Assistant(e) administratif et comptable
Offre n° O002250605001532
Publiée le 05/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
20 Boulevard Pierre Brossolette, Laon (Aisne)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
30/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de l'espace petite enfance Les Lutins, cet agent est chargé du secrétariat, de la gestion des inscriptions et de la facturation et de la préparation des éléments de comptabilité de l’espace petit enfance « les lutins », du jardin d’enfants de Montreuil et de la crèche familiale. Il a également une fonction d’accueil direct ou téléphonique auprès des usagers et du public. Il participe à la vie de la structure.
Avantages liés au poste :
Temps complet 37 heures 30 minutes hebdomadaires avec 25 à 27 jours de congés annuels plus 14,5 jours d’ARTT
CNAS, amicale du personnel, chèques déjeuners, participation employeur mutuelle et prévoyance
Avantages liés au poste :
Temps complet 37 heures 30 minutes hebdomadaires avec 25 à 27 jours de congés annuels plus 14,5 jours d’ARTT
CNAS, amicale du personnel, chèques déjeuners, participation employeur mutuelle et prévoyance
Missions / conditions d'exercice
Accueil, information et orientation :
Accueil physique et téléphonique des usagers et du public de l'établissement, gestion du standard.
Réception, traitement et diffusion de l’information.
Application du règlement de fonctionnement, des autres consignes et protocoles.
Vigilance des contraintes horaires dans le respect de l'organisation de la famille et le bien-être de l'enfant.
Filtre et contrôle de l'entrée du public dans la structure.
Travail administratif :
Exécution et suivi des décisions administratives, suivi des délibérations, conventions et arrêtés.
Préparation et recueil des questionnaires de réservations et enregistrement des plannings.
Vérification des heures d’arrivée et de départ des enfants.
Traiter, enregistrer et mettre à jour les dossiers administratifs et informatiques des familles sur le logiciel DOMINO.
Suivre et mettre à jour les documents « outils » (tableaux CAF, tableau congés et heures du personnel, tableau repas et autres documents internes …)
Edition des attestations.
Utiliser le logiciel pour préparer les bilans CAF et les rapports d’activités en lien avec la directrice.
Traiter le courrier. Dactylographier les courriers, rapports et mettre en forme différents documents informatiques.
Envoyer et enregistrer les commandes de repas et retourner les fiches de liaison vers la restauration scolaire.
Inventaire des stocks de matériel, de fournitures courantes (Couches, matériel administratif, papier, produits d’hygiène et d’entretien) et commandes.
Trier, classer et archiver les documents.
Comptabilité :
Utiliser le logiciel Mikado.
Établir les contrats financiers et les notifications de tarif des parents.
Pratiquer le calcul du tarif horaire.
Préparer chaque fin de mois les factures relatives aux parents et effectuer l’export des fichiers auprès de la DSF.
Vérifier régulièrement les contrats financiers des parents.
Recueil des informations et préparation du tableau nécessaire à la réalisation des bulletins de salaires des assistantes maternelles de l'accueil familial.
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives budgétaires et comptables.
Utiliser le logiciel Ciril Finances et SPL XDEMAT.
Faire les devis suivant les marchés et la mise en concurrence.
Préparer les bons de commande et respecter les circuits de signatures.
Passer les commandes, organiser et contrôler les réceptions.
Vérifier la conformité des factures, le suivi des signatures de paiement et effectuer la demande de liquidation.
Connaître les budgets des services et s’y référer.
Saisie des budgets N+1 sur Ciril Finances.
Saisie et suivi des autorisations spéciales.
Création et mise à jour des « codes tiers » parents et entreprises.
Accueil physique et téléphonique des usagers et du public de l'établissement, gestion du standard.
Réception, traitement et diffusion de l’information.
Application du règlement de fonctionnement, des autres consignes et protocoles.
Vigilance des contraintes horaires dans le respect de l'organisation de la famille et le bien-être de l'enfant.
