Chargé d'accueil et de gestion administrative polyvalente (h/f)
Offre n° O006250709000693
Publiée le 09/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le partenaire des collectivités des Alpes Maritimes
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Espace 3000 33, avenue Henri Lantelme, Saint-Laurent-du-Var (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
23/08/2025
Date limite de candidature
23/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Générale, sous la responsabilité de la responsable du service des instances et du responsable de l'administration générale, vous occupez les fonctions de chargé(e) d'accueil et d'assistant(e) de gestion des instances.
Vous traitez le courrier (arrivée et départ), les appels téléphoniques et les mails que vous orientez vers les interlocuteurs préalablement identifiés.
Parallèlement à cela, vous participez activement à l'organisation et au bon déroulement des instances. Vous préparez la venue des membres du Conseil d'Administration ainsi que des personnels convoqués en tant qu'experts et membres de la Direction.
Vous alimentez et mettez à jour des tableaux de bord, notamment en matière d'affiliation, de conventionnement et d'assurance statutaire.
Sous l'autorité de la responsable de la mission PPR (période préparatoire au reclassement), vous prenez en charge la gestion administrative de cette mission : rédaction de conventions, de courriers, gestion de l'agenda, tenue des tableaux de suivi, gestion des formations etc.
Vous traitez le courrier (arrivée et départ), les appels téléphoniques et les mails que vous orientez vers les interlocuteurs préalablement identifiés.
Parallèlement à cela, vous participez activement à l'organisation et au bon déroulement des instances. Vous préparez la venue des membres du Conseil d'Administration ainsi que des personnels convoqués en tant qu'experts et membres de la Direction.
Vous alimentez et mettez à jour des tableaux de bord, notamment en matière d'affiliation, de conventionnement et d'assurance statutaire.
Sous l'autorité de la responsable de la mission PPR (période préparatoire au reclassement), vous prenez en charge la gestion administrative de cette mission : rédaction de conventions, de courriers, gestion de l'agenda, tenue des tableaux de suivi, gestion des formations etc.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de l'assistante de direction, en matière de gestion des instances :
- Tenue et suivi du calendrier des séances en fonction de leur nature (réunions de bureau, conseils d'administration, commissions des finances etc.) ;
- Prise de contact avec le secrétariat des élus pour mise à jour des agendas, préparation et envoi des convocations (gestion de listing, phoning, relances etc.) ;
- Organisation matérielle de ces réunions : participation à la confection, à la reproduction et à la transmission des dossiers support ; mise en place de ces éléments le jour J ;
- Gestion de la visio au moyen de l'outil dédié : convocation, mise en place des outils informatiques nécessaires, admission en salle d'attente virtuelle, gestion des prises de parole, diffusion de documents en partage d'écran, comptabilisation des votes etc.
- Participation à la gestion administrative des affiliations, conventionnement, adhésion aux différentes missions proposées par l'établissement (communication, envoi de pièces administratives, tenue de tableaux de bord, envoi de courriers et courriels etc.
- Autant que de besoin, accompagner l'assistante de direction dans ses missions quotidiennes : classement, archivage, reproduction de documents etc.
Sous la responsabilité du responsable de l'Administration Générale :
- Assurer l'accueil physique : gestion des portes et barrières d'accès, renseignement des visiteurs, identification des personnes convoquées, information des agents recevant le public etc.
- Assurer l'accueil téléphonique : respect des procédures idoines, compréhension du besoin, identification de l'interlocuteur concerné, transmission de l'appel ou prise de message. Utilisation d'un standard multilignes ;
- Gestion du courrier : procéder à la réception, au tri et à la numérotation du courrier à son arrivée. Identifier la nature des documents, saisir les informations nécessaires dans le registre, préparer les pochettes pour distribution dans les services concernés ;
- Tenue du registre des arrêtés du Président : distribution des numéros d'actes demandés, mise à jour minutieuse du registre ;
- Gestion des courriels : identification du destinataire pour transmission en minimisant le risque de déperdition de l'information.
Sous l'autorité de la responsable de la mission PPR :
- Rédaction des conventions tripartites selon les différents statuts (structure affiliée ou non au CDG06 ;
- Rédaction de courriers et courriels (informatifs, de facturation, de convocation etc.) ;
- Gestion du planning des entretiens : gérer la prise de rendez-vous pour la conseillère en évolution professionnelle, assurer la bonne information des agents concernés ainsi que la saisie correcte sur l'agenda partagée ;
- Formation des agents accompagnés : effectuer des recherches de formations pertinentes selon les profils et situations, effectuer les démarches administratives d'inscription et de suivi etc. ;
- Répondre aux demandes diverses d'assistance de la responsable de la mission.
- Tenue et suivi du calendrier des séances en fonction de leur nature (réunions de bureau, conseils d'administration, commissions des finances etc.) ;
- Prise de contact avec le secrétariat des élus pour mise à jour des agendas, préparation et envoi des convocations (gestion de listing, phoning, relances etc.) ;
- Organisation matérielle de ces réunions : participation à la confection, à la reproduction et à la transmission des dossiers support ; mise en place de ces éléments le jour J ;
- Gestion de la visio au moyen de l'outil dédié : convocation, mise en place des outils informatiques nécessaires, admission en salle d'attente virtuelle, gestion des prises de parole, diffusion de documents en partage d'écran, comptabilisation des votes etc.
