Chargé d'accueil et de gestion administrative (h/f)
Offre n° O001250905000791
Publiée le 05/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 1 avenue voltaire - cs 90149, Ferney-Voltaire (Ain)
Poste à pourvoir le
05/10/2025
Date limite de candidature
05/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La collectivité de Ferney-Voltaire :
Ville frontalière de la Suisse, à proximité de Genève et de son aéroport international, la ville de Ferney-Voltaire bénéficie d’un cadre exceptionnel en plein cœur du Pays de Gex. Entre les contreforts du Jura et le Mont-Blanc, à moins d’un quart d’heure du Léman, le territoire en pleine mutation bénéficie d’atouts majeurs. Le dynamisme culturel et associatif sont des marqueurs forts de l’attractivité du territoire pour les habitants et les nombreux touristes qui viennent tous les ans visiter le pays de Voltaire. Doté d’un collège et d’un lycée international, Ferney-Voltaire est une terre d’histoire, de culture et d’avenir qui se conjugue à tous les temps. Soutenue par l’État, la Région Auvergne-Rhône-Alpes, le Département de l’Ain, l’Agglomération du Pays de Gex et le Grand Genève, la ville s’inscrit pleinement dans un projet de territoire ambitieux et structurant.
Vous aimez relever les challenges, l’intelligence collective est votre moteur, vous êtes attaché aux valeurs du service public, alors venez rejoindre une équipe dynamique pour servir l’intérêt général.
Ville frontalière de la Suisse, à proximité de Genève et de son aéroport international, la ville de Ferney-Voltaire bénéficie d’un cadre exceptionnel en plein cœur du Pays de Gex. Entre les contreforts du Jura et le Mont-Blanc, à moins d’un quart d’heure du Léman, le territoire en pleine mutation bénéficie d’atouts majeurs. Le dynamisme culturel et associatif sont des marqueurs forts de l’attractivité du territoire pour les habitants et les nombreux touristes qui viennent tous les ans visiter le pays de Voltaire. Doté d’un collège et d’un lycée international, Ferney-Voltaire est une terre d’histoire, de culture et d’avenir qui se conjugue à tous les temps. Soutenue par l’État, la Région Auvergne-Rhône-Alpes, le Département de l’Ain, l’Agglomération du Pays de Gex et le Grand Genève, la ville s’inscrit pleinement dans un projet de territoire ambitieux et structurant.
Vous aimez relever les challenges, l’intelligence collective est votre moteur, vous êtes attaché aux valeurs du service public, alors venez rejoindre une équipe dynamique pour servir l’intérêt général.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du directeur du service enfance, vos missions seront les suivantes :
• Accueillir le public relatif au scolaire et périscolaire.
• Assurer l’administration et le secrétariat du service.
• Assurer le contrôle des inscriptions, des pièces justificatives et être rigoureuse sur le protocole dans son ensemble (carte scolaire, dérogation etc…)
Gestion administrative du service enfance :
▪ Assurer l’accueil téléphonique et physique du public et répond aux mails : renseignements, informations, conseils.
▪ Traiter les demandes d’inscription scolaire et périscolaires et gestion des dossiers (contrôle des pièces justificatives, mises à jour et saisie informatique).
▪ Envoyer des communications groupées aux parents par le logiciel dédié.
▪ Trier, classer et archiver les documents.
▪ Participer à la campagne d’inscriptions scolaires et périscolaires.
▪ Enregistrer toutes les modifications d’inscription/annulation dans le logiciel.
▪ Participer aux réunions de direction du service.
▪ Suivre les rendez-vous en ligne du service sur le logiciel dédié, (suivi des rendez-vous, mise à jour des disponibilités du service, mise à jour lors des campagnes d’inscriptions, extraction de données statistiques).
▪ Suivre et gérer les demandes d’intervention dans les écoles en lien avec les services techniques sur E-Attal (interventions travaux, prêt de matériel).
▪ Suivre et contrôler les bons de commande et factures liés au scolaire et périscolaire.
▪ Enregistrer les courriers sur Elise selon les besoins.
▪ Assurer l’encaissement des règlements des familles et gérer les régularisations de factures.
