Un(e) assistant(e) de direction du pôle services de proximité (H/F)
Offre n° O013250605001679
Publiée le 05/06/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
5 Place Marius Chabrand, Eyragues (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
15/09/2025
Date limite de candidature
04/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d’Avignon, la communauté d’agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (59 000 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l’habitat, l’action sociale, le tourisme et l’aménagement du territoire.
Sous la direction de la directrice de pôle Services de Proximité et du directeur opérationnel, l’assistant(e) de direction exercera les missions suivantes :
Sous la direction de la directrice de pôle Services de Proximité et du directeur opérationnel, l’assistant(e) de direction exercera les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
• Activités et tâches liées à l’accueil physique et téléphonique du pôle (missions principales du poste) :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service,
- Gestion et suivi des plaintes,
- Prise de rendez-vous pour les accès en déchetterie,
- Assurer et améliorer la qualité du service aux administrés et aux communes membres,
- En lien avec le responsable collecte : résolution des problèmes des administrés,
• Activités et tâches liées au traitement et à la gestion des demandes :
- Enregistrer et classer le courrier entrant (papier et électronique)
- Assurer le suivi des courriers : relancer les services, suivre les signatures
- Rédiger les courriers de réponse aux usagers, assurer leur envoi
- Répondre aux demandes reçues par téléphone, courrier ou courriel
- Veiller à la traçabilité et à la transmission des courriers et e-mails dans les délais
• Activités et tâches liées à la gestion administrative du pôle :
- Assister la Directrice de Pôle et le Directeur opérationnel dans la gestion courante
- Centraliser les demandes des services et assurer leur suivi
- Rédiger divers actes administratifs : arrêtés, déclarations préalables, avis sur permis de construire, etc.
- Saisir et suivre les éléments RH du service (heures supplémentaires, absences...) pour transmission au service RH
- Classer et archiver les dossiers administratifs du Pôle
- Gérer les parapheurs : enregistrement, suivi du circuit de signature et relance
- Préparer les dossiers pour les réunions (recherche de documents, mises en page, impressions, tableaux de synthèse)
- Être à l’écoute des besoins émanant des communes, riverains, élus ou autres services et transmettre aux agents concernés.
• Assurer le suivi de la facturation du Pôle :
- Enregistrer et saisir les factures reçues
- Transmettre les factures aux services opérationnels pour vérification et validation
- Veiller au respect des délais de validation et de mandatement
- Assurer la saisie comptable des éléments de paiement et suivre l’état des règlements
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service,
- Gestion et suivi des plaintes,
- Prise de rendez-vous pour les accès en déchetterie,
- Assurer et améliorer la qualité du service aux administrés et aux communes membres,
- En lien avec le responsable collecte : résolution des problèmes des administrés,
• Activités et tâches liées au traitement et à la gestion des demandes :
- Enregistrer et classer le courrier entrant (papier et électronique)
- Assurer le suivi des courriers : relancer les services, suivre les signatures
- Rédiger les courriers de réponse aux usagers, assurer leur envoi
- Répondre aux demandes reçues par téléphone, courrier ou courriel
- Veiller à la traçabilité et à la transmission des courriers et e-mails dans les délais
• Activités et tâches liées à la gestion administrative du pôle :
- Assister la Directrice de Pôle et le Directeur opérationnel dans la gestion courante
- Centraliser les demandes des services et assurer leur suivi
- Rédiger divers actes administratifs : arrêtés, déclarations préalables, avis sur permis de construire, etc.
- Saisir et suivre les éléments RH du service (heures supplémentaires, absences...) pour transmission au service RH
- Classer et archiver les dossiers administratifs du Pôle
- Gérer les parapheurs : enregistrement, suivi du circuit de signature et relance
- Préparer les dossiers pour les réunions (recherche de documents, mises en page, impressions, tableaux de synthèse)
- Être à l’écoute des besoins émanant des communes, riverains, élus ou autres services et transmettre aux agents concernés.
• Assurer le suivi de la facturation du Pôle :
- Enregistrer et saisir les factures reçues
- Transmettre les factures aux services opérationnels pour vérification et validation
- Veiller au respect des délais de validation et de mandatement
- Assurer la saisie comptable des éléments de paiement et suivre l’état des règlements
Profils recherchés
Exigences requises :
• Savoir :
- Niveau BTS Assistante de Direction ou expérience significative dans un poste similaire,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des procédures administrative et comptable
- Connaissances des principaux outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet,
• Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Excellente capacité rédactionnelle des différents actes administratifs (courriers, mails, comptes-rendus, arrêtés, délibérations...),
- Bonne maîtrise des techniques d'assistante de direction (prise de note, saisie, mise en page...),
- Excellente maîtrise de l'orthographe
• Savoir-Être :
- Qualités relationnelles,
- Qualité rédactionnelle,
- Rigueur, notamment dans l'application des procédures,
- Capacités d'organisation et à rendre compte,
- Esprit d'équipe,
- Autonomie,
- Initiative,
- Disponibilité, discrétion,
- Sens de l'intérêt général et du service public.
• Savoir :
- Niveau BTS Assistante de Direction ou expérience significative dans un poste similaire,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des procédures administrative et comptable
- Connaissances des principaux outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet,
• Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Excellente capacité rédactionnelle des différents actes administratifs (courriers, mails, comptes-rendus, arrêtés, délibérations...),
- Bonne maîtrise des techniques d'assistante de direction (prise de note, saisie, mise en page...),
- Excellente maîtrise de l'orthographe
• Savoir-Être :
- Qualités relationnelles,
- Qualité rédactionnelle,
- Rigueur, notamment dans l'application des procédures,
- Capacités d'organisation et à rendre compte,
- Esprit d'équipe,
- Autonomie,
- Initiative,
- Disponibilité, discrétion,
- Sens de l'intérêt général et du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0432610615
Informations complémentaires
Conditions et contraintes d’exercice :
Poste à temps complet sur 4.5 jours.
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée et prévoyance + CNAS + Forfait mobilités durables +Tickets restaurant
Poste à pourvoir courant septembre
Candidature (lettre de motivation et CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) à adresser à :
Madame la Présidente
Terre de Provence Agglomération
5, place Marius Chabrand
13630 EYRAGUES
ou par mail à : recrutement@terredeprovence-agglo.com
Poste à temps complet sur 4.5 jours.
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée et prévoyance + CNAS + Forfait mobilités durables +Tickets restaurant
Poste à pourvoir courant septembre
Candidature (lettre de motivation et CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) à adresser à :
Madame la Présidente
Terre de Provence Agglomération
5, place Marius Chabrand
13630 EYRAGUES
ou par mail à : recrutement@terredeprovence-agglo.com
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION TERRE DE PROVENCE
>Chemin Notre Dame
13630 EYRAGUES
>Chemin Notre Dame
13630 EYRAGUES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.