Assistant administratif et comptable (h/f) 23-0914
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Offre n° O093230300980350
Publiée le 27/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville d'histoire avec l'incontournable Basilique royale, Saint-Denis, troisième commune d'Île-de-France avec plus de 110 000 habitants, est un territoire en pleine transformation.
Forte d'un développement urbain exceptionnel, avec la livraison à venir du Village olympique, de deux grands projets de rénovation urbaine et le renouvellement complet de son cœur de ville, Saint-Denis s'affirme comme un pôle urbain équilibré, attractif et solidaire. Ville d'accueil des Jeux olympiques et paralympiques 2024 et de la Coupe du monde de rugby 2023, elle se démarque par sa richesse culturelle et créative unique, avec plus de 130 nationalités représentées et une société civile dynamique.
Collectivité mobilisée, Saint-Denis bénéficie quotidiennement de l'engagement et de l'expertise de ses 3 500 agents. Rejoignez une ville de défis et d'opportunités, où le service public s'incarne avec une force particulière, et venez marquer Saint-Denis de votre empreinte !
Forte d'un développement urbain exceptionnel, avec la livraison à venir du Village olympique, de deux grands projets de rénovation urbaine et le renouvellement complet de son cœur de ville, Saint-Denis s'affirme comme un pôle urbain équilibré, attractif et solidaire. Ville d'accueil des Jeux olympiques et paralympiques 2024 et de la Coupe du monde de rugby 2023, elle se démarque par sa richesse culturelle et créative unique, avec plus de 130 nationalités représentées et une société civile dynamique.
Collectivité mobilisée, Saint-Denis bénéficie quotidiennement de l'engagement et de l'expertise de ses 3 500 agents. Rejoignez une ville de défis et d'opportunités, où le service public s'incarne avec une force particulière, et venez marquer Saint-Denis de votre empreinte !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ST DENIS CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
25/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Contexte
La direction vie des quartiers rassemble les services dédiés à l'action publique locale territorialisée et de la démocratie participative, à savoir :
- les démarches-quartiers (6 directeurs.trices de quartiers + 3 chargé.es de mission GUP)
- les maisons de quartier (5 responsables d'équipements + 24 agents.es) ;
- le service de la vie associative (1 chef.fe de service + 12 agents.es)
- la politique de la ville (1 chef.fe de projet)
Au sein de la Maison de la vie associative, l'assistant(e) assure des missions administratives et comptables pour le Service vie associative
La direction vie des quartiers rassemble les services dédiés à l'action publique locale territorialisée et de la démocratie participative, à savoir :
- les démarches-quartiers (6 directeurs.trices de quartiers + 3 chargé.es de mission GUP)
- les maisons de quartier (5 responsables d'équipements + 24 agents.es) ;
- le service de la vie associative (1 chef.fe de service + 12 agents.es)
- la politique de la ville (1 chef.fe de projet)
Au sein de la Maison de la vie associative, l'assistant(e) assure des missions administratives et comptables pour le Service vie associative
Missions / conditions d'exercice
Suivi comptable et budgétaire
- Exécution et suivi des bons de commandes : contrôler, réceptionner des livraisons, gérer des factures.
- Exécution comptable : Dépenses (engagements, mandatements, tableaux de suivi), dont subvention ; Recettes (tableaux de suivi, engagements, notifications) ; Régie : gestion recettes et dépenses + trésorerie
- Assurer le suivi budgétaire : Suivi de tableaux de gestion des dépenses de fonctionnement, investissement, vacations et recettes ; Actualisation des prévisionnels et réalisé (budgets services) sous la responsabilité du responsable de structure
Suivi administratif
- Gestion du courrier, des agendas (responsables + salles), organisation de réunion
- Assurer le suivi des commandes : besoins, recherches, devis. Relations avec les fournisseurs.
