Assistant de direction (h/f)
Offre n° O006250926000296
Publiée le 26/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
27/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Proximité et de la Vie des Quartiers regroupe 6 territoires et 5 groupes supports au service des administrés pour répondre à leurs doléances et mettre en oeuvre des projets d'actions en lien avec les Elu(e)s, les Directions Opérationnelles de la Ville de Nice et de la Métropole, en lien également avec les partenaires Institutionnels, Comités de quartiers, Syndics de copropriété, etc.
Elle a pour objectif de favoriser la transversalité des services pour une organisation plus efficiente, améliorer la communication entre l'administration, les citoyens et les Elus, créer du lien, être à l'écoute et développer la proactivité afin d'anticiper les attentes des administrés.
Le service rédactionnel de la Direction centralise quant à lui les doléances exprimées sur les thématiques " proximité ", " cadre de vie " ainsi que les saisines signalées au niveau de la DGA pour une réponse harmonisée, personnalisée et adaptée à chaque courrier.
En qualité d'Assistant de Direction, vous serez en charge de :
- Assister le directeur au quotidien ;
- Assurer le secrétariat du directeur ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure ;
- Prendre en charge le suivi de dossiers de coordination avec les services de la direction ;
- Maintenir le contact avec les administrés afin de faciliter la communication avec l'administration.
Elle a pour objectif de favoriser la transversalité des services pour une organisation plus efficiente, améliorer la communication entre l'administration, les citoyens et les Elus, créer du lien, être à l'écoute et développer la proactivité afin d'anticiper les attentes des administrés.
Le service rédactionnel de la Direction centralise quant à lui les doléances exprimées sur les thématiques " proximité ", " cadre de vie " ainsi que les saisines signalées au niveau de la DGA pour une réponse harmonisée, personnalisée et adaptée à chaque courrier.
En qualité d'Assistant de Direction, vous serez en charge de :
- Assister le directeur au quotidien ;
- Assurer le secrétariat du directeur ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de la structure ;
- Prendre en charge le suivi de dossiers de coordination avec les services de la direction ;
- Maintenir le contact avec les administrés afin de faciliter la communication avec l'administration.
Missions / conditions d'exercice
Assister au quotidien le directeur dans le suivi de ses dossiers.
* Tenir l'agenda du directeur et filtrer les appels :
- Planifier et organiser les réunions internes et externes ;
- Préparer les fonds de dossier et réaliser les comptes rendus de réunions ;
- Réceptionner les appels téléphoniques du Directeur et transmettre les messages.
- Prioriser, filtrer et orienter les appels.
* Centraliser les informations et coordonner la communication des services de la Direction :
- Optimiser la circulation de l'information entre les différents services ;
- Sensibiliser les chefs de service sur les actions prioritaires et les urgences à traiter ;
- Développer les actions visant à promouvoir la transversalité entre les services et à favoriser l'échange d'expériences ;
- Collecter et transmettre les informations demandées par la Direction Générale Adjointe, la Direction Générale ou l'exécutif, après validation du Directeur ;
- Etudier quotidiennement la revue de presse et attirer l'attention du Directeur sur les sujets en regard du domaine de compétence de la Direction.
* Assurer le suivi de dossiers de coordination avec les services de la direction :
- Concevoir des outils de suivi d'activité, les tableaux de bord et assurer leur mise à jour permanente ;
- Tenir à jour les fiches de synthèse des sujets stratégiques.
* Elaborer des éléments de langage à la demande du Directeur :
- Préparer des éléments de langage sur les thématiques spécifiques à la Proximité étayés par les informations centralisées par la Direction à destination de la DGA.
* Assurer le secrétariat de direction :
- Gérer et suivre le courrier via e-courriers ;
- Etablir des projets de courriels et notes administratives ;
- Organiser et assurer le classement des dossiers et des courriels (manuellement et numériquement).
* Contact et suivi téléphonique des administrés :
- Prise de contact avec les administrés et les services compétents ;
- Rédaction de rapports pour transmission hiérarchique, tenue d'un tableau centralisateur.
