Assistant(e) de direction
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Offre n° O083230901187332
Publiée le 15/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 12 avenue joseph clotis, Hyères (Var)
Poste à pourvoir le
01/11/2023
Date limite de candidature
15/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Rattachement: sous l'autorité du chef du service politique de la cohésion sociale et de l'insertion et de son adjointe
Mission du service :
- Mise en œuvre de dispositifs dans les champs de la réussite éducative, de la jeunesse, de la proximité/politique de la ville, de l'accès au droit et de l'insertion professionnelle
Mission du service :
- Mise en œuvre de dispositifs dans les champs de la réussite éducative, de la jeunesse, de la proximité/politique de la ville, de l'accès au droit et de l'insertion professionnelle
Missions / conditions d'exercice
- Assurer le standard téléphonique du service: recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques
- Gérer le départ et l'arrivée du courrier
- Participer aux réunions stratégiques de service
- Rédaction de relevés de décisions
- Accueil physique et téléphonique du public et orientation des usagers
- Assurer l'interface avec les autres services et les différents partenaires institutionnels et associatifs
- Mettre à jour les données (ex : liste de contacts)
- Classer et archiver les documents
- Assurer la bonne circulation de l'information
- Réserver les salles (suivi des dossiers avec le service événementiel)
- Transmettre certains documents administratifs au service Ressources Humaines.
- Assurer la gestion des ordres de mission (saisie des ordres de mission sur CIRIL et saisie en version papier) Obtention de la délégation RH sur CIRIL pour les ODM
- Participer à la réflexion globale relative au fonctionnement du service
- Relayer l'information en lien avec le secteur emploi auprès des partenaires associatifs et institutionnels par le biais de mails groupés.
- Renforcer les relations entre les habitants et contribuer à l'émergence d'initiatives locales (FPH)
- Organiser des réunions, des rendez-vous, des déplacements, des visites et autres événements
- Assister le chef de service dans ses tâches administratives (ordres de mission, plannings, compte rendu de réunion, gestion des agendas du service, de celui de l'élu...)
- Gérer le départ et l'arrivée du courrier
- Participer aux réunions stratégiques de service
- Rédaction de relevés de décisions
- Accueil physique et téléphonique du public et orientation des usagers
- Assurer l'interface avec les autres services et les différents partenaires institutionnels et associatifs
- Mettre à jour les données (ex : liste de contacts)
- Classer et archiver les documents
- Assurer la bonne circulation de l'information
- Réserver les salles (suivi des dossiers avec le service événementiel)
- Transmettre certains documents administratifs au service Ressources Humaines.
- Assurer la gestion des ordres de mission (saisie des ordres de mission sur CIRIL et saisie en version papier) Obtention de la délégation RH sur CIRIL pour les ODM
- Participer à la réflexion globale relative au fonctionnement du service
- Relayer l'information en lien avec le secteur emploi auprès des partenaires associatifs et institutionnels par le biais de mails groupés.
- Renforcer les relations entre les habitants et contribuer à l'émergence d'initiatives locales (FPH)
- Organiser des réunions, des rendez-vous, des déplacements, des visites et autres événements
- Assister le chef de service dans ses tâches administratives (ordres de mission, plannings, compte rendu de réunion, gestion des agendas du service, de celui de l'élu...)
Profils recherchés
- Filière administrative
- Permis B
- Possibilités de formation : fonctionnement de la collectivité territoriale, médiation, techniques d'animation de réunion, rédaction d'actes administratifs
Compétences demandées:
Savoirs (Connaissances en...):
- Acteurs du secteur social (bailleurs sociaux, CCAS, Département)
- Dispositifs de la Politique de la Ville (contrat de ville, abattement de TFPB...)
- Réseau des partenaires institutionnels et compétences respectives
- Tissu associatif local et actions développées
- Informatique
- Rédaction des actes administratifs
- Gestion administrative et organisationnelle d'un service
Savoir-faire (être capable de...) :
- Savoir Analyser, gérer des situations, alerter des risques repérés
- Maîtriser les techniques de gestion et prévention des conflits
- Organiser des évènements (formalités administratives et logistiques)
- Maîtriser les outils informatiques de traitement de texte et tableur
- Animer des réunions
- Gérer les agendas (du service, de l'élu)
- Rendre compte à sa hiérarchie de l'avancée des dossiers
- Organiser l'archivage du service
- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
Savoir-être (faire preuve de...) :
- Disponibilité
- Polyvalence
- Rigueur / organisation
- Esprit de synthèse
- Discrétion professionnelle
- Diplomatie
- Réactivité
- Sens relationnel développé, être à l'écoute
- Permis B
- Possibilités de formation : fonctionnement de la collectivité territoriale, médiation, techniques d'animation de réunion, rédaction d'actes administratifs
Compétences demandées:
Savoirs (Connaissances en...):
- Acteurs du secteur social (bailleurs sociaux, CCAS, Département)
- Dispositifs de la Politique de la Ville (contrat de ville, abattement de TFPB...)
- Réseau des partenaires institutionnels et compétences respectives
- Tissu associatif local et actions développées
- Informatique
- Rédaction des actes administratifs
- Gestion administrative et organisationnelle d'un service
Savoir-faire (être capable de...) :
- Savoir Analyser, gérer des situations, alerter des risques repérés
- Maîtriser les techniques de gestion et prévention des conflits
- Organiser des évènements (formalités administratives et logistiques)
- Maîtriser les outils informatiques de traitement de texte et tableur
- Animer des réunions
- Gérer les agendas (du service, de l'élu)
- Rendre compte à sa hiérarchie de l'avancée des dossiers
- Organiser l'archivage du service
- Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
Savoir-être (faire preuve de...) :
- Disponibilité
- Polyvalence
- Rigueur / organisation
- Esprit de synthèse
- Discrétion professionnelle
- Diplomatie
- Réactivité
- Sens relationnel développé, être à l'écoute
Contact et modalités de candidature
Contact
0494007878
Informations complémentaires
TRAVAILLEURS HANDICAPES :
Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle
CONTACT: Les candidats devront faire parvenir leur CV, Lettre de motivation et copies des diplômes à l'adresse suivantes:
MAIRIE D'HYERES Service DRH-Carrière
12 AVENUE JOSEPH CLOTIS
BP 709
83412 HYERES CEDEX
ou par mail: candidater@mairie-hyeres.com
Téléphone collectivité : 04 94 00 78 78
Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle
CONTACT: Les candidats devront faire parvenir leur CV, Lettre de motivation et copies des diplômes à l'adresse suivantes:
MAIRIE D'HYERES Service DRH-Carrière
12 AVENUE JOSEPH CLOTIS
BP 709
83412 HYERES CEDEX
ou par mail: candidater@mairie-hyeres.com
Téléphone collectivité : 04 94 00 78 78
Adresse de l'employeur
HYERES LES PALMIERS
>Hôtel de ville - 12 avenue joseph clotis
83400 Hyeres les palmiers
>Hôtel de ville - 12 avenue joseph clotis
83400 Hyeres les palmiers
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.