Instructeur officier d'état civil - accueil long
Offre n° O002251003001539
Publiée le 03/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de Ville, Saint-Quentin (Aisne)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
03/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
selon grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE
Instruit et constitue les dossiers en s’assurant dans un cadre réglementaire de satisfaire les usagers dans un délai d’attente minimum.
Instruit et constitue les dossiers en s’assurant dans un cadre réglementaire de satisfaire les usagers dans un délai d’attente minimum.
Missions / conditions d'exercice
DESCRIPTION DES MISSIONS
- Accueil des usagers sur les missions suivantes : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, auditions, noces d’or, parrainages civils, décès, cimetières, délivrance d’actes, instructions CNI, passeports, recensement militaire, légalisation signature, attestations d’accueil, carte de résident ou de nationalité, assistance à la célébration des mariages.
- Rédactions de courriers simples.
- Polyvalence accueil court et APC.
- Responsable de la gestion des cimetières/décès : gestion prévisionnelle des 3 cimetières, des concessions et des espaces funéraires, veille au contrôle des enregistrements des opérations funéraires, veille au respect du règlement des cimetières.
DESCRIPTION DES ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
- Régisseur de la régie cimetières. Comptabilité (bons de commande et mandats,...).
- Suivi des reprises et exhumations.
- Aide à la préparation des scrutins électoraux.
- Accueil des usagers sur les missions suivantes : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, auditions, noces d’or, parrainages civils, décès, cimetières, délivrance d’actes, instructions CNI, passeports, recensement militaire, légalisation signature, attestations d’accueil, carte de résident ou de nationalité, assistance à la célébration des mariages.
- Rédactions de courriers simples.
- Polyvalence accueil court et APC.
- Responsable de la gestion des cimetières/décès : gestion prévisionnelle des 3 cimetières, des concessions et des espaces funéraires, veille au contrôle des enregistrements des opérations funéraires, veille au respect du règlement des cimetières.
DESCRIPTION DES ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES
- Régisseur de la régie cimetières. Comptabilité (bons de commande et mandats,...).
- Suivi des reprises et exhumations.
- Aide à la préparation des scrutins électoraux.
Profils recherchés
Compétences professionnelles et techniques
- Accueillir et renseigner du public/ connaître et appliquer les concepts d’accueil physique
- Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l’état civil (naissances, reconnaissances, décès, déclaration de changement de nom, …).
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, déclaration de choix de nom) justificatif de domicile, actes d’état civil délivrés à l’étranger…). Expliquer l’indivisibilité de la filiation.
- Contrôler l’authenticité des documents et attestations fournies. Appréciation du certificat médical en cas de décès.
- Etablissement des dossiers de mariage : auditionner les couples, coopérer avec les traducteurs assermentés, établir les actes de publication, établir le livret de famille, inscrire le mariage sur les registres.
- Délivrance et contrôle des titres de concessions et des autorisations d’inhumations/exhumations/transports etc..: vérification de la situation administrative du demandant, vérifier le droit à l’inhumation/l’exhumation, préparer les arrêtés pour les exhumations, procéder à toutes les opérations relatives aux concessions et aux opérations funéraires…
- Maitriser les progiciels (Mélodie et Maestro Opus, Ciril, Elise, COMEDEC… et les outils bureautiques
- Rédiger des mentions et des courriers – Tenue administrative des registres d’état civil (contrôle) – Changement de prénom, rectification pour erreur administrative. Conclusion, modification, dissolution des Pacs.
- Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés.
Compétences relationnelles :
- Sens du contact avec le public, amabilité et diplomatie
- Sens du travail en commun
- Confidentialité
- Forte vigilance, rigueur
- Partage des connaissances
- Assistance lors des célébrations des mariages et des parrainages.
Capacité d’expertise (missions spécifiques) :
- Apprécier les demandes au regard des différents documents présentés.
- Capacités rédactionnelles (orthographe, syntaxe, grammaire…).
- Conventions internationales sur la délivrance des actes.
- Accueillir et renseigner du public/ connaître et appliquer les concepts d’accueil physique
- Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l’état civil (naissances, reconnaissances, décès, déclaration de changement de nom, …).
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, déclaration de choix de nom) justificatif de domicile, actes d’état civil délivrés à l’étranger…). Expliquer l’indivisibilité de la filiation.
- Contrôler l’authenticité des documents et attestations fournies. Appréciation du certificat médical en cas de décès.
- Etablissement des dossiers de mariage : auditionner les couples, coopérer avec les traducteurs assermentés, établir les actes de publication, établir le livret de famille, inscrire le mariage sur les registres.
- Délivrance et contrôle des titres de concessions et des autorisations d’inhumations/exhumations/transports etc..: vérification de la situation administrative du demandant, vérifier le droit à l’inhumation/l’exhumation, préparer les arrêtés pour les exhumations, procéder à toutes les opérations relatives aux concessions et aux opérations funéraires…
- Maitriser les progiciels (Mélodie et Maestro Opus, Ciril, Elise, COMEDEC… et les outils bureautiques
- Rédiger des mentions et des courriers – Tenue administrative des registres d’état civil (contrôle) – Changement de prénom, rectification pour erreur administrative. Conclusion, modification, dissolution des Pacs.
- Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés.
Compétences relationnelles :
- Sens du contact avec le public, amabilité et diplomatie
- Sens du travail en commun
- Confidentialité
- Forte vigilance, rigueur
- Partage des connaissances
- Assistance lors des célébrations des mariages et des parrainages.
Capacité d’expertise (missions spécifiques) :
- Apprécier les demandes au regard des différents documents présentés.
- Capacités rédactionnelles (orthographe, syntaxe, grammaire…).
- Conventions internationales sur la délivrance des actes.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
recrutement par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle.
CV + LM à transeltrre à recrutement.agglo@casq.fr
CV + LM à transeltrre à recrutement.agglo@casq.fr
Adresse de l'employeur
SAINT-QUENTIN
>Place de l'Hôtel de Ville
02107 SAINT-QUENTIN
>Place de l'Hôtel de Ville
02107 SAINT-QUENTIN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.