Assistant administratif état-civil (h/f)
Offre n° O083260605001009
Publiée le 05/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - place caramy - bp 307, Brignoles (Var (83))
Poste à pourvoir le
05/07/2026
Date limite de candidature
05/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
L’employeur :
Située cœur de la Provence Verte dont elle est la capitale, la Ville de Brignoles est idéalement localisée entre Toulon, Nice et Marseille. Cette position stratégique et la desserte du territoire communal par la Nationale 7 et l'autoroute A8, sont autant d'atouts pour favoriser le développement de deux zones d'activités économiques au sein desquelles des entreprises d'envergures nationales et internationales sont aujourd'hui implantées.
Brignoles est aussi une ville historique, capitale des Comtes de Provence, elle s’enorgueillit d'un patrimoine architectural riche avec des sites et des monuments classés monuments historiques et des empreintes d'une présence gallo-romaine.
La ville de Brignoles offre un cadre de vie qualitatif au centre de la Provence Verte, à proximité de la mer méditerranée et de l’arrière-pays varois.
Vous y trouverez toutes les commodités nécessaires à la garde d’enfants (crèches, assistantes maternelles), à l’instruction (écoles, collèges, lycées), à la santé (Pôles médicaux, hôpital) et aux loisirs avec des équipements récents, un réseau associatif dynamique et varié, un conservatoire.
L'art de vivre y est aussi cultivé avec une programmation culturelle et évènementielle tout au long de l'année, des temps forts comme le festival des arts de rue Les Médiévales, la Fête de la Prune, fruit emblématique de la commune, mais aussi la Foire de Brignoles, rendez-vous incontournable où les produits du terroir sont valorisés.
Rejoindre les équipes des services municipaux de la ville de Brignoles, c’est rejoindre une équipe dynamique et soudée composée de 300 agents qui œuvre au quotidien pour réaliser le projet de territoire défini par Monsieur le Maire.
Descriptif de l’emploi :
Officier d'état civil : accueil physique et téléphonique du public, instruction, constitution et délivrance des actes d’État Civil, livrets de famille, tenue des registres.
Gestion administrative : traitement courriers - mails, tableaux de bords.
Référent administratif cimetière au sein du service État Civil.
Située cœur de la Provence Verte dont elle est la capitale, la Ville de Brignoles est idéalement localisée entre Toulon, Nice et Marseille. Cette position stratégique et la desserte du territoire communal par la Nationale 7 et l'autoroute A8, sont autant d'atouts pour favoriser le développement de deux zones d'activités économiques au sein desquelles des entreprises d'envergures nationales et internationales sont aujourd'hui implantées.
Brignoles est aussi une ville historique, capitale des Comtes de Provence, elle s’enorgueillit d'un patrimoine architectural riche avec des sites et des monuments classés monuments historiques et des empreintes d'une présence gallo-romaine.
La ville de Brignoles offre un cadre de vie qualitatif au centre de la Provence Verte, à proximité de la mer méditerranée et de l’arrière-pays varois.
Vous y trouverez toutes les commodités nécessaires à la garde d’enfants (crèches, assistantes maternelles), à l’instruction (écoles, collèges, lycées), à la santé (Pôles médicaux, hôpital) et aux loisirs avec des équipements récents, un réseau associatif dynamique et varié, un conservatoire.
L'art de vivre y est aussi cultivé avec une programmation culturelle et évènementielle tout au long de l'année, des temps forts comme le festival des arts de rue Les Médiévales, la Fête de la Prune, fruit emblématique de la commune, mais aussi la Foire de Brignoles, rendez-vous incontournable où les produits du terroir sont valorisés.
Rejoindre les équipes des services municipaux de la ville de Brignoles, c’est rejoindre une équipe dynamique et soudée composée de 300 agents qui œuvre au quotidien pour réaliser le projet de territoire défini par Monsieur le Maire.
Descriptif de l’emploi :
Officier d'état civil : accueil physique et téléphonique du public, instruction, constitution et délivrance des actes d’État Civil, livrets de famille, tenue des registres.
