Gestionnaire administratif (h/f)
Offre n° O006250819000839
Publiée le 20/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
106 Boulevard René Cassin, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de l'Éducation, la cellule Gestion administrative du personnel des écoles joue un rôle essentiel dans la coordination et le suivi des ressources humaines affectées aux établissements scolaires. Son équipe assure administrativement : le suivi et calcul du temps de travail annualisé des agents des écoles, agents de nettoiement et ATSE, le suivi des absences et des arrêts de travail, la coordination des affectations des remplaçants et renforts (ouvriers polyvalents, etc.) en fonction des besoin, ainsi que la veille au bon déroulement des interventions des sociétés privées de nettoyage dans les écoles.
Vous serez en charge de la gestion administrative des absences du personnel des écoles, ainsi que de la coordination des besoins en entretien nettoyage des écoles selon les besoins identifiés.
Vous serez en charge de la gestion administrative des absences du personnel des écoles, ainsi que de la coordination des besoins en entretien nettoyage des écoles selon les besoins identifiés.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront :
* La gestion administrative des accidents du travail :
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des agents victimes d'un accident de travail ;
- Vous établirez la déclaration d'accident dans les respect des procédures en vigueur ;
- Vous convoquerez l'agent concerné pour signature de la déclaration.
* La gestion administrative des arrêts de travail (maladie, maternité, congé exceptionnel, congé parental) :
- Vous saisirez informatiquement les absences et le suivi des arrêts en lien avec le service absences ;
- Vous transmettrez des informations reçues et rechercherez des informations quant à la date de reprise de l'agent ;
- Vous vérifierez les justificatifs reçus, et classerez dans les dossiers ;
- Vous informerez votre hiérarchie sur les absences des agents pour éventuels remplacements et exploitation de requêtes informatiques ;
- Vous diffuserez et communiquerez sur les incidences des arrêts maladies.
* Le remplacement des agents sur le terrain :
- Vous recenserez les besoins justifiés en entretien nettoyage ou en encadrement des enfants (ATSEM) sur les écoles, en lien avec les coordonnateurs de secteurs.
* Les affectations des agents remplaçants rattachés aux pools :
- Vous gérerez le pool des agents remplaçants en assurant une bonne répartition des agents qui assurent les remplacements sur les écoles pour pallier aux absences des agents en poste fixe.
* Les affectations d'agents en renfort entretien provenant de la Direction de la Restauration scolaire et collective :
- Vous affecterez les renforts ;
- Vous confirmerez les positionnements aux responsables concernés ;
- Vous tiendrez à jour un tableau de suivi pour paiement des heures complémentaires effectuées par les renforts ;
- Vous travaillerez en collaboration avec la direction de la restauration scolaire et collective pour la programmation et la gestion des heures effectuées par leurs agents.
* Le suivi des positionnements des agents vacataires en renfort entretien nettoyage (ouvrier polyvalent) ou les agents vacataires dédiés à la surveillance des enfants sur le temps méridien :
- Vous affecterez les agents vacataires sur les besoins en renfort entretien nettoyage, ou sur les besoins en surveillance de cantine durant le temps méridien.
* Le suivi des interventions de la société privée de nettoyage sur les écoles :
- Vous assurerez le suivi des interventions en lien avec l'équipe en charge de faire intervenir la société privée partenaire qui assure le nettoyage des locaux des écoles lorsqu'aucun moyen en interne n'est possible à déployer.
* La gestion des mouvements de grèves :
- Vous recenserez le nombre de grévistes pour faire remonter le jour J ;
- Vous réceptionnerez les mails / tableaux ;
- Vous saisirez les informations reçues dans le logiciel dédié.
* La gestion du temps annualisé du personnel des écoles :
- Vous calculerez le nombre d'heures à effectuer par les agents en temps scolaire et non scolaire par année ;
- Vous suivrez les modalités de travail choisies par les agents (activités périscolaires et gérances de temps périscolaires en écoles maternelles ou élémentaires) ;
- Vous suivrez les demandes de temps partiel, de disponibilités, etc... ;
- Vous mettrez à jour informatiquement les fiches des agents au fur et à mesure de heures effectuées.