- Assurer le suivi de l'instruction et du circuit de validation de documents administratifs (rapport, marchés, convention, délibérations, décisions)
- Classer et archiver des documents (papiers et dématérialisés)
- Tenir et suivre le fichier répertoire associatif
- Tenir, suivre et actualiser des fichiers d'inscription aux activités, états de présence, évènements
- Assurer le suivi d'activité (tenue de tableaux de bords)
- Assurer la diffusion d'information / suivre les outils de communication en lien avec le/ la chargé.e de mission: affiches, flyer, site internet, affichage, mailing
Missions spécifiques à la Vie associative
- Assurer le suivi des conventions de mise à disposition des locaux pour l'activité associative (établissement scolaires, salles gérées par le service vie associative)
- Assurer le suivi des congés et effectifs du service Vie associative en lien avec le.la chef.fe de service
- Participer à l'instruction des demandes de subventions dans le cadre des trains de subvention (réception des dossiers, vérification des éléments administratifs et budgétaires, saisie dans les outils informatiques de synthèse et le logiciel métier, délibération et courriers de notification)
- Participer à l'organisation et aux évènements importants de la vie associative
Missions spécifiques à la Bourse du Travail
- Suivre et gérer le planning des salles de la Bourse (permanent et ponctuel) et de la salle familiale en lien avec l'agent.e d'accueil suite à l'arbitrage des élus et en coordination avec le secrétariat de la Commission administrative de la Bourse du travail (pour les demandes émanant des organisations syndicales), effectuer la saisie des mises à disposition de salles et de moyens dans le logiciel dédié ;
- Suivre et gérer les dossiers de demandes de salle familiale : gestion du planning, réception des usagers pour la constitution des dossiers de réservation, gestion des listes d'attentes, remplissage des outils de suivi ;
Autres
- Ouvrir et fermer l'équipement selon le planning établi
Ponctuellement : accueil physique, téléphonique, mise sous pli
- Exécution et suivi des bons de commandes : contrôler, réceptionner des livraisons, gérer des factures.
- Exécution comptable : Dépenses (engagements, mandatements, tableaux de suivi), dont subvention ; Recettes (tableaux de suivi, engagements, notifications) ; Régie : gestion recettes et dépenses + trésorerie
- Assurer le suivi budgétaire : Suivi de tableaux de gestion des dépenses de fonctionnement, investissement, vacations et recettes ; Actualisation des prévisionnels et réalisé (budgets services) sous la responsabilité du responsable de structure
Suivi administratif
- Gestion du courrier, des agendas (responsables + salles), organisation de réunion
- Assurer le suivi des commandes : besoins, recherches, devis. Relations avec les fournisseurs.
- Assurer le suivi de l'instruction et du circuit de validation de documents administratifs (rapport, marchés, convention, délibérations, décisions)
- Classer et archiver des documents (papiers et dématérialisés)
- Tenir et suivre le fichier répertoire associatif
- Tenir, suivre et actualiser des fichiers d'inscription aux activités, états de présence, évènements
- Assurer le suivi d'activité (tenue de tableaux de bords)
- Assurer la diffusion d'information / suivre les outils de communication en lien avec le/ la chargé.e de mission: affiches, flyer, site internet, affichage, mailing
Missions spécifiques à la Vie associative
- Assurer le suivi des conventions de mise à disposition des locaux pour l'activité associative (établissement scolaires, salles gérées par le service vie associative)
- Assurer le suivi des congés et effectifs du service Vie associative en lien avec le.la chef.fe de service
- Participer à l'instruction des demandes de subventions dans le cadre des trains de subvention (réception des dossiers, vérification des éléments administratifs et budgétaires, saisie dans les outils informatiques de synthèse et le logiciel métier, délibération et courriers de notification)
- Participer à l'organisation et aux évènements importants de la vie associative
Missions spécifiques à la Bourse du Travail
- Suivre et gérer le planning des salles de la Bourse (permanent et ponctuel) et de la salle familiale en lien avec l'agent.e d'accueil suite à l'arbitrage des élus et en coordination avec le secrétariat de la Commission administrative de la Bourse du travail (pour les demandes émanant des organisations syndicales), effectuer la saisie des mises à disposition de salles et de moyens dans le logiciel dédié ;
- Suivre et gérer les dossiers de demandes de salle familiale : gestion du planning, réception des usagers pour la constitution des dossiers de réservation, gestion des listes d'attentes, remplissage des outils de suivi ;
Autres
- Ouvrir et fermer l'équipement selon le planning établi
Ponctuellement : accueil physique, téléphonique, mise sous pli
Profils recherchés
Maitrise de la réglementation et des procédures de comptabilité publique (M14) ; des techniques de secrétariat ; des logiciels de bureautique / comptabilité / demande de subvention ; connaissance de l'environnement territorial et de l'organisation de la collecti
Contact
Contact
0149336666
Lien de candidature
Informations complémentaires
Veuillez envoyer lettre de motivation et curriculum vitae, à l'attention de M. le Maire de Saint-Denis, en cliquant sur le lien ci-dessus pour accéder au formulaire de candidature sur le site de la Ville
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.