Gestion administrative : traitement courriers - mails, tableaux de bords.
Référent administratif cimetière au sein du service État Civil.
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités du poste :
• Officier d’État Civil Référent administratif cimetière : réception, réalisation et délivrance des actes de décès, contact avec les opérateurs funéraires ou le Centre Hospitalier, coordination avec le gestionnaire du cimetière.
En l’absence de ce dernier, organisation des inhumations avec l’opérateur funéraire et traitement de toutes autres demandes urgentes relevant du cimetière.
• Assistant administratif État Civil relevant de l’activité générale du service : réalisation et délivrance des actes d’état-civil (naissances, mariages, décès, changement de nom et de prénom, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, mariages, PACS, Baptêmes, renouvellement de vœux, …).
• Mise à jour des registres.
• Auditions de mariages, PACS.
• Accueil physique et téléphonique du public, identification et traitement des demandes.
• Divers : traitement du courrier, tenue de tableaux de bords, lien avec les administrations.
Compétences et qualités attendues pour le poste :
Savoir-faire :
Base élémentaire :
• Bonne maîtrise de la communication écrite,
• Bonne maîtrise de l’expression orale.
Référent administratif Cimetière au sein du service État Civil :
• Réception, réalisation et délivrance des demandes d’actes en lien étroit avec les opérateurs funéraires ou avec les particuliers,
• Appréciation de la demande au regard de différents documents (livrets de famille, attestation de domicile, …),
• Contrôle de l'authenticité des attestations fournies,
• Tenue et mise à jour du registre décès,
• Réalisation et transmission des tables annuelles,
• Coordination avec les opérateurs funéraire et le cimetière si besoin.
En l’absence du référent cimetière organisation des inhumations :
• Réception des demandes des pompes funèbres,
• Vérification des autorisations nécessaires,
• Identification des emplacements,
• Réservation du créneau d’intervention en relation avec l’opérateur funéraire,
• Création et suivi du dossier d’inhumation,
• Accueil du convoi au moment de l’inhumation (ouverture du portail, accueil et orientation des proches, …),
• Mise à jour des registres après l’inhumation,
• Interlocuteur pour toutes autres demandes.
Réception des déclarations et établissements de tous actes relevant de l’État Civil :
• Réception de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, mariages...),
• Appréciation de la demande au regard de différents documents (livrets de famille, attestation de domicile, …),
• Contrôle de l'authenticité des attestations fournies,
• Établissement des différents actes d’État Civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…),
• Information générale relative à l'état civil (IGREC),
• Connaissance des conventions internationales sur la délivrance des actes,
• Maitrise des règles communes de rédaction des actes d'état civil,
• Maitrise des procédures administratives de délivrance des actes d'état civil,
• Maitrise du cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et enfants,
• Connaissance de la législation sur l'autorité parentale et transmission du nom,
• Connaissance des notions de titre fondateur de l'identité,
• Maitrise du progiciel de gestion de l'état civil LITTERA.
Accueil et renseignement du public :
• Accueil et renseignements des personnes sur les services de l'Etat Civil,
• Explication de l'acte et ses conséquences,
• Explication des modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil,
• Maîtrise de son calme dans des situations de stress,
• Maitrise des techniques d'accueil et de régulation,
• Connaissance des procédures de l'adoption, de la recherche des origines,
• Procédures relatives aux formalités administratives,
• Connaissance des limites des missions de l'officier d'état civil,
• Orienter les usagers vers les administrations compétences,
• Dossier de transcription mariage ou enfant vers le ministère,
• Instruction des dossiers Mariages / État civil,
• Appréciation des actes d'état civil du pays,
• Établir les actes de publication suite à la constitution du dossier,
• Préparation et remise aux mariés du livret de famille,
• Inscription du mariage dans le registre,
• Audition : Maitrise des techniques d'écoute, de communication et de médiation,
• Maitrise des procédures relatives au mariage,
• Connaissance du rôle du livret de famille,
• Connaissance du Droits des étrangers résidant sur le territoire,
• Prendre connaissance des Certificat de coutumes du pays remis par l'usager et en tenir compte,
• Publication des bancs.