Filtre et contrôle de l'entrée du public dans la structure.
Travail administratif :
Exécution et suivi des décisions administratives, suivi des délibérations, conventions et arrêtés.
Préparation et recueil des questionnaires de réservations et enregistrement des plannings.
Vérification des heures d’arrivée et de départ des enfants.
Traiter, enregistrer et mettre à jour les dossiers administratifs et informatiques des familles sur le logiciel DOMINO.
Suivre et mettre à jour les documents « outils » (tableaux CAF, tableau congés et heures du personnel, tableau repas et autres documents internes …)
Edition des attestations.
Utiliser le logiciel pour préparer les bilans CAF et les rapports d’activités en lien avec la directrice.
Traiter le courrier. Dactylographier les courriers, rapports et mettre en forme différents documents informatiques.
Envoyer et enregistrer les commandes de repas et retourner les fiches de liaison vers la restauration scolaire.
Inventaire des stocks de matériel, de fournitures courantes (Couches, matériel administratif, papier, produits d’hygiène et d’entretien) et commandes.
Trier, classer et archiver les documents.
Comptabilité :
Utiliser le logiciel Mikado.
Établir les contrats financiers et les notifications de tarif des parents.
Pratiquer le calcul du tarif horaire.
Préparer chaque fin de mois les factures relatives aux parents et effectuer l’export des fichiers auprès de la DSF.
Vérifier régulièrement les contrats financiers des parents.
Recueil des informations et préparation du tableau nécessaire à la réalisation des bulletins de salaires des assistantes maternelles de l'accueil familial.
Exécution et suivi des procédures et décisions administratives budgétaires et comptables.
Utiliser le logiciel Ciril Finances et SPL XDEMAT.
Faire les devis suivant les marchés et la mise en concurrence.
Préparer les bons de commande et respecter les circuits de signatures.
Passer les commandes, organiser et contrôler les réceptions.
Vérifier la conformité des factures, le suivi des signatures de paiement et effectuer la demande de liquidation.
Connaître les budgets des services et s’y référer.
Saisie des budgets N+1 sur Ciril Finances.
Saisie et suivi des autorisations spéciales.
Création et mise à jour des « codes tiers » parents et entreprises.
Profils recherchés
Diplômes :
Bac +2 dans le domaine administratif et/ou de la comptabilité
Champs de connaissances :
Word, excel, open office, google drive (sheet, doc et form)
Savoir organiser et gérer les priorités ; Savoir prendre des notes ; Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les priorités des correspondants ; Savoir s'adapter à d'autres logiciels.
Comportements attendus :
Savoir travailler en équipe.
Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et rester neutre ; Accueillir le public avec amabilité et impartialité.
Gérer les situations de stress ; Faire preuve de calme, de maitrise de soi.
Être capable d’analyser, d’écouter et de s’adapter.
Respecter la confidentialité et le secret professionnel.
Savoir gérer et suivre une procédure. Être méthodique et organisé.
Bonne présentation vestimentaire et soignée.
Bac +2 dans le domaine administratif et/ou de la comptabilité
Champs de connaissances :
Word, excel, open office, google drive (sheet, doc et form)
Savoir organiser et gérer les priorités ; Savoir prendre des notes ; Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les priorités des correspondants ; Savoir s'adapter à d'autres logiciels.
Comportements attendus :
Savoir travailler en équipe.
Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et rester neutre ; Accueillir le public avec amabilité et impartialité.
Gérer les situations de stress ; Faire preuve de calme, de maitrise de soi.
Être capable d’analyser, d’écouter et de s’adapter.
Respecter la confidentialité et le secret professionnel.
Savoir gérer et suivre une procédure. Être méthodique et organisé.
Bonne présentation vestimentaire et soignée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0323228747
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation et C.V.) sont à adresser à Monsieur Le Maire, Mairie de LAON – Direction des Ressources Humaines - place du Général Leclerc - 02001 Laon cedex ou par mail à drh@ville-laon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.