* L'accueil des agents et le traitement des courriels :
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique du personnel des écoles ;
- Vous traiterez les demandes reçues par courriers ou mails ;
- Vous délivrerez des informations de premier niveau.
* La gestion administrative des accidents du travail :
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des agents victimes d'un accident de travail ;
- Vous établirez la déclaration d'accident dans les respect des procédures en vigueur ;
- Vous convoquerez l'agent concerné pour signature de la déclaration.
* La gestion administrative des arrêts de travail (maladie, maternité, congé exceptionnel, congé parental) :
- Vous saisirez informatiquement les absences et le suivi des arrêts en lien avec le service absences ;
- Vous transmettrez des informations reçues et rechercherez des informations quant à la date de reprise de l'agent ;
- Vous vérifierez les justificatifs reçus, et classerez dans les dossiers ;
- Vous informerez votre hiérarchie sur les absences des agents pour éventuels remplacements et exploitation de requêtes informatiques ;
- Vous diffuserez et communiquerez sur les incidences des arrêts maladies.
* Le remplacement des agents sur le terrain :
- Vous recenserez les besoins justifiés en entretien nettoyage ou en encadrement des enfants (ATSEM) sur les écoles, en lien avec les coordonnateurs de secteurs.
* Les affectations des agents remplaçants rattachés aux pools :
- Vous gérerez le pool des agents remplaçants en assurant une bonne répartition des agents qui assurent les remplacements sur les écoles pour pallier aux absences des agents en poste fixe.
* Les affectations d'agents en renfort entretien provenant de la Direction de la Restauration scolaire et collective :
- Vous affecterez les renforts ;
- Vous confirmerez les positionnements aux responsables concernés ;
- Vous tiendrez à jour un tableau de suivi pour paiement des heures complémentaires effectuées par les renforts ;
- Vous travaillerez en collaboration avec la direction de la restauration scolaire et collective pour la programmation et la gestion des heures effectuées par leurs agents.
* Le suivi des positionnements des agents vacataires en renfort entretien nettoyage (ouvrier polyvalent) ou les agents vacataires dédiés à la surveillance des enfants sur le temps méridien :
- Vous affecterez les agents vacataires sur les besoins en renfort entretien nettoyage, ou sur les besoins en surveillance de cantine durant le temps méridien.
* Le suivi des interventions de la société privée de nettoyage sur les écoles :
- Vous assurerez le suivi des interventions en lien avec l'équipe en charge de faire intervenir la société privée partenaire qui assure le nettoyage des locaux des écoles lorsqu'aucun moyen en interne n'est possible à déployer.
* La gestion des mouvements de grèves :
- Vous recenserez le nombre de grévistes pour faire remonter le jour J ;
- Vous réceptionnerez les mails / tableaux ;
- Vous saisirez les informations reçues dans le logiciel dédié.
* La gestion du temps annualisé du personnel des écoles :
- Vous calculerez le nombre d'heures à effectuer par les agents en temps scolaire et non scolaire par année ;
- Vous suivrez les modalités de travail choisies par les agents (activités périscolaires et gérances de temps périscolaires en écoles maternelles ou élémentaires) ;
- Vous suivrez les demandes de temps partiel, de disponibilités, etc... ;
- Vous mettrez à jour informatiquement les fiches des agents au fur et à mesure de heures effectuées.
* L'accueil des agents et le traitement des courriels :
- Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique du personnel des écoles ;
- Vous traiterez les demandes reçues par courriers ou mails ;
- Vous délivrerez des informations de premier niveau.
Profils recherchés
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en gestion administrative.
Expérience : Expérience similaire souhaitée dans une structure publique.
Compétences :
- Vous possédez des notions de gestion statutaire du personnel ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et bureautiques ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez un bon sens relationnel ;
- Vous savez alimenter et suivre des tableaux de bord ;
- Vous êtes autonome et savez travailler en équipe.
Expérience : Expérience similaire souhaitée dans une structure publique.
Compétences :
- Vous possédez des notions de gestion statutaire du personnel ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et bureautiques ;
- Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels standards et/ou métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez un bon sens relationnel ;
- Vous savez alimenter et suivre des tableaux de bord ;
- Vous êtes autonome et savez travailler en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497132000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.