettre en œuvre la procédure des missions et des réceptions (validation des demandes, suivi des états de frais…)
- Assurer le suivi des indicateurs du Contrat d’objectifs et de performance
- Etre le référent archive des directions et contribuer à la diffusion des bonnes pratiques en matière de gestion des archives physiques et numériques
- Superviser le suivi du bon état des locaux administratifs et à ce titre effectuer les demandes de travaux nécessaires
- Superviser l'approvisionnement de chaque direction (commande de mobiliers, de fournitures…)
- Superviser les diverses distributions au sein de chaque direction (dotations, catalogues, EPI…)
Encadrement du service et du personnel placé sous son autorité (5 agents) :
- Définir et soutenir auprès de la hiérarchie un projet de service et fédérer l’équipe autour de celui-ci
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle de l'activité
- Définir les missions, les objectifs prioritaires et coordonner les méthodes de travail de l'équipe
- Analyser les besoins en termes de moyens humains et de compétences du service
- Réaliser l’évaluation annuelle des agents et identifier leurs besoins de formation
- Être garant de l’application des règles d'ergonomie au travail et des normes et dispositifs d'hygiène et de sécurité
Pilotage budgétaire et financier des deux directions, en relation directe avec la Direction Financière, Juridique et des Moyens (DFJM) :
- Veiller à une gestion optimale des moyens
- Concevoir des outils de reporting et de suivi budgétaire et veiller à leur alimentation
- Coordonner la préparation du budget initial, des budgets rectificatifs et de la trajectoire budgétaire de chaque direction et les soumettre à l’arbitrage de chaque directeur
- Participer au dialogue de gestion avec la DFJM
- Réaliser des études et analyses financières
- Mettre en œuvre la procédure des missions et des réceptions (validation des demandes, suivi des états de frais…) et suivre le budget afférant
Marchés publics, contrats et conventions, en relation directe avec la DFJM :
- Apporter un premier niveau d’information juridique auprès de chaque direction
- Participer au Plan d’action achat de chaque direction et veiller à la mise en œuvre en matière de politique achat
- Superviser l’élaboration des contrats, conventions, des cahiers des charges et l’analyse des offres
- Coordonner la préparation des marchés à procédures adaptées et consultations
Ressources humaines des deux directions, en relation directe avec la DRH :
- Superviser le suivi administratif et RH des agents
- Accompagner les encadrants dans toutes les problématiques en ressources humaines
- Participer à l'analyse des besoins en termes d'effectifs, de compétences et assurer le suivi administratif des recrutements
- Superviser l'accueil des nouveaux arrivants, agents ou stagiaires
- Coordonner et formaliser les besoins de formation des agents et en effectuer le suivi
- Dispenser la formation générale hygiène et sécurité aux nouveaux arrivants, en lien avec l’assistant de prévention, et favoriser le respect des règles relevant des conditions de travail
- Rédiger puis suivre les DUERP en lien avec l'intervenant de prévention
Gestion administrative, organisationnelle et logistique des deux directions :
- Définir des modes opératoires ou proposer des améliorations (circuit d’informations, procédures…)
- Mettre en œuvre la procédure des missions et des réceptions (validation des demandes, suivi des états de frais…)
- Assurer le suivi des indicateurs du Contrat d’objectifs et de performance
- Etre le référent archive des directions et contribuer à la diffusion des bonnes pratiques en matière de gestion des archives physiques et numériques
- Superviser le suivi du bon état des locaux administratifs et à ce titre effectuer les demandes de travaux nécessaires
- Superviser l'approvisionnement de chaque direction (commande de mobiliers, de fournitures…)
- Superviser les diverses distributions au sein de chaque direction (dotations, catalogues, EPI…)
Profils recherchés
- Expérience confirmée sur des fonctions similaires
- Maîtrise de l’élaboration et du suivi des budgets
- Maîtrise des outils bureautiques standards
- Maîtrise des techniques de management
- Maitrise des procédures relatives aux finances et à la comptabilité publique
- Maîtrise des logiciels spécifiques utilisés par le musée (ELAP, ORA, Workey, Globéo) appréciée
- Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture souhaitée
- Connaissance du Code des Marchés Publics et des procédures de commande publique
- Connaissance des procédures relatives aux finances publiques et à la comptabilité publique
- Connaissance en droit des contrats et en droit de la propriété intellectuelle
- Connaissance du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
- Connaissance en gestion des ressources humaines (statut de la fonction publique, droit à la formation…)
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité du travail
- Connaissance en techniques de communication
- Maîtrise de l’élaboration et du suivi des budgets
- Maîtrise des outils bureautiques standards
- Maîtrise des techniques de management
- Maitrise des procédures relatives aux finances et à la comptabilité publique
- Maîtrise des logiciels spécifiques utilisés par le musée (ELAP, ORA, Workey, Globéo) appréciée
- Connaissance de l’environnement administratif, juridique et financier (réglementation, procédures, interlocuteurs…) du musée du Louvre et du ministère de la Culture souhaitée
- Connaissance du Code des Marchés Publics et des procédures de commande publique
- Connaissance des procédures relatives aux finances publiques et à la comptabilité publique
- Connaissance en droit des contrats et en droit de la propriété intellectuelle
- Connaissance du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la règlementation en matière de conservation des archives publiques
- Connaissance en gestion des ressources humaines (statut de la fonction publique, droit à la formation…)
- Connaissance des règles d'hygiène et de sécurité du travail
- Connaissance en techniques de communication
Contact et modalités de candidature
Contact
0140205050
Informations complémentaires
Adressez-nous votre candidature (CV et lettre de motivation) à candidatures@louvre.fr en indiquant l’intitulé du poste : Chef du service SPA (F/H) - DSCO / DEMAR»
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.