Secrétaire / Assistant de Direction (h/f)
Offre n° O006250605000548
Publiée le 05/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Métropole Nice Côte d'Azur, première métropole de France, regroupe 51 communes et 550 000 habitants pour constituer un seul et même bassin de vie entre la méditerranée et les sommets du Mercantour. Enrichie par la diversité de son patrimoine, la Métropole Nice Côte d'Azur est un territoire dynamique et attractif. La Métropole Nice Côte d'Azur est désormais l'un des principaux acteurs de l'action publique sur le territoire en partenariat étroit avec chacune de ses communes-membres.
Lieu de travail
12 Rue Gabriel Fauré, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
06/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction déléguée aux Affaires Juridiques et Institutionnelles (DDAJI) est composée de la Direction des Affaires juridiques, de la Direction des Assemblées et de la mission déléguée à la protection des données. Elle a pour principales missions de sécuriser les actes de la Ville de Nice et de la Métropole, de gérer les contentieux, les assurances et la documentation, de préparer les 3 instances municipales et métropolitaines, de piloter le processus de mutualisation, produire les arrêtés de délégation de signature, de centraliser l'élaboration du recueil des tarifs ainsi que de mettre en oeuvre une politique de mise aux normes et de contrôle de la protection des données à caractère personnel.
Vous serez en charge de la gestion de l'agenda et des appels du Directeur délégué, de l'organisation des réunions, de l'appui logistique et administratif, ainsi que du soutien aux activités des autres services et directions de la Direction Déléguée.
Vous serez en charge de la gestion de l'agenda et des appels du Directeur délégué, de l'organisation des réunions, de l'appui logistique et administratif, ainsi que du soutien aux activités des autres services et directions de la Direction Déléguée.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront :
* Le support administratif et organisationnel du directeur délégué :
- Vous serez en charge de la gestion du planning (prise de rendez-vous, positionnement des réunions, modifications) ;
- Vous organiserez des réunions (réservation des salles, génération des liens visioconférence, envoi des invitations, gestion des retours, relances, etc) ;
- Vous accueillerez, filtrerez et orienterez les appels téléphoniques et prendrez des messages ;
- Vous aurez la gestion quotidienne du courrier entrant et sortant ;
- Vous accueillerez des personnes ayant ou désirant un rendez-vous ;
- Vous traiterez et mettrez en forme des documents, des rapports et des courriers,
- Vous enregistrerez, trierez, diffuserez, suivrez, imprimerez, classerez et archiverez des documents (courriers, notes, etc) ;
- Vous aurez la gestion des fournitures et du matériel de bureau de votre supérieur (tampons, cartes de visite, dépannage des matériels de bureau en lien avec la DSI, etc) ;
- Vous effectuerez des recherches documentaires ;
- Vous préparerez et contrôlerez les parapheurs (pointage ou impression des pièces, réalisation des fiches de suivi, circuit signature, diffusion, etc) ;
- Vous coordonnerez la mise à jours du tableau de suivi des contentieux (sharepoint) avec le service conseil/contentieux et l'équipe comptable.
* Le soutien administratif des services de la DDAJI :
- Vous enregistrerez et gérerez le courrier de la DDAJI sur le logiciel dédié (édition ou transmission par mail des courriers en information, rattachement sur E-courrier du courrier de réponse et/ou archivage) ;
- Vous enverrez le courrier par voie postale, le classerez informatiquement et le mettrez à jour sur le logiciel dédié ;
- Vous rechercherez et relancerez dans le cadre de l'exécution des jugements (coordonnées, références bancaires, relances par mails des auteurs, préparation des courriers, etc) pour permettre l'édition des titres ou des mandats ;
- Vous suivrez le visa transversal des affaires juridiques pour les instances municipales sur Oxyad (transmission par courriel des délibérations de la Ville de Nice aux consultants selon le domaine de compétence tableaux d'avancement, alertes sur les délais, retranscription des observations des juristes, suivi des modifications demandées aux services externes, visa au directeur, etc) ;
- Vous cogérerez la boîte mail générique "Affaires Juridiques" (tri, classement, diffusion, etc) ;
- Vous imprimerez, numériserez et mettrez en parapheur des documents émis par les services de la DDAJI (décision municipales ou métropolitaine, dons manuels, mémoires, arrêtés de délégation de signature, etc) ;
- Vous contrôlerez la plateforme "Télérecours", diffuserez des actes au directeur délégué et au directeur des affaires juridiques et transmettrez les télérecours relatifs aux contentieux Ville de Nice et Métropole par courriel au bureau du courrier pour enregistrement ;
- Vous instruirez, corrigerez, légaliserez et afficherez des arrêtés de délégation de signature à la demande de la cellule.
* La correspondance RH (en lien avec le référent RH de la DDAJI) :
- Vous vérifierez et suivrez la correction des anomalies de pointage des agents de la DDAJI ;
- Vous recenserez les demandes des agents de la direction du service (formation, carrière, congés, etc) ;
- Vous traiterez administrativement les heures supplémentaires, les transmettrez et les suivrez ;
- Vous assurerez la communication RH à l'ensemble des services et des directions de la DDAJI ;
- Vous réceptionnerez les titres restaurant des agents de la DDAJI.
