Secrétaire administrative polyvalente
Offre n° O009250827000234
Publiée le 27/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
31 PLACE MARECHAL LECLERC, Mirepoix (Ariège)
Poste à pourvoir le
06/10/2025
Date limite de candidature
26/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions.
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Référente réservation de toutes les salles municipales : recueil des demandes, établissement des conventions et formalités administratives requises, mise à jour tableau occupation, transfert demandes de matériel + demande de débit de boissons, faire le lien avec la police municipale et les services techniques.
- Coordonner le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence afin d'assurer la fluidité du fonctionnement interne et vis-à-vis de usagers.
- Publier sur le site de la ville tous les arrêtés transmis par les services suivants : Police Municipale, services techniques, urbanisme.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
- Binôme ponctuel : Accueil mairie physique et téléphonique des administrés, accompagnement pour diverses demandes, gestion du courrier arrivé, accueil téléphonique, en l'absence de l'agente d'accueil.
- Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions.
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Référente réservation de toutes les salles municipales : recueil des demandes, établissement des conventions et formalités administratives requises, mise à jour tableau occupation, transfert demandes de matériel + demande de débit de boissons, faire le lien avec la police municipale et les services techniques.
- Coordonner le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence afin d'assurer la fluidité du fonctionnement interne et vis-à-vis de usagers.
- Publier sur le site de la ville tous les arrêtés transmis par les services suivants : Police Municipale, services techniques, urbanisme.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
- Binôme ponctuel : Accueil mairie physique et téléphonique des administrés, accompagnement pour diverses demandes, gestion du courrier arrivé, accueil téléphonique, en l'absence de l'agente d'accueil.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions.
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Référente réservation de toutes les salles municipales : recueil des demandes, établissement des conventions et formalités administratives requises, mise à jour tableau occupation, transfert demandes de matériel + demande de débit de boissons, faire le lien avec la police municipale et les services techniques.
- Coordonner le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence afin d'assurer la fluidité du fonctionnement interne et vis-à-vis de usagers.
- Publier sur le site de la ville tous les arrêtés transmis par les services suivants : Police Municipale, services techniques, urbanisme.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
- Binôme ponctuel : Accueil mairie physique et téléphonique des administrés, accompagnement pour diverses demandes, gestion du courrier arrivé, accueil téléphonique, en l'absence de l'agente d'accueil.
- Référente associations : instruire les demandes de subventions associatives, liens avec les associations, s'assurer de la complétude des dossiers, établir et mettre à jour un tableau de suivi des demandes de subventions.
- Faire le tableau des supplétifs en lien avec RH/services techniques pour communiquer aux associations les montants à valoriser dans leurs budgets
- Référente réservation de toutes les salles municipales : recueil des demandes, établissement des conventions et formalités administratives requises, mise à jour tableau occupation, transfert demandes de matériel + demande de débit de boissons, faire le lien avec la police municipale et les services techniques.
- Coordonner le planning des manifestations et le partager avec les services concernés afin qu'il soit à jour en permanence afin d'assurer la fluidité du fonctionnement interne et vis-à-vis de usagers.
- Publier sur le site de la ville tous les arrêtés transmis par les services suivants : Police Municipale, services techniques, urbanisme.
- Distribuer avec la collaboratrice de cabinet le " Mirepoix Infos " dans le centre-ville
- En absence du Collaborateur de Cabinet : suivi des rendez-vous de Mr le Maire.
- Secrétariat administratif à la demande du Maire, de la DGS, du Responsable Ressources et Moyens.
- Référente RGPD de la collectivité et accompagnement aux procédures internes
- Faire les courriers de réponse aux administrés à la demande
- Binôme ponctuel : Accueil mairie physique et téléphonique des administrés, accompagnement pour diverses demandes, gestion du courrier arrivé, accueil téléphonique, en l'absence de l'agente d'accueil.
Profils recherchés
Compétences requises
- Expérience confirmée dans le lien avec les administrés
- Stratégie de communication
- Maîtrise des logiciels : word, excel, tableaux financiers
- Expérience confirmée dans l'utilisation de logiciels métiers, utilisation site internet
Connaissances/savoir
- Techniques de secrétariat, d'organisation
- Maîtrise orale et écrite du français
- Qualité rédactionnelle
- Forte capacité d'investissement
- Maîtrise de l'informatique et plus particulièrement des logiciels métiers
Savoir faire
- Organisation personnelle : gestion du temps et des priorités.
- Aisance relationnelle : sens de l'écoute et du dialogue.
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement des procédures.
- Détenir un forte capacité d'investissement.
- Posséder des qualités rédactionnelles, maîtriser parfaitement l'orthographe, la grammaire.
- Savoir détecter des anomalies et les signaler au référent : DGS.
- Respecter les consignes données.
- S'adapter à des situations de travail différentes.
- Savoir rendre compte.
- Expérience confirmée dans le lien avec les administrés
- Stratégie de communication
- Maîtrise des logiciels : word, excel, tableaux financiers
- Expérience confirmée dans l'utilisation de logiciels métiers, utilisation site internet
Connaissances/savoir
- Techniques de secrétariat, d'organisation
- Maîtrise orale et écrite du français
- Qualité rédactionnelle
- Forte capacité d'investissement
- Maîtrise de l'informatique et plus particulièrement des logiciels métiers
Savoir faire
- Organisation personnelle : gestion du temps et des priorités.
- Aisance relationnelle : sens de l'écoute et du dialogue.
- Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement des procédures.
- Détenir un forte capacité d'investissement.
- Posséder des qualités rédactionnelles, maîtriser parfaitement l'orthographe, la grammaire.
- Savoir détecter des anomalies et les signaler au référent : DGS.
- Respecter les consignes données.
- S'adapter à des situations de travail différentes.
- Savoir rendre compte.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.