Assistante administrative
Offre n° O077260609001530
Publiée le 09/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Parc du Souvenir E. Fouchard, Chelles (Seine-et-Marne (77))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Catégorie C+ / B
D.G.A Ville active et citoyenne
Service Pôle Administratif
D.G.A Ville active et citoyenne
Service Pôle Administratif
Missions / conditions d'exercice
- Assurer la polyvalence administrative auprès des Directions suivantes : action de proximité, commerce et insertion, des solidarités, affaires civiles et accueil des administrés
- Suivre et rédiger les courriers sur Elise,
- Gérer les dossiers des différentes directions,
- Suivre le stock de fournitures, matériel informatique,
- Suivre et gérer les ordres de missions, demandes de travaux, demandes informatiques,
- Assurer la gestion du pôle du véhicule affecté à la DGA,
- Engager des bons de commande, et assurer le suivi des contrats et décisions du Maire, arrêtés et délibérations des différentes directions,
- Assurer l’affichage des informations diverses,
- Effectuer la mise en forme de documents administratifs et faire les suivis des parapheurs,
- Faire le classement (physique et dématérialisé),
- Prendre en compte la tenue de l’agenda du DGA, des directeurs et responsables,
- Assurer l’accueil sur place ou par téléphone
- Gérer les demandes de stages de la Ville en collaboration avec la responsable du pôle administratif
Direction commerce et marchés :
- Rédaction des courriers, conventions (minimum 48 conventions à l’année pour la boutique éphémère, 96 en 2026 avec la création de la seconde boutique éphémère), baux, contrats, avenants et décisions du Maire avant relecture par le service Commerce et le service Juridique
- Intégration des documents administratifs dans les logiciels métiers (IXBUS, Elise).
- Suivi des documents administratifs (suivi des parapheurs) et envoi des courriers.
- Aide à l'arbitrage du planning annuel de la boutique éphémère
- Envoi par mail des confirmations aux exposants de la boutique éphémère et réponse en cas de sollicitation
- Réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie des exposants de la boutique éphémère.
- Aide à l'organisation des clubs des entreprises, des animations commerçantes et des réunions
- Relance téléphonique des commerçants lorsque la Ville organise des animations (concours des vitrines de Noël, opération bons de réduction).
- Rédaction de bons de commande
- Aide à la mise à jour et à l'exploitation de la base de données des commerces et entreprises
- Participation et rédaction des comptes rendus des points commerce
- Participation à la réflexion sur les animations en centre-ville, au marché ou aux thématiques du club des entreprises
- Suivre et rédiger les courriers sur Elise,
- Gérer les dossiers des différentes directions,
- Suivre le stock de fournitures, matériel informatique,
- Suivre et gérer les ordres de missions, demandes de travaux, demandes informatiques,
- Assurer la gestion du pôle du véhicule affecté à la DGA,
- Engager des bons de commande, et assurer le suivi des contrats et décisions du Maire, arrêtés et délibérations des différentes directions,
- Assurer l’affichage des informations diverses,
- Effectuer la mise en forme de documents administratifs et faire les suivis des parapheurs,
- Faire le classement (physique et dématérialisé),
- Prendre en compte la tenue de l’agenda du DGA, des directeurs et responsables,
- Assurer l’accueil sur place ou par téléphone
- Gérer les demandes de stages de la Ville en collaboration avec la responsable du pôle administratif
Direction commerce et marchés :
- Rédaction des courriers, conventions (minimum 48 conventions à l’année pour la boutique éphémère, 96 en 2026 avec la création de la seconde boutique éphémère), baux, contrats, avenants et décisions du Maire avant relecture par le service Commerce et le service Juridique
- Intégration des documents administratifs dans les logiciels métiers (IXBUS, Elise).
- Suivi des documents administratifs (suivi des parapheurs) et envoi des courriers.
- Aide à l'arbitrage du planning annuel de la boutique éphémère
- Envoi par mail des confirmations aux exposants de la boutique éphémère et réponse en cas de sollicitation
- Réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie des exposants de la boutique éphémère.
- Aide à l'organisation des clubs des entreprises, des animations commerçantes et des réunions
- Relance téléphonique des commerçants lorsque la Ville organise des animations (concours des vitrines de Noël, opération bons de réduction).
- Rédaction de bons de commande
- Aide à la mise à jour et à l'exploitation de la base de données des commerces et entreprises
- Participation et rédaction des comptes rendus des points commerce
- Participation à la réflexion sur les animations en centre-ville, au marché ou aux thématiques du club des entreprises
Profils recherchés
Compétences techniques
- Maîtriser l’outil bureautique et les logiciels (GLPI, AIRDELIB, CIRIL, E-ATAL, IXBUS, ELISE, OCTIME,)
-Maîtriser les règles d’orthographe et syntaxe.
Compétences transverses
- Sens de l’accueil
- Sens de l’organisation
- Sens du service public,
- Discrétion et diplomatie,
- Amabilité
- Disponibilité
- Esprit d’initiative et travail en équipe
- Binôme de l’assistante DGA/ DGS lors des congés ou absences (courrier, organisation des CODIR, ligne téléphonique, suivi des agendas,..)
- Maîtriser l’outil bureautique et les logiciels (GLPI, AIRDELIB, CIRIL, E-ATAL, IXBUS, ELISE, OCTIME,)
-Maîtriser les règles d’orthographe et syntaxe.
Compétences transverses
- Sens de l’accueil
- Sens de l’organisation
- Sens du service public,
- Discrétion et diplomatie,
- Amabilité
- Disponibilité
- Esprit d’initiative et travail en équipe
- Binôme de l’assistante DGA/ DGS lors des congés ou absences (courrier, organisation des CODIR, ligne téléphonique, suivi des agendas,..)
Contact et modalités de candidature
Contact
0164728484
Informations complémentaires
Pour candidater :
Adresser Votre CV et lettre de motivation sur https://chelles.candidater.fr à l'attention de :
Monsieur Le Maire - Direction des Ressources Humaines
Adresser Votre CV et lettre de motivation sur https://chelles.candidater.fr à l'attention de :
Monsieur Le Maire - Direction des Ressources Humaines
Adresse de l'employeur
CHELLES
>Parc du Souvenir E. Fouchard
77505 CHELLES CEDEX
>Parc du Souvenir E. Fouchard
77505 CHELLES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.