Assistant de direction
Offre n° O004250704000313
Publiée le 04/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Route de Gap, Lazer (Hautes-Alpes)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
05/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Rémuneration indicaire
Descriptif de l'emploi
La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. Elle compte plus de 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Pour le pôle des affaires juridiques et des moyens généraux d’une manière générale :
o Suivre les congés des agents en lien avec le service RH ;
o Gérer les tickets-restaurant en lien avec le service RH ;
o Rédiger les courriers et les documents administratifs divers (décisions…) ;
o Enregistrer le courrier départ et le courrier arrivée ;
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Assurer l’accueil téléphonique et physique du pôle ;
o Traiter les engagements comptables du pôle du devis à la validation de la facture, en lien avec le service finances de la collectivité ;
o Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique ;
o Suivi des projets et activités de la direction ;
o Application de procédures administratives.
- Pour le service des moyens généraux
o Seconder la cheffe de service sur la gestion du dossier des gens du voyage ;
o Suivi des dossiers d’assurance (déclaration et suivi des sinistres…) ;
o Aider à la collecte de données pour la réalisation des marchés publics du service.
- Pour le service de la commande publique :
o Assurer le secrétariat courant : rédaction, envoi et enregistrement des courriers aux entreprises (question, rejet, notification…) ;
o Aider à la préparation de la Commission d’Appel d’Offres (gestion convocation, vérification quorum…) ;
o Saisir les marchés publics dans le logiciel comptable de la CCSB ;
o Réaliser les bons d’engagement et valider les factures.
- Pour le service de la logistique :
o Organiser et réaliser la collecte et le transport des documents à archiver ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à la préparation et à la livraison des diverses fournitures commandées par les services ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à organiser et coordonner les différents événements de la CCSB (conseils communautaires, Noël des agents et de leurs enfants), effectuer les achats nécessaires à l’organisation de ces événements ;
o Aider à la gestion des EPI ;
o Aider l’agent administratif en charge de la gestion du parc automobile de la collectivité (transport des véhicules aux garages pour les contrôles, entretiens et mise à jour en fonction des tableaux de bord…).
ACTIVITES SECONDAIRES :
o Accueil physique et téléphonique sur le site de Lazer.
MOYENS ET CONDITIONS D'EXERCICE :
- Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone ;
o Outils bureautique (Microsoft Office) + accès internet ;
o Fournitures de bureau et mobilier ;
o Véhicule de service pour les déplacements sur le territoire de la CCSB ;
- Conditions et contraintes d’exercice :
o Travail en bureau sur écran (35 heures/hebdomadaires) ;
o Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service ;
o Déplacements ponctuels sur les divers sites de la collectivité ;
o Gestion simultanée de différents dossiers ;
o Manutention manuelle de charges pouvant dépasser 5 kg.
- Pour le pôle des affaires juridiques et des moyens généraux d’une manière générale :
o Suivre les congés des agents en lien avec le service RH ;
o Gérer les tickets-restaurant en lien avec le service RH ;
o Rédiger les courriers et les documents administratifs divers (décisions…) ;
o Enregistrer le courrier départ et le courrier arrivée ;
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Assurer l’accueil téléphonique et physique du pôle ;
o Traiter les engagements comptables du pôle du devis à la validation de la facture, en lien avec le service finances de la collectivité ;
o Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique ;
o Suivi des projets et activités de la direction ;
o Application de procédures administratives.
- Pour le service des moyens généraux
o Seconder la cheffe de service sur la gestion du dossier des gens du voyage ;
o Suivi des dossiers d’assurance (déclaration et suivi des sinistres…) ;
o Aider à la collecte de données pour la réalisation des marchés publics du service.
- Pour le service de la commande publique :
o Assurer le secrétariat courant : rédaction, envoi et enregistrement des courriers aux entreprises (question, rejet, notification…) ;
o Aider à la préparation de la Commission d’Appel d’Offres (gestion convocation, vérification quorum…) ;
o Saisir les marchés publics dans le logiciel comptable de la CCSB ;
o Réaliser les bons d’engagement et valider les factures.
- Pour le service de la logistique :
o Organiser et réaliser la collecte et le transport des documents à archiver ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à la préparation et à la livraison des diverses fournitures commandées par les services ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à organiser et coordonner les différents événements de la CCSB (conseils communautaires, Noël des agents et de leurs enfants), effectuer les achats nécessaires à l’organisation de ces événements ;
o Aider à la gestion des EPI ;
o Aider l’agent administratif en charge de la gestion du parc automobile de la collectivité (transport des véhicules aux garages pour les contrôles, entretiens et mise à jour en fonction des tableaux de bord…).
ACTIVITES SECONDAIRES :
o Accueil physique et téléphonique sur le site de Lazer.
MOYENS ET CONDITIONS D'EXERCICE :
- Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone ;
o Outils bureautique (Microsoft Office) + accès internet ;
o Fournitures de bureau et mobilier ;
o Véhicule de service pour les déplacements sur le territoire de la CCSB ;
- Conditions et contraintes d’exercice :
o Travail en bureau sur écran (35 heures/hebdomadaires) ;
o Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service ;
o Déplacements ponctuels sur les divers sites de la collectivité ;
o Gestion simultanée de différents dossiers ;
o Manutention manuelle de charges pouvant dépasser 5 kg.
Profils recherchés
- Formation et qualification :
o Niveau requis : titre ou diplôme professionnel de niveau 5 (bac + 2) en lien avec les missions principales,
o Formation ou expérience professionnelle en lien avec le poste occupé
- Compétences :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
o Fonctionnement des institutions, des collectivités territoriales et de la fonction publique en général ;
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité et rigoureuse ;
o Techniques de secrétariat ;
o Gestion des outils internet et bureautique ;
o Gestion des imprévus et des pics d’activités ;
o Polyvalence ;
o Sens du relationnel ;
o Faire preuve d’efficacité, d’autonomie, de réactivité et de diplomatie ;
o Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve.
o Niveau requis : titre ou diplôme professionnel de niveau 5 (bac + 2) en lien avec les missions principales,
o Formation ou expérience professionnelle en lien avec le poste occupé
- Compétences :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail ;
o Fonctionnement des institutions, des collectivités territoriales et de la fonction publique en général ;
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité et rigoureuse ;
o Techniques de secrétariat ;
o Gestion des outils internet et bureautique ;
o Gestion des imprévus et des pics d’activités ;
o Polyvalence ;
o Sens du relationnel ;
o Faire preuve d’efficacité, d’autonomie, de réactivité et de diplomatie ;
o Discrétion professionnelle et respect du devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0492651371
Informations complémentaires
Candidature par email : ressources.humaines@sisteronais-buech.fr
CV + lettre de motivation
- Tickets restaurant
- CNAS
- Régime indemnitaire
CV + lettre de motivation
- Tickets restaurant
- CNAS
- Régime indemnitaire
Adresse de l'employeur
CC DU SISTERONAIS-BUECH
> PL DE LA REPUBLIQUE - BP 100 - HOTEL DE VILLE
04200 SISTERON
> PL DE LA REPUBLIQUE - BP 100 - HOTEL DE VILLE
04200 SISTERON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.