- Participation à la gestion administrative des affiliations, conventionnement, adhésion aux différentes missions proposées par l'établissement (communication, envoi de pièces administratives, tenue de tableaux de bord, envoi de courriers et courriels etc.
- Autant que de besoin, accompagner l'assistante de direction dans ses missions quotidiennes : classement, archivage, reproduction de documents etc.
Sous la responsabilité du responsable de l'Administration Générale :
- Assurer l'accueil physique : gestion des portes et barrières d'accès, renseignement des visiteurs, identification des personnes convoquées, information des agents recevant le public etc.
- Assurer l'accueil téléphonique : respect des procédures idoines, compréhension du besoin, identification de l'interlocuteur concerné, transmission de l'appel ou prise de message. Utilisation d'un standard multilignes ;
- Gestion du courrier : procéder à la réception, au tri et à la numérotation du courrier à son arrivée. Identifier la nature des documents, saisir les informations nécessaires dans le registre, préparer les pochettes pour distribution dans les services concernés ;
- Tenue du registre des arrêtés du Président : distribution des numéros d'actes demandés, mise à jour minutieuse du registre ;
- Gestion des courriels : identification du destinataire pour transmission en minimisant le risque de déperdition de l'information.
Sous l'autorité de la responsable de la mission PPR :
- Rédaction des conventions tripartites selon les différents statuts (structure affiliée ou non au CDG06 ;
- Rédaction de courriers et courriels (informatifs, de facturation, de convocation etc.) ;
- Gestion du planning des entretiens : gérer la prise de rendez-vous pour la conseillère en évolution professionnelle, assurer la bonne information des agents concernés ainsi que la saisie correcte sur l'agenda partagée ;
- Formation des agents accompagnés : effectuer des recherches de formations pertinentes selon les profils et situations, effectuer les démarches administratives d'inscription et de suivi etc. ;
- Répondre aux demandes diverses d'assistance de la responsable de la mission.
Profils recherchés
- De formation administrative/secrétariat, vous justifiez d'une expérience concluante de deux années sur un poste similaire, en collectivité territoriale ou établissement public ;
- Vous connaissez impérativement l'environnement territorial en général et les Centres de Gestion en particulier. Vous êtes à même de renseigner les visiteurs et interlocuteurs sur les missions du CDG et d'identifier rapidement les services concernés par les demandes ;
- Vous maitrisez le fonctionnement des instances et les procédures applicables à chacune en fonction de leur spécificité ;
- Vous connaissez les missions du CDG06 et savez donner le juste niveau de renseignement ;
- Vous maitrisez le dispositif de PPR tant au niveau de ses enjeux que de ses modalités de mise en place ;
- Vous bénéficiez d'un relationnel aisé et adapté à vos interlocuteurs (administrés, élus, personnels de direction, agents, etc.) ;
- Vous êtes polyvalent(e), flexible et adaptable. Vous savez prendre en charge différentes missions en les priorisant et en appliquant les procédures adaptées à chacune ;
- Vous savez maitriser vos émotions et faire face à des interlocuteurs pouvant être agressifs, tout en gardant votre calme ;
- Vous êtes très à l'aise avec les différents outils de bureautique, de standard téléphonique et de visioconférence. Vous maitrisez le pack Office et justifiez d'un bon niveau d'expression écrite.
- Vous connaissez impérativement l'environnement territorial en général et les Centres de Gestion en particulier. Vous êtes à même de renseigner les visiteurs et interlocuteurs sur les missions du CDG et d'identifier rapidement les services concernés par les demandes ;
- Vous maitrisez le fonctionnement des instances et les procédures applicables à chacune en fonction de leur spécificité ;
- Vous connaissez les missions du CDG06 et savez donner le juste niveau de renseignement ;
- Vous maitrisez le dispositif de PPR tant au niveau de ses enjeux que de ses modalités de mise en place ;
- Vous bénéficiez d'un relationnel aisé et adapté à vos interlocuteurs (administrés, élus, personnels de direction, agents, etc.) ;
- Vous êtes polyvalent(e), flexible et adaptable. Vous savez prendre en charge différentes missions en les priorisant et en appliquant les procédures adaptées à chacune ;
- Vous savez maitriser vos émotions et faire face à des interlocuteurs pouvant être agressifs, tout en gardant votre calme ;
- Vous êtes très à l'aise avec les différents outils de bureautique, de standard téléphonique et de visioconférence. Vous maitrisez le pack Office et justifiez d'un bon niveau d'expression écrite.
Contact et modalités de candidature
Contact
0492273434
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation, uniquement par courrier à :
Monsieur le Président
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Alpes-Maritimes
33 avenue Henri Lantelme
CS 70169
06705 SAINT-LAURENT DU VAR
Monsieur le Président
Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Alpes-Maritimes
33 avenue Henri Lantelme
CS 70169
06705 SAINT-LAURENT DU VAR
Adresse de l'employeur
CDG06
>Espace 3000 33, avenue Henri Lantelme
06700 ST LAURENT DU VAR
>Espace 3000 33, avenue Henri Lantelme
06700 ST LAURENT DU VAR
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.