Tenue administrative des registres d'état civil :
• Respect des consignes de classement et d'impression,
• Respect des consignes de rédaction des mentions (calligraphie et orthographe),
• Réalisation de l'ouverture, la clôture et de la table annuelle.
Traitement des demandes d'actes des administrations et des usagers :
• Maîtrise des logiciels Comedec, Hubee, Littera,
• Respect des délais d'instruction,
• Lecture, vérification et mise à jour si nécessaire de l'acte remis,
• Assurer le traitement du courrier départ et arrivé,
• Traitement, suivi, remise des livrets de famille.
Connaissance et application des règles spécifiques à l'état civil (naissance, décès, mariages...) :
• Information générale relative à l'état civil (IGREC),
• Connaissance des conventions internationales sur la délivrance des actes,
• Maitrise des règles communes de rédaction des actes d'état civil,
• Maitrise des procédures administratives de délivrance des actes d'état civil,
• Maitrise du cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et enfants,
• Connaissance de la législation sur l'autorité parentale et transmission du nom,
• Connaissance des notions de titre fondateur de l'identité,
• Connaissance et respect du règlement du cimetière.
Gestion administrative :
• Tableaux de bords : statistiques…,
• Traitement du courrier arrivé, départ,
• Maitrise du logiciel courrier C- Logik,
• Maitrise de la réalisation des Certificats de vie, Certifiés conforme et légalisations de signature.
Poste basé : Hôtel de Ville de Brignoles, 9 Place Carami,
Temps de travail : temps complet, permanences le samedi matin en alternance avec le reste de l’équipe.
• Officier d’État Civil Référent administratif cimetière : réception, réalisation et délivrance des actes de décès, contact avec les opérateurs funéraires ou le Centre Hospitalier, coordination avec le gestionnaire du cimetière.
En l’absence de ce dernier, organisation des inhumations avec l’opérateur funéraire et traitement de toutes autres demandes urgentes relevant du cimetière.
• Assistant administratif État Civil relevant de l’activité générale du service : réalisation et délivrance des actes d’état-civil (naissances, mariages, décès, changement de nom et de prénom, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, mariages, PACS, Baptêmes, renouvellement de vœux, …).
• Mise à jour des registres.
• Auditions de mariages, PACS.
• Accueil physique et téléphonique du public, identification et traitement des demandes.
• Divers : traitement du courrier, tenue de tableaux de bords, lien avec les administrations.
Compétences et qualités attendues pour le poste :
Savoir-faire :
Base élémentaire :
• Bonne maîtrise de la communication écrite,
• Bonne maîtrise de l’expression orale.
Référent administratif Cimetière au sein du service État Civil :
• Réception, réalisation et délivrance des demandes d’actes en lien étroit avec les opérateurs funéraires ou avec les particuliers,
• Appréciation de la demande au regard de différents documents (livrets de famille, attestation de domicile, …),
• Contrôle de l'authenticité des attestations fournies,
• Tenue et mise à jour du registre décès,
• Réalisation et transmission des tables annuelles,
• Coordination avec les opérateurs funéraire et le cimetière si besoin.
En l’absence du référent cimetière organisation des inhumations :
• Réception des demandes des pompes funèbres,
• Vérification des autorisations nécessaires,
• Identification des emplacements,
• Réservation du créneau d’intervention en relation avec l’opérateur funéraire,
• Création et suivi du dossier d’inhumation,
• Accueil du convoi au moment de l’inhumation (ouverture du portail, accueil et orientation des proches, …),
• Mise à jour des registres après l’inhumation,
• Interlocuteur pour toutes autres demandes.
Réception des déclarations et établissements de tous actes relevant de l’État Civil :
• Réception de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, mariages...),
• Appréciation de la demande au regard de différents documents (livrets de famille, attestation de domicile, …),
• Contrôle de l'authenticité des attestations fournies,
• Établissement des différents actes d’État Civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…),
• Information générale relative à l'état civil (IGREC),
• Connaissance des conventions internationales sur la délivrance des actes,
• Maitrise des règles communes de rédaction des actes d'état civil,
• Maitrise des procédures administratives de délivrance des actes d'état civil,
• Maitrise du cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et enfants,
• Connaissance de la législation sur l'autorité parentale et transmission du nom,
• Connaissance des notions de titre fondateur de l'identité,
• Maitrise du progiciel de gestion de l'état civil LITTERA.
