Placé sous l’autorité du Directeur des espaces verts, vous êtes chargé d’assister la Direction en coordonnant l’ensemble des rendez-vous et des activités administratives.

Garant de la bonne tenue administrative et organisationnelle du service, vous gérez les agendas et les rendez-vous en fonction des priorités, rappelez les informations importantes et transmettez les messages, vous mettez en forme tous types de courriers, prenez des notes lors de réunions, réalisez des comptes rendus et vous organisez le classement et l'archivage des dossiers.

Interlocuteur privilégié de la direction, vous participez aux renseignements des demandeurs et relayez si nécessaire vers le destinataire compétent, vous recevez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques et vous tenez un cahier répertoire des appels téléphoniques pour les réclamations.

Véritable soutien dans la gestion du service, vous intégrez ses priorités dans la tenue quotidienne des activités de secrétariat, renseignez des tableaux de suivi des activités, assurez la réalisation des commandes de fournitures et vous participez, en lien avec un autre agent du service, à la gestion et à l’information du personnel (effectifs, congés, absences, formation,…).

Vous réalisez également le suivi et la saisie (partie délocalisée) de la comptabilité de la direction des espaces verts (commandes, livraisons, factures, situation hebdomadaire, tickets carburants,…), assurez le suivi des budgets pour la ville de Vichy et Vichy Communauté, rédigez les cahiers administratifs des marchés publics, vous suivez les marchés publics spécifiques ainsi que le coût des travaux journaliers et vous assurez une veille documentaire.