Agent administratif polyvalent Accueil Etat-civil
Offre n° O002250520000630
Publiée le 20/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MAIRIE, Neuilly-Saint-Front (Aisne)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
20/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La commune de Neuilly Saint Front recrute un agent administratif polyvalent.
Placé sous la responsabilité de la secrétaire générale de mairie, et en lien avec Madame le Maire, l'agent en charge de l'accueil, de l'état civil et des élections assure l'accueil physique et téléphonique des usagers
Placé sous la responsabilité de la secrétaire générale de mairie, et en lien avec Madame le Maire, l'agent en charge de l'accueil, de l'état civil et des élections assure l'accueil physique et téléphonique des usagers
Missions / conditions d'exercice
Missions
- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion des demandes diverses liées aux formalités administratives,
- Gestion du courrier et des mails,
- Gestion et réservations des salles et prêt de matériels,
- Tenue de l’affichage règlementaire,
- Publication sur les réseaux sociaux,
- Traitement des dossiers CNI/ Passeports et gestion des RDV
- Instruction et la constitution des actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, baptêmes républicains, changements de noms et de prénoms, reconnaissances avant et après naissance, livrets de famille, décès et transcription de décès, certificats de vie certificats de résidence, certificats d’hérédités, vente de concessions funéraires, traitements des demandes d’actes y compris via le logiciel dédié, apposition de mentions marginales, rectifications d’erreurs matérielles……),
- Assurer la tenue des divers registres,
- Gérer le recensement militaire,
- Établir les attestations d’accueil,
- Assurer l’authentification de documents : copies conformes, légalisation de signatures…
- Réceptionner et transmettre les actes demandés et les livrets de famille,
- Assurer la gestion de cimetière (gestion des demandes d'inhumation/exhumation, crémation et fermeture de cercueil, attribution de concessions funéraires, tenue des registres cimetière via un logiciel dédié),
- Participer à l’organisation des élections, assurer le secrétariat d’un bureau de vote et gérer les inscriptions électorales tant sur support papier que via le logiciel dédié,
Tâches complémentaires
- Peut être amené à intervenir en remplacement des agents d’accueil pour l’accueil des administrés.
Contraintes spécifiques :
Permanence le samedi matin
Disponibilité lors des scrutins
- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion des demandes diverses liées aux formalités administratives,
- Gestion du courrier et des mails,
- Gestion et réservations des salles et prêt de matériels,
- Tenue de l’affichage règlementaire,
- Publication sur les réseaux sociaux,
- Traitement des dossiers CNI/ Passeports et gestion des RDV
- Instruction et la constitution des actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, baptêmes républicains, changements de noms et de prénoms, reconnaissances avant et après naissance, livrets de famille, décès et transcription de décès, certificats de vie certificats de résidence, certificats d’hérédités, vente de concessions funéraires, traitements des demandes d’actes y compris via le logiciel dédié, apposition de mentions marginales, rectifications d’erreurs matérielles……),
- Assurer la tenue des divers registres,
- Gérer le recensement militaire,
- Établir les attestations d’accueil,
- Assurer l’authentification de documents : copies conformes, légalisation de signatures…
- Réceptionner et transmettre les actes demandés et les livrets de famille,
- Assurer la gestion de cimetière (gestion des demandes d'inhumation/exhumation, crémation et fermeture de cercueil, attribution de concessions funéraires, tenue des registres cimetière via un logiciel dédié),
- Participer à l’organisation des élections, assurer le secrétariat d’un bureau de vote et gérer les inscriptions électorales tant sur support papier que via le logiciel dédié,
Tâches complémentaires
- Peut être amené à intervenir en remplacement des agents d’accueil pour l’accueil des administrés.
Contraintes spécifiques :
Permanence le samedi matin
Disponibilité lors des scrutins
Profils recherchés
Savoirs : connaissances théoriques : Formation ou connaissances en matière de :
- Maîtriser la règlementation dans les différents domaines d’activité du service (procédures relatives à l’état civil, aux élections, aux mariages, PACS, recensement militaire et de la population, au funéraire….),
Savoir-faire : connaissances pratiques nécessaires pour assurer le poste
- Maîtriser les applications informatiques et la bureautique
- Maîtriser la rédaction administrative
- Respecter les délais réglementaires
- Gérer la polyvalence et les priorités
- Gérer les relations avec les services de l’état
Savoir être : comportement, relationnel, qualité personnelle :
- Sens du service public
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie dans l’activité quotidienne
- Esprit d’initiative, anticipation,
- Méthode, organisation, rigueur, réactivité,
- Capacité à s’adapter, polyvalence
- Capacité à travailler en équipe (Bureau partagé)
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Communication, capacité d’écoute et de compréhension
- Maîtriser la règlementation dans les différents domaines d’activité du service (procédures relatives à l’état civil, aux élections, aux mariages, PACS, recensement militaire et de la population, au funéraire….),
Savoir-faire : connaissances pratiques nécessaires pour assurer le poste
- Maîtriser les applications informatiques et la bureautique
- Maîtriser la rédaction administrative
- Respecter les délais réglementaires
- Gérer la polyvalence et les priorités
- Gérer les relations avec les services de l’état
Savoir être : comportement, relationnel, qualité personnelle :
- Sens du service public
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie dans l’activité quotidienne
- Esprit d’initiative, anticipation,
- Méthode, organisation, rigueur, réactivité,
- Capacité à s’adapter, polyvalence
- Capacité à travailler en équipe (Bureau partagé)
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Communication, capacité d’écoute et de compréhension
Contact et modalités de candidature
Contact
0323710225
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'attention de
Madame le Maire
Mairie, Place de l'Hôtel de Ville
02470 NEUILLY SAINT FRONT
ou par mail à l'adresse suivante :
rh@neuillysaintfront.fr
Madame le Maire
Mairie, Place de l'Hôtel de Ville
02470 NEUILLY SAINT FRONT
ou par mail à l'adresse suivante :
rh@neuillysaintfront.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.