Accueil et renseignement du public :
• Accueil et renseignements des personnes sur les services de l'Etat Civil,
• Explication de l'acte et ses conséquences,
• Explication des modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil,
• Maîtrise de son calme dans des situations de stress,
• Maitrise des techniques d'accueil et de régulation,
• Connaissance des procédures de l'adoption, de la recherche des origines,
• Procédures relatives aux formalités administratives,
• Connaissance des limites des missions de l'officier d'état civil,
• Orienter les usagers vers les administrations compétences,
• Dossier de transcription mariage ou enfant vers le ministère,
• Instruction des dossiers Mariages / État civil,
• Appréciation des actes d'état civil du pays,
• Établir les actes de publication suite à la constitution du dossier,
• Préparation et remise aux mariés du livret de famille,
• Inscription du mariage dans le registre,
• Audition : Maitrise des techniques d'écoute, de communication et de médiation,
• Maitrise des procédures relatives au mariage,
• Connaissance du rôle du livret de famille,
• Connaissance du Droits des étrangers résidant sur le territoire,
• Prendre connaissance des Certificat de coutumes du pays remis par l'usager et en tenir compte,
• Publication des bancs.
Tenue administrative des registres d'état civil :
• Respect des consignes de classement et d'impression,
• Respect des consignes de rédaction des mentions (calligraphie et orthographe),
• Réalisation de l'ouverture, la clôture et de la table annuelle.
Traitement des demandes d'actes des administrations et des usagers :
• Maîtrise des logiciels Comedec, Hubee, Littera,
• Respect des délais d'instruction,
• Lecture, vérification et mise à jour si nécessaire de l'acte remis,
• Assurer le traitement du courrier départ et arrivé,
• Traitement, suivi, remise des livrets de famille.
Connaissance et application des règles spécifiques à l'état civil (naissance, décès, mariages...) :
• Information générale relative à l'état civil (IGREC),
• Connaissance des conventions internationales sur la délivrance des actes,
• Maitrise des règles communes de rédaction des actes d'état civil,
• Maitrise des procédures administratives de délivrance des actes d'état civil,
• Maitrise du cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et enfants,
• Connaissance de la législation sur l'autorité parentale et transmission du nom,
• Connaissance des notions de titre fondateur de l'identité,
• Connaissance et respect du règlement du cimetière.
Gestion administrative :
• Tableaux de bords : statistiques…,
• Traitement du courrier arrivé, départ,
• Maitrise du logiciel courrier C- Logik,
• Maitrise de la réalisation des Certificats de vie, Certifiés conforme et légalisations de signature.
Poste basé : Hôtel de Ville de Brignoles, 9 Place Carami,
Temps de travail : temps complet, permanences le samedi matin en alternance avec le reste de l’équipe.
Profils recherchés
Savoir-être :
Base élémentaire :
• Politesse/ respect
• Discrétion / réserve professionnelle / Respect de la confidentialité
• Posture professionnelle et représentative de l’institution.
Lié au poste :
• Capacité d’écoute et d’adaptation face aux différents publics/comportements,
• Rigueur,
• Esprit d’équipe,
• Autonomie,
• Savoir rendre compte.
Base élémentaire :
• Politesse/ respect
• Discrétion / réserve professionnelle / Respect de la confidentialité
• Posture professionnelle et représentative de l’institution.
Lié au poste :
• Capacité d’écoute et d’adaptation face aux différents publics/comportements,
• Rigueur,
• Esprit d’équipe,
• Autonomie,
• Savoir rendre compte.
Contact et modalités de candidature
Contact
0494862206
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV à adresser à Monsieur le Maire de Brignoles, 9 Place Carami, BP 307, 83 170 BRIGNOLES ou à recrutement @ brignoles.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.