Les misions confiées à l'assistant(e) de gestion administrative Marchés Publics sont variées:

ACCUEIL ET SECRETARIAT COURANT
 Réception, gestion des appels téléphoniques et prise de messages pour la responsable du service,
 Tri, classement et archivage de documents.
 Participer à la construction des dossiers papiers et électroniques des marchés notifiés
 Mise à disposition des documents numériques utiles au service comptabilité à des fins de mandatement

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DES MARCHES PUBLICS ET CONTRATS (PHASE EXÉCUTION/RÉCEPTION/SOLDE).
Suivi de l’exécution des marchés publics
 Élaboration et mise à jour des tableaux de bord, reporting, suivi administratif - technique et financier.
 Création, gestion et suivi des tableaux de bord de suivi de l’exécution des marchés publics (travaux, maîtrise d’œuvre, fournitures, services, maintenance).
Rédaction et mise à jour des pièces administratives des marchés en cours d’exécution :
 avenants, ordres de service, actes de sous-traitances, exemplaires uniques ou certificat de cession de créance, courriers, EXE, conventions de groupement de commande publique, etc.
Suivi technique et financier :
 Assurer le suivi financier (suivi des factures et paiements) en prenant en compte les clauses générales et spécifiques des marchés : termes du marchés, le suivi de l’exécution (durées de contrat, délais d’exécution, …), clauses financières (révision, modalités de règlement des comptes, dérogations,) et engagements budgétaires (RAR).
Communication transversale :
 Alerte du responsable du service des dates d'achèvement des marchés ou phases de marchés, de fin d’exécution (ordres de service), de tout problème lié à au suivi technique et financier,
 Communiquer avec les services techniques qui valident pour la validation des factures et le suivi des garanties,
 Travailler de concert avec les services comptables pour assurer un règlement conforme et dans les délais de paiement règlementaires.
Etablissement de décomptes généraux définitifs des marchés de travaux et suivi des opérations de solde des marchés
Gestion et suivi des retenues de garanties/GAPD, et établissement des documents relatifs à leur libération