Assistant de Direction
Offre n° O003250710000071
Publiée le 10/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ESPLANADE GEORGES POMPIDOU 1 RUE DES CONCHES, Montluçon (Allier)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Attractivité, Enseignement Supérieur et Innovation, et placé sous l'autorité du directeur, l'assistant de direction assure le suivi administratif de la Direction et veille à ce que les attentes du directeur soient suivies d'effet auprès des équipes.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
1. Appui dans la gestion administrative de la Direction : - Réception des appels téléphoniques et accueil physique - Gestion des congés, absences, heures supplémentaires - Gestion et suivi du courrier : récupération, enregistrement, distribution et envoi - Soutien aux agents de la Direction pour la planification de réunions ou événements multi-partenaires - Suivi, mise en forme/relecture des dossiers administratifs, courriers et documents spécifiques : rapports, délibérations, notes... - Suivi des rapports sous "Airs Délib" et tenue des tableaux de bord de l'activité de la direction - Tri, classement et archivage des documents selon les procédures mises en place au sein de la collectivité et en fonction des spécificités des documents propres aux différents services de la direction - Inventaire et commande des fournitures de bureau - Organisation de la commission thématique : planifier et assurer l'intendance des réunions, collecter des informations et préparer des dossiers dans le respect des délais, diffuser les rapports aux élus
2. Appui aux agents de la Direction sur les volets commande publique et suivi budgétaire : Soutien dans le lancement de procédures de marchés publics : .Suivi administratif des procédures achats et marchés publics (aide à la rédaction des bons de commande, suivi factures, ...) .Support pour la rédaction des pièces techniques des dossiers de consultation des entreprises .Lien avec la commande publique pour le montage des documents administratifs associés .Veille et sécurisation juridique des procédures de commande publiques - Soutien aux agents dans l’exécution et le suivi budgétaire de la Direction.
3. Appui à la gestion de la plateforme emploi HELLOWORK : Mise à jour des actualités du site - Suivi et modération des annonces déposées sur le site.
Missions secondaires :
Soutien ponctuel à la mission commerce de la ville de Montluçon pour garantir la continuité de service : information de premier niveau (licences, …) et orientation vers les services concernés (GDP, …).
1. Appui dans la gestion administrative de la Direction : - Réception des appels téléphoniques et accueil physique - Gestion des congés, absences, heures supplémentaires - Gestion et suivi du courrier : récupération, enregistrement, distribution et envoi - Soutien aux agents de la Direction pour la planification de réunions ou événements multi-partenaires - Suivi, mise en forme/relecture des dossiers administratifs, courriers et documents spécifiques : rapports, délibérations, notes... - Suivi des rapports sous "Airs Délib" et tenue des tableaux de bord de l'activité de la direction - Tri, classement et archivage des documents selon les procédures mises en place au sein de la collectivité et en fonction des spécificités des documents propres aux différents services de la direction - Inventaire et commande des fournitures de bureau - Organisation de la commission thématique : planifier et assurer l'intendance des réunions, collecter des informations et préparer des dossiers dans le respect des délais, diffuser les rapports aux élus
2. Appui aux agents de la Direction sur les volets commande publique et suivi budgétaire : Soutien dans le lancement de procédures de marchés publics : .Suivi administratif des procédures achats et marchés publics (aide à la rédaction des bons de commande, suivi factures, ...) .Support pour la rédaction des pièces techniques des dossiers de consultation des entreprises .Lien avec la commande publique pour le montage des documents administratifs associés .Veille et sécurisation juridique des procédures de commande publiques - Soutien aux agents dans l’exécution et le suivi budgétaire de la Direction.
3. Appui à la gestion de la plateforme emploi HELLOWORK : Mise à jour des actualités du site - Suivi et modération des annonces déposées sur le site.
Missions secondaires :
Soutien ponctuel à la mission commerce de la ville de Montluçon pour garantir la continuité de service : information de premier niveau (licences, …) et orientation vers les services concernés (GDP, …).
Profils recherchés
BAC PRO Bureautique : gestion administrative et secrétariat - Maîtrise des techniques de communication orale et écrite - Connaissance des techniques de gestion administrative – Maîtrise de la bureautique – Connaissances appréciées de l'environnement des collectivités territoriales, des finances publiques et des règles de la commande publique – Rigueur, organisation et autonomie dans le travail – Sens des priorités – Qualités relationnelles – Polyvalence – Discrétion – Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0470025695
Informations complémentaires
Conditions de travail :
Poste à temps complet à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – 37 h 30 hebdomadaires - 15 jours de RTT – Télétravail (6 mois après la prise de fonctions) - CET - Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Président, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 23241, 03106 Montluçon Cedex avant le 09 août 2025 – Les entretiens de recrutement se dérouleront semaine 35 ou 36
Poste à temps complet à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – 37 h 30 hebdomadaires - 15 jours de RTT – Télétravail (6 mois après la prise de fonctions) - CET - Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Président, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 23241, 03106 Montluçon Cedex avant le 09 août 2025 – Les entretiens de recrutement se dérouleront semaine 35 ou 36
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.