▪ Passer les commandes de repas auprès de notre prestataire.
• Accueillir le public relatif au scolaire et périscolaire.
• Assurer l’administration et le secrétariat du service.
• Assurer le contrôle des inscriptions, des pièces justificatives et être rigoureuse sur le protocole dans son ensemble (carte scolaire, dérogation etc…)
Gestion administrative du service enfance :
▪ Assurer l’accueil téléphonique et physique du public et répond aux mails : renseignements, informations, conseils.
▪ Traiter les demandes d’inscription scolaire et périscolaires et gestion des dossiers (contrôle des pièces justificatives, mises à jour et saisie informatique).
▪ Envoyer des communications groupées aux parents par le logiciel dédié.
▪ Trier, classer et archiver les documents.
▪ Participer à la campagne d’inscriptions scolaires et périscolaires.
▪ Enregistrer toutes les modifications d’inscription/annulation dans le logiciel.
▪ Participer aux réunions de direction du service.
▪ Suivre les rendez-vous en ligne du service sur le logiciel dédié, (suivi des rendez-vous, mise à jour des disponibilités du service, mise à jour lors des campagnes d’inscriptions, extraction de données statistiques).
▪ Suivre et gérer les demandes d’intervention dans les écoles en lien avec les services techniques sur E-Attal (interventions travaux, prêt de matériel).
▪ Suivre et contrôler les bons de commande et factures liés au scolaire et périscolaire.
▪ Enregistrer les courriers sur Elise selon les besoins.
▪ Assurer l’encaissement des règlements des familles et gérer les régularisations de factures.
▪ Passer les commandes de repas auprès de notre prestataire.
Profils recherchés
Connaissances attendues
• Maîtriser les techniques de base du secrétariat et de la bureautique
• Connaître les outils Informatique/Internet
• Maîtriser la langue française
• Connaître les règles et les procédures administratives
Savoir-faire
• Accueillir tous types de public/ S’exprimer clairement
• Rédaction de courrier
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Agir en cas d’urgence/ accident/ Gérer les situations de stress
Savoir être
• Accueillant, souriant, sociable
• Soigné et présentable
• Être une force de proposition pour la qualité des services
• Avoir le sens du service public
• Être organisé, méthodique et rigoureux
• Avoir une bonne capacité d’adaptation
• Avoir des capacités d’initiative et de réaction
Conditions :
• Niveau de formation : Baccalauréat minimum.
• Niveau d’expérience : Minimum 6 mois en secrétariat et contact avec le public au sein d’un service public si possible.
• Maîtriser les techniques de base du secrétariat et de la bureautique
• Connaître les outils Informatique/Internet
• Maîtriser la langue française
• Connaître les règles et les procédures administratives
Savoir-faire
• Accueillir tous types de public/ S’exprimer clairement
• Rédaction de courrier
• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
• Agir en cas d’urgence/ accident/ Gérer les situations de stress
Savoir être
• Accueillant, souriant, sociable
• Soigné et présentable
• Être une force de proposition pour la qualité des services
• Avoir le sens du service public
• Être organisé, méthodique et rigoureux
• Avoir une bonne capacité d’adaptation
• Avoir des capacités d’initiative et de réaction
Conditions :
• Niveau de formation : Baccalauréat minimum.
• Niveau d’expérience : Minimum 6 mois en secrétariat et contact avec le public au sein d’un service public si possible.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450407121
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV à envoyer avant le 25 septembre 2025 par courrier à :
Monsieur le Maire, Hôtel de Ville
1 avenue Voltaire – CS 90149 - 01210 FERNEY-VOLTAIRE
Ou par mail : rh@ferney-voltaire.fr
Pour tout renseignement, s’adresser au directeur du service enfance (M. COOSEMANS : 04.50.40.18.44)
Monsieur le Maire, Hôtel de Ville
1 avenue Voltaire – CS 90149 - 01210 FERNEY-VOLTAIRE
Ou par mail : rh@ferney-voltaire.fr
Pour tout renseignement, s’adresser au directeur du service enfance (M. COOSEMANS : 04.50.40.18.44)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.