MISSIONS ET ACTIVITES
• Pilotage opérationnel des évènements
- Élaborer, en lien avec la direction, le planning annuel des manifestations de la Ville,
- Organiser et coordonner les événements institutionnels, culturels et commerciaux (festi’vendredi, samedis du commerce, événements exceptionnels),
- Superviser la logistique des événements en lien avec les différents services municipaux et partenaires,
- Organiser les réunions sécurité avec les services internes et services de l’état : création de dossiers sécurité, réunions,
- Assurer la coordination en amont et le jour J avec les intervenants, prestataires et partenaires extérieurs,
- Evaluer les événements, rédaction d’un compte rendu opérationnel et financier
- Définir et suivre les objectifs, indicateurs et bilans d’événements.

• Organisation des cérémonies patriotiques et protocolaires
- Préparer et piloter les cérémonies commémoratives : déroulé, invitations, commandes, accueil des invités,
- Veiller au respect du protocole et orchestrer le bon déroulement des cérémonies,
- Maintenir le lien avec les associations patriotiques et mémorielles.

• Gestion administrative et budgétaire
- Contribuer à la définition et au suivi du budget du service événementiel en lien avec la direction du service et l’assistante de direction,
- Etablir des devis pour chaque événement en lien avec le budget alloué,
- Rédiger les documents administratifs liés aux événements (courriers, conventions, appels d’offres),
- Rechercher et mobiliser des partenaires (subventions, mécénat).

• Management
- Organiser la répartition des tâches du service civique ou du stagiaire et superviser leur réalisation,
- Travailler en mode projet avec les membres de la direction et les services support de la collectivité.


• Communication et relations institutionnelles
- Assurer une communication fluide avec les services municipaux impliqués dans les événements,
- Tenir à jour le calendrier annuel des manifestations,
- Actualiser le listing des invitations en lien avec le service communication,
- Rédiger notes et courriers liés à la mise en place des événements.

• Vie de Direction et de la collectivité
- Participer aux réunions hebdomadaires avec la direction pour le suivi d’événements et le suivi du budget,
- Participer aux réunions de coordination interne avec les services.

• Activités clés
- Élaborer des rétroplannings et plans de conduite de projets événementiels,
- Suivre la logistique et anticiper les besoins techniques, humains et financiers,
- Évaluer les événements et rédiger des bilans qualitatifs et quantitatifs,
- Garantir l’image et le rayonnement de la Ville à travers ses manifestations.