Conditions de travail :
- Travail de bureau sur PC fixe et portable selon dispositif télétravail mis en place ;
- Travail en bureau à 100% du temps ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- Utilisation de l'outil informatique et de logiciels métier : E-Courriers, Word, Excel, Outlook, Power Point ;
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- RIFSEEP 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : pas de télétravail ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Opéra vieille ville et Masséna ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : non ;
- Poste éligible au télétravail : non ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
* Tenir l'agenda du directeur et filtrer les appels :
- Planifier et organiser les réunions internes et externes ;
- Préparer les fonds de dossier et réaliser les comptes rendus de réunions ;
- Réceptionner les appels téléphoniques du Directeur et transmettre les messages.
- Prioriser, filtrer et orienter les appels.
* Centraliser les informations et coordonner la communication des services de la Direction :
- Optimiser la circulation de l'information entre les différents services ;
- Sensibiliser les chefs de service sur les actions prioritaires et les urgences à traiter ;
- Développer les actions visant à promouvoir la transversalité entre les services et à favoriser l'échange d'expériences ;
- Collecter et transmettre les informations demandées par la Direction Générale Adjointe, la Direction Générale ou l'exécutif, après validation du Directeur ;
- Etudier quotidiennement la revue de presse et attirer l'attention du Directeur sur les sujets en regard du domaine de compétence de la Direction.
* Assurer le suivi de dossiers de coordination avec les services de la direction :
- Concevoir des outils de suivi d'activité, les tableaux de bord et assurer leur mise à jour permanente ;
- Tenir à jour les fiches de synthèse des sujets stratégiques.
* Elaborer des éléments de langage à la demande du Directeur :
- Préparer des éléments de langage sur les thématiques spécifiques à la Proximité étayés par les informations centralisées par la Direction à destination de la DGA.
* Assurer le secrétariat de direction :
- Gérer et suivre le courrier via e-courriers ;
- Etablir des projets de courriels et notes administratives ;
- Organiser et assurer le classement des dossiers et des courriels (manuellement et numériquement).
* Contact et suivi téléphonique des administrés :
- Prise de contact avec les administrés et les services compétents ;
- Rédaction de rapports pour transmission hiérarchique, tenue d'un tableau centralisateur.
Conditions de travail :
- Travail de bureau sur PC fixe et portable selon dispositif télétravail mis en place ;
- Travail en bureau à 100% du temps ;
- Activité principale sur écran informatique ;
- Utilisation de l'outil informatique et de logiciels métier : E-Courriers, Word, Excel, Outlook, Power Point ;
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- RIFSEEP 4 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : pas de télétravail ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Opéra vieille ville et Masséna ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : non ;
- Poste éligible au télétravail : non ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro Secrétariat, BTS Secrétariat.
Compétences :
- Maîtriser les outils informatiques ;
- Maîtriser les procédures administratives des instances ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et les écrits administratifs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil du public ;
- Mémoriser et transmettre correctement l'information ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de sa direction ; être en mesure de renseigner et d'orienter ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Connaître les modes de classement et d'archivage des documents ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus.
Qualités recherchées :
- Maitrise des techniques de secrétariat ;
- Maitrise rédactionnelle ;
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Autonomie et discrétion ;
- Dynamisme et disponibilité.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro Secrétariat, BTS Secrétariat.
Compétences :
- Maîtriser les outils informatiques ;
- Maîtriser les procédures administratives des instances ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et les écrits administratifs ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil du public ;
- Mémoriser et transmettre correctement l'information ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Connaître l'organisation fonctionnelle de sa direction ; être en mesure de renseigner et d'orienter ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Connaître les modes de classement et d'archivage des documents ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues ;
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus.
Qualités recherchées :
- Maitrise des techniques de secrétariat ;
- Maitrise rédactionnelle ;
- Organisation, méthode et rigueur ;
- Autonomie et discrétion ;
- Dynamisme et disponibilité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site https://recrutement.nicecotedazur.org/ en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Ce site vous donnera accès à l’ensemble des offres d’emploi en cours et vous permettra de créer un espace « candidat » personnel à partir duquel vous pourrez :
• Suivre les offres sur lesquelles vous avez candidaté
• Gérer des alertes sur les offres qui vous intéressent le plus
• Mettre à jour votre profil
• Avoir un aperçu en temps réel de l’état d’avancement de vos candidatures.
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Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.