Vos missions secondaires seront :
* La participation à l'élaboration du bilan annuel de la mutualisation (mise en forme, sollicitation des services, etc).
* La suppléance du secrétariat de la direction des affaires juridiques :
- Vous traiterez et orienterez les appels et les messages téléphoniques ;
- Vous recenserez les besoins et commanderez les fournitures des services de la DDAJI.
* Le support administratif et organisationnel du directeur délégué :
- Vous serez en charge de la gestion du planning (prise de rendez-vous, positionnement des réunions, modifications) ;
- Vous organiserez des réunions (réservation des salles, génération des liens visioconférence, envoi des invitations, gestion des retours, relances, etc) ;
- Vous accueillerez, filtrerez et orienterez les appels téléphoniques et prendrez des messages ;
- Vous aurez la gestion quotidienne du courrier entrant et sortant ;
- Vous accueillerez des personnes ayant ou désirant un rendez-vous ;
- Vous traiterez et mettrez en forme des documents, des rapports et des courriers,
- Vous enregistrerez, trierez, diffuserez, suivrez, imprimerez, classerez et archiverez des documents (courriers, notes, etc) ;
- Vous aurez la gestion des fournitures et du matériel de bureau de votre supérieur (tampons, cartes de visite, dépannage des matériels de bureau en lien avec la DSI, etc) ;
- Vous effectuerez des recherches documentaires ;
- Vous préparerez et contrôlerez les parapheurs (pointage ou impression des pièces, réalisation des fiches de suivi, circuit signature, diffusion, etc) ;
- Vous coordonnerez la mise à jours du tableau de suivi des contentieux (sharepoint) avec le service conseil/contentieux et l'équipe comptable.
* Le soutien administratif des services de la DDAJI :
- Vous enregistrerez et gérerez le courrier de la DDAJI sur le logiciel dédié (édition ou transmission par mail des courriers en information, rattachement sur E-courrier du courrier de réponse et/ou archivage) ;
- Vous enverrez le courrier par voie postale, le classerez informatiquement et le mettrez à jour sur le logiciel dédié ;
- Vous rechercherez et relancerez dans le cadre de l'exécution des jugements (coordonnées, références bancaires, relances par mails des auteurs, préparation des courriers, etc) pour permettre l'édition des titres ou des mandats ;
- Vous suivrez le visa transversal des affaires juridiques pour les instances municipales sur Oxyad (transmission par courriel des délibérations de la Ville de Nice aux consultants selon le domaine de compétence tableaux d'avancement, alertes sur les délais, retranscription des observations des juristes, suivi des modifications demandées aux services externes, visa au directeur, etc) ;
- Vous cogérerez la boîte mail générique "Affaires Juridiques" (tri, classement, diffusion, etc) ;
- Vous imprimerez, numériserez et mettrez en parapheur des documents émis par les services de la DDAJI (décision municipales ou métropolitaine, dons manuels, mémoires, arrêtés de délégation de signature, etc) ;
- Vous contrôlerez la plateforme "Télérecours", diffuserez des actes au directeur délégué et au directeur des affaires juridiques et transmettrez les télérecours relatifs aux contentieux Ville de Nice et Métropole par courriel au bureau du courrier pour enregistrement ;
- Vous instruirez, corrigerez, légaliserez et afficherez des arrêtés de délégation de signature à la demande de la cellule.
* La correspondance RH (en lien avec le référent RH de la DDAJI) :
- Vous vérifierez et suivrez la correction des anomalies de pointage des agents de la DDAJI ;
- Vous recenserez les demandes des agents de la direction du service (formation, carrière, congés, etc) ;
- Vous traiterez administrativement les heures supplémentaires, les transmettrez et les suivrez ;
- Vous assurerez la communication RH à l'ensemble des services et des directions de la DDAJI ;
- Vous réceptionnerez les titres restaurant des agents de la DDAJI.
Vos missions secondaires seront :
* La participation à l'élaboration du bilan annuel de la mutualisation (mise en forme, sollicitation des services, etc).
* La suppléance du secrétariat de la direction des affaires juridiques :
- Vous traiterez et orienterez les appels et les messages téléphoniques ;
- Vous recenserez les besoins et commanderez les fournitures des services de la DDAJI.
Profils recherchés
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- Vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ;
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez de très bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous savez respecter la confidentialité de d'informations traitées ou connues ;
- Vous savez travailler en équipe.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :
- Vous maîtriser l'utilisation de l'outil informatique et des logiciels standards et/ou métier ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ;
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de la collectivité.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez de très bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous savez respecter la confidentialité de d'informations traitées ou connues ;
- Vous savez travailler en équipe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Vous retrouverez sur notre site internet https://recrutement.nicecotedazur.org ainsi que sur chaque site web de nos entités une présentation complète de notre activité, de nos projets et de l'ensemble des postes à pourvoir.
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.