Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O002251008000685
Publiée le 08/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MAIRIE - 111, Grande Rue, Villiers-Saint-Denis (Aisne)
Poste à pourvoir le
18/11/2025
Date limite de candidature
31/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l’organisation et ses compétences.
Mission principale : accueil physique et téléphonique du public – réalisation de divers travaux de bureautique - réception, traitement et diffusion de l’information – suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Mission annexe : Etablissement des paies, mandatement des fournisseurs, établissement des arrêtés de circulation en l’absence de la secrétaire de mairie
Mission principale : accueil physique et téléphonique du public – réalisation de divers travaux de bureautique - réception, traitement et diffusion de l’information – suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Mission annexe : Etablissement des paies, mandatement des fournisseurs, établissement des arrêtés de circulation en l’absence de la secrétaire de mairie
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES:ASSURER UN ACCUEIL PHYSIQUE, TELEPHONIQUE ET ELECTRONIQUE
Recevoir le public et filtrer les appels téléphoniques
Rediriger les mails vers le bon interlocuteur et répondre aux demandes
Adapter sa communication à des publics différents
EFFECTUER DES TACHES DE SECRETARIAT
Prendre des notes, mettre en forme, rédiger tous types de courriers, documents, comptes-rendus…
Gérer et actualiser les bases d’informations
Organiser le classement et l’archivage de dossier
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
PLANIFIER ET ASSURER UN SUIVI DES DOSSIERS
Réception des appels, prises de messages, renseignements
Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivée, diffusion de l’information en général
Travaux de bureautique ; saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux), tri, classement, archivage, agendas
Suivi et mise en forme des dossiers
Urbanisme : enregistrement des demandes – envoi au service instructeur– convocation de la commission - diffusion de l’avis de la commission – envoi des courriers relatifs à l’instruction des demandes
Etat civil : enregistrement des actes, établissement des copies et/ou extrait d’actes, diffusion de l’information auprès des organismes ARS INSEE Services fiscaux - enregistrement des actes de notoriété
Opération funéraire : établissement des autorisations de fermetures de cercueil et PV de mise en bière, gestion des concessions
Recensement militaire : enregistrement des inscriptions
Elections : enregistrement des demandes d’inscription
Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
Rédiger les arrêtés d’ouverture temporaire de buvette
Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Organisation des cérémonies commémoratives
Recevoir le public et filtrer les appels téléphoniques
Rediriger les mails vers le bon interlocuteur et répondre aux demandes
Adapter sa communication à des publics différents
EFFECTUER DES TACHES DE SECRETARIAT
Prendre des notes, mettre en forme, rédiger tous types de courriers, documents, comptes-rendus…
Gérer et actualiser les bases d’informations
Organiser le classement et l’archivage de dossier
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
PLANIFIER ET ASSURER UN SUIVI DES DOSSIERS
Réception des appels, prises de messages, renseignements
Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivée, diffusion de l’information en général
Travaux de bureautique ; saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux), tri, classement, archivage, agendas
Suivi et mise en forme des dossiers
Urbanisme : enregistrement des demandes – envoi au service instructeur– convocation de la commission - diffusion de l’avis de la commission – envoi des courriers relatifs à l’instruction des demandes
Etat civil : enregistrement des actes, établissement des copies et/ou extrait d’actes, diffusion de l’information auprès des organismes ARS INSEE Services fiscaux - enregistrement des actes de notoriété
Opération funéraire : établissement des autorisations de fermetures de cercueil et PV de mise en bière, gestion des concessions
Recensement militaire : enregistrement des inscriptions
Elections : enregistrement des demandes d’inscription
Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs
Rédiger les arrêtés d’ouverture temporaire de buvette
Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Organisation des cérémonies commémoratives
Profils recherchés
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Contact et modalités de candidature
Contact
0323821648
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV à faire parvenir à la mairie de VILLIERS ST DENIS par courrier ou par mail à contact@mairievsd.fr
Entretien individuel avec le maire, un adjoint et la secrétaire de mairie titulaire
Entretien individuel avec le maire, un adjoint et la secrétaire de mairie titulaire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.