Assistant.e Vice-président - Assistant.e de direction F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O077230901197057
Publiée le 24/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Melun
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
25/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Missions du poste :
Assistance permanente aux Vice-présidents en terme d'organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi de
leurs dossiers. Organisation, communication, information, accueil et classement.
Activités principales :
. Contact direct et échanges permanents avec les Elus (mails, sms, téléphone)
. Accueil physique des personnes qui viennent en réunion ou en rendez-vous
. Gestion des appels téléphoniques (renseignements des administrés, relais vers l'interlocuteur compétent si nécessaire,
filtrage et transcription des messages aux Elus)
. Gestion et optimisation d'agendas complexes en fonction des priorités, des urgences en parallèle des agendas
professionnels des Elus
. Gestion et suivi des courriers « arrivée/départ » via Elise, des notes, mails (externes et internes)
. Contrôle et suivi des parapheurs avant présentation à la signature des Vice-présidents
. Traitement des invitations nominatives aux réunions internes et externes, aux manifestations
. Traitement des représentations du Président via l'application « Convocations/Invitations »
. Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes
. Si nécessaire, demande d'éléments de langage relatifs aux réunions, convocations et manifestations
. Rédaction et élaboration de divers documents (courriers, mails, notes, tableaux par communes pour chaque canton...)
. Suivi des délégations (participations/représentations aux CA et désignations diverses)
. Organisation logistique des déplacements
. Lien avec le service Presse
. Préparation des dossiers de travail avec la sortie des rapports pour les Commissions Permanentes et Séances via
l'application ACTE77 (ainsi que pour le conseiller VP de commission) + prise de rendez-vous pour l'examen des
rapports
Activités secondaires :
. Gestion des voeux par cantons pour les élus et leur binôme
. Gestion des demandes spécifiques des Elus
. Elaboration des états de frais de déplacements dans l'application dédiée
. Classement et archivage des dossiers
. Demandes de lots pour les associations qui le demandent
. Appui logistique et bureautique
. Recherche de documentations et d'informations diverses
. Continuité de service en cas d'absence des collègues (congés, formation ou maladie)
Assistance permanente aux Vice-présidents en terme d'organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi de
leurs dossiers. Organisation, communication, information, accueil et classement.
Activités principales :
. Contact direct et échanges permanents avec les Elus (mails, sms, téléphone)
. Accueil physique des personnes qui viennent en réunion ou en rendez-vous
. Gestion des appels téléphoniques (renseignements des administrés, relais vers l'interlocuteur compétent si nécessaire,
filtrage et transcription des messages aux Elus)
. Gestion et optimisation d'agendas complexes en fonction des priorités, des urgences en parallèle des agendas
professionnels des Elus
. Gestion et suivi des courriers « arrivée/départ » via Elise, des notes, mails (externes et internes)
. Contrôle et suivi des parapheurs avant présentation à la signature des Vice-présidents
. Traitement des invitations nominatives aux réunions internes et externes, aux manifestations
. Traitement des représentations du Président via l'application « Convocations/Invitations »
. Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes
. Si nécessaire, demande d'éléments de langage relatifs aux réunions, convocations et manifestations
. Rédaction et élaboration de divers documents (courriers, mails, notes, tableaux par communes pour chaque canton...)
. Suivi des délégations (participations/représentations aux CA et désignations diverses)
. Organisation logistique des déplacements
. Lien avec le service Presse
. Préparation des dossiers de travail avec la sortie des rapports pour les Commissions Permanentes et Séances via
l'application ACTE77 (ainsi que pour le conseiller VP de commission) + prise de rendez-vous pour l'examen des
rapports
Activités secondaires :
. Gestion des voeux par cantons pour les élus et leur binôme
. Gestion des demandes spécifiques des Elus
. Elaboration des états de frais de déplacements dans l'application dédiée
. Classement et archivage des dossiers
. Demandes de lots pour les associations qui le demandent
. Appui logistique et bureautique
. Recherche de documentations et d'informations diverses
. Continuité de service en cas d'absence des collègues (congés, formation ou maladie)
Missions / conditions d'exercice
Le poste est ouvert aux contractuels
- Titres restaurant, participation aux frais de mutuelle- RTT (sur la base de 39 heures hebdomadaires)- Gare de Melun à proximité (à 25 min de Paris gare de Lyon
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
- Titres restaurant, participation aux frais de mutuelle- RTT (sur la base de 39 heures hebdomadaires)- Gare de Melun à proximité (à 25 min de Paris gare de Lyon
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.
Profils recherchés
Savoir :. Organisation et gestion du temps et des priorités. Fonctionnement des services de la collectivité. Règles de l?expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire). Circuits et procédures administratives. Fonctionnement et rôle des autres collectivités
Savoir-faire :. Organisation d?agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités. Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques. Rappel des informations importantes et transmission des messages. Renseignement des interlocuteurs et relais vers l?interlocuteur compétent. Adaptation de son discours en fonction de l?interlocuteur. Anticipation des activités et besoins. Compréhension et reformulation des demandes. Respect des délais. Organisation du classement et archivage des dossiers. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et d?internet. Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme)
Savoir relationnel :. Grande discrétion. Travail en équipe. Autonomie. Sens de l?initiative. Rigueur et sens de l?organisation. Capacité à gérer l?urgence. Disponibilité. Aptitude à communiquer, aisance dans les contacts, sens de l?écoute. Bonne présentation. Etablir d?une relation de confiance
Savoir-faire :. Organisation d?agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités. Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques. Rappel des informations importantes et transmission des messages. Renseignement des interlocuteurs et relais vers l?interlocuteur compétent. Adaptation de son discours en fonction de l?interlocuteur. Anticipation des activités et besoins. Compréhension et reformulation des demandes. Respect des délais. Organisation du classement et archivage des dossiers. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et d?internet. Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme)
Savoir relationnel :. Grande discrétion. Travail en équipe. Autonomie. Sens de l?initiative. Rigueur et sens de l?organisation. Capacité à gérer l?urgence. Disponibilité. Aptitude à communiquer, aisance dans les contacts, sens de l?écoute. Bonne présentation. Etablir d?une relation de confiance
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.